• Skip to main content
  • Skip to primary sidebar
  • Skip to footer

tulip@tulipize.com      Client login

Napište nám Chci dostávat novinky
  • CZ
    • EN
    • HU
    • RO
    • SK

TULIP Česká republika

Online platforma zjednodušující firemní procesy

  • Docházka
  • HR
  • Účetnictví
  • Reference
  • Blog
  • Akce
  • O nás
  • Kontakt

Účetnictví

Jak probíhá digitalizace dokumentů v praxi?

11 Kvě 2020

Při digitalizaci dokumentů hraje zásadní roli jejich kvalita, objem i typ. Důkazem mohou být dvě naše případové studie. V první se věnujeme digitalizaci faktur, v druhé pak HR agendě. Zároveň jde o dva různé přístupy k digitalizaci – pravidelný a jednorázový.

 

Projděte si naši případovou studii o pravidelné digitalizaci, připravenou pro časopis IT systems.

 skenovanie-dokumentov-nahravanie-do-tulipu

Projekt pravidelné digitalizace faktur

Klient má více než 100 entit, ze kterých se pravidelně digitalizují prodejní i nákupní faktury. Nad každým dokumentem probíhá v zaměstnaneckém portálu TULIP elektronické schvalování. Objemově se jedná o více než 25 000 dokladů měsíčně. Všechny doklady přicházejí do našeho skenovacího centra v Brně v různých nestrukturovaných formátech buď papírově, nebo elektronicky, nejčastěji ve formě PDF či strukturované ve formátu EDI. Skenovací centrum doklady digitalizuje, výtěží se z nich veškerá data včetně řádků. Protože se jedná o faktury, z jednoho dokladu se vytěžuje velké množství polí, tzv. indexů.

Na začátku spolupráce v roce 2014 tvořily většinu klientových digitalizovaných dokumentů papírové doklady. V takovém případě je třeba počítat s nezbytným roztříděním dokladů, jejich rozešitím i polepením čárovými kódy. Teprve pak přijde na řadu samotná digitalizace a vytěžení dokladu. Na tyto přípravné kroky se často zapomíná, ale právě ony tvoří výraznou část nákladů na vytěžování. Roztřídění dokumentů v nejvyšší možné míře ještě před digitalizací umožňuje větší rozsah automatizace vytěžení dat softwarem. Například roztřídění faktur na nákupní a prodejní nám umožní z faktury vyhledávat již přímo dodavatele. Pokud by byly faktury pomíchané, bylo by při vytěžování potřeba více manuálního doplňování dat.

Při přípravě digitalizace se zamyslete, jestli můžete ovlivnit kvalitu vstupních dokumentů. Mnozí dodavatelé vám mohou namísto papírových dokumentů posílat vygenerované PDF nebo přímo datové věty, které zkvalitňují a urychlují zpracování dokumentu při skenování i při získávání dat z dokumentu.

 

tulip platforma - screen prehledu faktur v accounting modulu
Přehled všech faktur v TULIPU

Do digitalizace můžete skočit rovnýma nohama

Digitalizace ulehčuje vyhledávání a třídění dokumentů a je jednoduché vytvářet sestavy podle vytěžených metadat – parametrů. Tyto sestavy pak odhalují další možnosti zlepšování procesů. Například můžeme přijít na zvýšenou chybovost vytěžených dat u některých dodavatelů – může jít o nečitelný papírový dokument, který by mohl dodavatel zasílat i v jiné podobě (například jako PDF). Díky dostupným datům jsme při práci na tomto projektu zjistili, že některé dokumenty jsou zasílány duplicitně nebo po splatnosti. Digitalizace faktur a následné workflow můžou odhalit i další problémy, jako je opožděné schvalování faktur na některé z poboček a následné platby po splatnosti dodavatelům.

Obecně je tento projekt technicky náročný, vytěžovací maska je velmi komplexní s množstvím indexů, automatických kontrol a podobně. Také je potřeba dokumenty zpracovávat rychle a dodržovat termíny dohodnuté s klientem – každá doručená faktura musí být pro schvalovatele na portálu dostupná do 48 hodin od jejího obdržení.

 

Celý článek si můžete přečíst v aktuálním vydání časopisu IT Systems. 

 

Chcete být (včas) informováni o článcích jako je tenhle? Přihlaste se k odběru newsletteru:

Chcem odoberať newsletter

Klient Tatry Mountain Resorts – případová studie

17 Zář 2019

Firma TMR využívá TULIP k procesům digitalizace a vytěžování dat z účetních dokladů pro své společnosti v Česku, na Slovensku i v Polsku, a to od listopadu 2017. Díky digitalizaci se jejich účetnictví stalo rychlejším a spolehlivějším, nemluvě o úspoře papírování a pozitivním dopadu na životního prostředí.

tulip accounting case study - TMR
Tatry mountain resorts (TMR) provozuje v zemích střední a východní Evropy služby cestovního ruchu. Ambice má tento významný investor nemalé – stát se největším subjektem v odvětví cestovního ruchu v tomto regionu. Skupina TMR podniká v osmi segmentech: horská střediska, zábavní parky, aquaparky, golfové resorty, restaurační zařízení, sportovní služby a retailový prodej, hotely a realitní projekty.

Jak probíhá digitalizace účetních procesů pro TMR?

Proces digitalizace faktur

  1. TMR – Po obdržení faktur v jejich fyzické (papírové) formě jsou doklady naskenovány a spolu s ostatními elektronickými doklady (*.pdf, *.jpg…) zaslány na určenou e-mailovou adresu.
  2. TULIP – Automatické nahrání do OCR systému, spuštění vytěžování dokladů.
  3. TULIP – Dodatečná kontrola vytěžených údajů interním týmem. Upload do e-portálu TULIP.
  4. TMR – Zvalidované doklady jsou připraveny ke schvalovacímu procesu do 48 hodin od jejich zaslání.
  5. TMR – Pravidla a limity schvalování, viditelnost faktur a reporty jsou plně v kompetenci TMR. Přístup k fakturám z jednoho místa online, což umožňuje řídícím pracovníkům (manažerům) efektivněji a jednodušeji sledovat očekávané náklady.
  6. TULIP – Automatická, oboustranná, online komunikace s účetním softwarem. Eliminování duplicitního zakládání faktur do účetnictví po jejich formálním schválení. Informace o úhradě přímo v TULIPu.

Spolupráce TULIPu a TMR v číslech

  • Počátek spolupráce od listopadu 2017.
  • V TULIPu se od začátku roku 2019 vytěží v průměru 4 457 dokumentů za měsíc. TMR tak patří k 5 největším vytěžovatelům v TULIPu.
  • Ke dni 19. 6. 2019 jsme pro skupinu TMR vytěžili 56 738 faktur.

vytezovani faktur pro TMR - tulip

Cíle projektu a plnění

  • Online archiv dokumentů s přehledným tříděním a filtrováním.
  • Exaktní nastavení zodpovědnosti a finančních limitů.
  • Jednoduchá správa uživatelů.
  • Zvýšený komfort a dostupnost faktur online.
  • Flexibilita při změnách a proaktivní vývoj služby.

 

Následující kroky spolupráce s klientem

V návaznosti na dvouletou spolupráci se rozsah poskytovaných služeb rozšiřuje o další pobočky společnosti TMR.

  • Rakouské horské středisko Mölltaler Gletscher nasazuje modul TULIP Accounting.
  • Polské středisko Szczyrk Mountain Resort a zábavní park Legendia používají účetní program Microsoft Dynamics NAV, který jim poskytujeme coby Microsoft stříbrný partner a také pomáháme implementovat.
„Dříve jsem netušil, kolik úkonů bez přidané hodnoty musí účetní protrpět, než dojde k jednoduché úhradě faktury. Snažíme se nyní našim účetním práci maximálně ulehčit. Zatím jsme sice ještě nedosáhli ideálního stavu, avšak s vhodným partnerem, jakým je TULIP, se k němu přibližujeme. Odborný a profesionální přístup – toho si na nich cením nejvíc.“, říká Matej Taraba, IT Business Analyst ze společnosti Tatry mountain resorts.

reference na TULIP Accounting

Potřebujete i vy digitalizaci účetnictví? Ozvěte se nám:

KONTAKTUJTE NÁS

Konference Elektronické účetnictví 2018 je za námi. Jaká byla?

6 Lis 2018

Na třicet profesionálů z oblasti účetnictví se každoročně schází na konferenci, kterou TULIP s radostí podporuje. Přinášíme vám krátké shrnutí z letošních přednášek.

tulip prezentace na konferenci, Praha

Ranní prezentace patřila již tradičně panu Vodičkovi, který prošel celý životní cyklus dokumentu, hovořil o elektronické identifikaci a aktuálním legislativním stavu digitalizace, neopomněl ani GDPR a jeho dopad na elektronické účetnictví. Jako zkušený řečník upoutal pozornost posluchačů odlehčením v podobě trefných obrázků, animací a příhod z praxe (hesla do účetního softwaru vyvěšená na nástěnce v kanceláři nejmenované firmy u nás zatím vyhrávají :)).

Po obědě jsme se dostali ke slovu my. TULIP představili Viktor Mečiar a Jana Vasilenková z partnerské firmy Accace. Popsali jsme naši cestu k digitalizaci účetnictví – jak jsme vyvinuli vlastní platformu TULIP. Před publikem jsme neskrývali problémy, které jsme museli řešit. Druhá část prezentace se zaměřila na budoucnost a to, jak zasáhne umělá inteligence do oblasti účetnictví. Představili jsme tak naši budoucí platformu. TULIP a Accace společně vytvářejí službu, jejímž úkolem je kontrolovat správnost zaúčtování dokladů podle předem definovaných pravidel a upozornit na případné nesrovnalosti v účtování. V ideálním případě se pak účetní stanou jen dodatečnými kontrolory procesu, který automaticky poběží sám. Díky strojovému učení se systém bude schopný adaptovat na nové účetní případy. Projekt, který jsme nazvali „book bot“ je zatím ve fázi prototypu, ale zájem publika na konferenci nás přesvědčil, že jsme se vydali správným směrem.

Konferenci ukončil daňový poradce Zdeněk Burda s tématem elektronických výstupů z účetnictví a podání na finanční úřad. Právní pohled na věc přijde vždycky vhod a publikum se živě zajímalo o konkrétní sporné případy a nejasné výklady zákonů.

Pokud i vy řešíte ve firmě podobná témata a zajímá vás odborný pohled na ně, rádi se s vámi setkáme na příštím ročníku konference.

VÍC O TULIP ACCOUNTING

Náš partner Accace – případová studie spolupráce

17 Srp 2018

Díky komplexnímu využití mzdového i účetního modulu TULIP se společnosti Accace podařilo významně zefektivnit každodenní agendu. Snížení administrativní zátěže, odbourání chybovosti, automatizace zpracování účetnictví a mezd, přehledné schvalovací procesy a docházka v cloudu jsou hlavními důvody, proč Accace dlouhodobě využívá právě řešení TULIP.

Accace je původně česko-slovenská poradenská a outsourcingová společnost se zastoupením v 13 evropských zemích. Na Slovensku patří do TOP 5 poradenských firem podle týdeníku Trend. Accace Group zaměstnává téměř 600 zaměstnanců a poskytuje komplexní portfolio služeb od externího zpracování účetnictví, mzdové a HR agendy, daňového poradenství až po právní a korporátní služby.

TULIP původně vznikl jako interní nástroj pro společnost Accace a její klienty, kteří využívají TULIP od roku 2012, a dnes již ve více než 20 zemích.

Přehled spolupráce

Accace aktivně využívá veškeré dostupné moduly TULIPu, a to buď pro interní účely v rámci poboček, anebo jsou tato řešení využívána u klientů. S většinou klientů si v Accace vyměňují firemní údaje výhradně přes TULIP, který klienti používají jako zaměstnanecký portál, docházkový systém, archiv výplatních pásek a portál ke schvalování a ukládání faktur.

  • Mzdová agenda (TULIP Payroll) – Správce souborů (TULIP poskytuje elektronický archiv pro data z oblasti HR a mezd, je to nástroj pro komunikaci a výměnu dat mezi Accace a jeho klienty); Elektronické výplatní pásky (distribuce a archiv výplatních pásek); Transparentní systém podpory (v souvislosti se mzdovými a technickými otázkami k TULIPu); Docházkový systém: management absencí nebo plánování směn.
  • Účetní agenda (TULIP Accounting) – AP management (digitalizace dokumentů: skenování papírových dokumentů ve skenovacím centru v Brně, vytěžení vybraných dat pomocí OCR systému napojeného na TULIP, validace vytěžených dat); Účetní archiv (elektronický archiv dat a dokumentů v TULIPu); Účetní workflow (schvalovací procesy nastavené podle požadavků na každý dokument i složku).
  • Poradenství (TULIP Advisore Lounge) – Správce souborů (elektronický archiv, bezpečná výměna dat mezi konzultanty Accace a jejich klienty); Přizpůsobené online daňové dotazníky vytvořené přímo v TULIPu.

Spolupráce TULIPu a Accace v číslech

  • Spolupráce od roku 2012 (TULIP vznikl původně jako interní nástroj Accace).
  • TULIP pro klienty Accace zpracovává zhruba 32 000 dokumentů měsíčně. Ke dni 23. 7. 2018 bylo pro všechny klienty Accace v TULIPu zpracovaných 1 138 641 dokladů.
  • Ke dni 23. 7. 2018 bylo v TULIPu nahraných 753 147 výplatních pásek pro všechny klienty Accace.
  • Ke dni 23. 7. 2018 měl Accace v TULIPu založených 588 klientských účtů ze všech zemích, kde Accace působí.

Cíle projektu a jejich plnění

  • Jednotné online rozhraní pro všechny zaměstnance (dohromady 550 na všech pobočkách) a sjednocení finančních procesů napříč zeměmi pro Accace a jeho klienty.
  • Bezpečný cloudový systém pro správu dokumentů – efektivní zpracování více než 32 000 dokumentů za měsíc.
  • Jednoduchý a uživatelsky přívětivý docházkový systém v cloudu k evidenci docházky zaměstnanců v 5 zemích.
  • TULIP zajišťuje nezbytnou transparentnost procesů a je efektivním nástrojem také pro jejich audit.
  • Bezpečná a transparentní výměna dokumentů mezi Accace a jeho klienty.
  • Online výplatní pásky: jednotné pro všechny země, zabezpečená nejvyšší ochrana údajů.
  • Zaměstnanecké karty: profily, složky, dokumenty, evidence docházky a úkoly v jednom online nástroji. Dostupné ze všech zařízení s přístupem na internet.
  • Nástroj pro efektivní správu služebních cest, schvalování umožněno napříč zeměmi.
  • Silný kontrolní mechanismus.
  • Automatizace pomáhá evidovat v krátkém čase velké množství faktur. Výrazně se snížila chybovost způsobená manuálním účtováním.
„Česká pobočka Accace používá TULIP kromě jiného k jednoduchému a rychlému zpracování účetních dokladů našich klientů. Digitalizace a vysoká automatizace zaúčtování dokladů změnila způsob práce na straně našeho týmu, pomáhá nám zpracovávat agendu v reálnem čase, snížit manuální a administrativní zátěž, odbourat chybovost. I pro naše účetní klienty je TULIP skvělou volbou – oceňují přehledný přístup k důležitým informacím, online archiv, schvalovací workflow a další nástroje,“ říká Jana Vasilenková, Managing Director Accace Česká republika

accace a tulip partnerstvi

Chcete-li se i vy stát naším partnerem, nebo máte jakékoliv dotazy, ozvěte se nám:

KONTAKTUJTE NÁS

TULIP se napojuje na systémy Asseco Helios Orange a Asseco SPIN

19 Bře 2018

Bratislava, 19.3.2018.

Slovenská online platforma TULIP, která umožňuje automatické zaúčtování dokladů, přidává do portfolia softwarů, s nimiž se dovede propojit, další velká jména. TULIP je nyní vhodným řešením také pro společnosti, které pro své účetnictví využívají účetní software Asseco Helios Orange a Asseco SPIN.

 TULIP napojen na Asseco Helios a SPIN

Do portfolia TULIPU donedávna patřily programy SAP, Pohoda a Microsoft Dynamics NAV. Právě díky dlouhodobé spolupráci s „Navisionem“ se TULIP stal stříbrným partnerem Microsoftu.

Od počátku roku 2018 je možné komplexní připojení v reálnem čase už i na software Asseco Helios Orange a Asseco SPIN.

Helios Orange od firmy Asseco Solutions je nejrozšířenějším ERP systémem v segmentu malých a středních podniků.

Dodavatelem SPINU je rovněž Asseco Solutions, a s ohledem na pokročilé uživatelské funkce systému jej využívají zejména střední a velké podniky a také korporace.

TULIP poskytuje skenovaní dokumentů, vytěžování dat pomocí OCR, validaci i online archiv. Součástí je také propojení na účetní ERP systém. Platforma slouží jako komunikační prostředí mezi firmou a jejím účetním. Zároveň v něm probíhá celý proces zpracování, vytěžení, schválení a uložení faktury. K zaúčtování je potřebné napojení platformy na účetní systém. Na trhu je jich mnoho a mají různé technické základy. TULIP se postupně spojuje s největšími hráči, aby dovedl pokrýt různorodé potřeby klientů.

„Propojení v reálném čase na tyto dva softwary z rodiny Asseco Solutions je pro TULIP prvním krokem k plánovanému dlouhodobému partnerství“, říká Viktor Mečiar, výkonný ředitel TULIP Solutions.

TULIP je slovenská platforma, která kromě účetnictví pokrývá také mzdovou a HR agendu (docházkový systém nebo online výplatní pásky). Už dnes úspěšně působí v celém regionu střední a východní Evropy. Snaha o bezpapírovou kancelář přesahuje hranice států nejen kvůli tomu, že firmy dnes běžně působí na vícero trzích a státní hranice či legislativa nejsou překážkou. Zákony Evropské unie, Pařížská dohoda a moderní trendy určují, že šetření přírodních zdrojů je buducností planety, a tedy i součástí každodenního života firem i jednotlivců.

Chcete spracování faktúr v TULIPu?

KONTAKTUJTE NÁS

Jak v TULIPu využíváme Microsoft Dynamics NAV?

21 Lis 2017

Proč z dostupných ERP systémů doporučujeme právě Navision? Jak ho můžete využívat při správě vašich účetních procesů, to vám vysvětlíme pomocí poznatků z praxe.

 Jak vyuzivame v TULIPU Navision

Systém Microsoft Dynamics NAV, všeobecně známý spíše pod starším názvem „Navision“, je kompletní softwarové řešení pro plánování podnikových zdrojů (ERP) určené středním a velkým podnikům. Podporuje procesy v oblasti řízení financí, plánování nákladů, zásob a mnoho dalšího

Mezi jeho hlavní výhody patří:

  • Intuitivní uživatelské prostředí
  • Jednoduché přizpůsobení dle potřeb uživatelů
  • Podpora různých měn a jazyků
  • Integrace s MS Office
  • Obsahuje četné vzájemně propojené moduly, například: Finance, Dlouhodobý majetek, Nákup, Prodej, Sklady, Projektové řízení, Výroba nebo Plánování zdrojů

TULIP coby cloudová platforma je používán mnohými outsourcingovými společnostmi, které dodávají svým klientům služby v oblasti účetnictví a mezd. A právě ti dlouhodobě využívají ERP systém „Navision“ jako základní systém pro vedení účetnictví nejen interně, ale také pro své zákazníky, a to ve vícerých zemích (Česko, Slovensko, Maďarsko, Polsko či Rumunsko). Jen v České a Slovenské republice se jedná o účetnictví více než 200 klientů.

Systém „Navision“ máme do značné míry upraven a rozšířen podle požadavků a potřeb našich partnerů a klientů:

  • Splňuje všechny legislativní požadavky týkající se zpracování účetnictví v jednotlivých zemích.
  • Je propojen s dalšími systémy, které se používají v naší společnosti; jedná se zejména o systémy TULIP a Synergy, kde funguje automatická synchronizace základních údajů. Proto tedy stačí zadat údaje pouze v jednom systému, čímž se zabraňuje duplicitě a zvyšuje se efektivita práce našich (a partnerových) zaměstnanců.
  • Má možnost automatického zaúčtování všech vstupních dokladů získaných přes náš OCR systém a systém TULIP, čímž se výrazně zrychluje práce účetních.
  • Automatický tisk výstupních dokladů ve formátu pdf a možnost jejich automatického zasílání emailem.
  • Zabezpečuje elektronickou komunikaci s jednotlivými bankami prostřednictvím automatických importů bankovních výpisů. Podporuje nejpoužívanější formáty elektronického bankovnictví většiny bank působících v České a Slovenské republice, včetně SEPA formátu.
  • Systém poskytuje množství výstupních reportů, které zajišťují rychlý přístup k účetním informacím, tyto reporty jsou uzpůsobené specifickým požadavkům našich zákazníků.
  • Zajišťuje i konsolidovaný reporting a výkaznictví v souladu s mezinárodními účetními standardy US GAAP a IFRS.

 

Toto jsou hlavní důvody, proč svým klientům doporučujeme Navision pro správu účetnictví. Pokud máte další otázky, nebo chcete pomoci s implementací, neváhejte se na nás obrátit.

KONTAKTUJTE NÁS

 

Marek Rabada
Developer
marek.rabada@tulipize.com

  • Go to page 1
  • Go to page 2
  • Go to Next Page »

Primary Sidebar

Chcete být (včas) informováni o našich novinkách? Přihlaste se k odběru newsletteru:

Nejnovější příspěvky

  • Žádost o roční zúčtování daně? S online formulářem jsme pomohli ušetřit 6 tun papíru
  • Změny v HR a docházkových systémech v roce 2020
  • Rok 2020 máme za sebou. Jaký byl pro TULIP?
  • 5 tipů, jak si zvolit správný globální docházkový systém
  • Novela Zákoníku práce – bezplatný webinář

Rubriky

  • Články
  • Mzdy & docházka
  • Reference
  • Tipy z oboru
  • TULIP život & eventy
  • Účetnictví

Footer

CO JE TULIP

TULIP je cloudové řešení pro řízení administrativy. Zjednodušuje procesy, zvyšuje transparentnost a efektivitu. Jde o přísně zabezpečený samoobslužný portál, který díky úplné digitalizaci dokumentů a automatizaci široké škály firemních procesů eliminuje papírovou práci s jejími riziky a chybovostí. V uplynulých deseti letech se TULIP stal globálním řešením, které využívá přes 1 300 firem a 70 000 uživatelů ve více než 30 zemích.

CO NABÍZÍME

Docházkový systém
HR a personalistika
Automatizace účetnictví

KONTAKTUJTE NÁS

Naše pobočky a kontakty
Žádost o cenovou nabídku
Přihlaste se k odběru novinek

SLEDUJTE NÁS

Facebook LinkedIn Twitter Youtube

@TULIP Solutions, všechna práva vyhrazena | Ochrana osobních údajů | GDPR | Cookies

NENECHTE SI UNIKNOUT NOVINKY A TRENDY Z OBLASTI OPTIMALIZACE FIREMNÍCH PROCESŮ

Buďte u zdroje a mějte přehled o všem, co se děje v byznysu. Přinášíme vám užitečné tipy pro optimalizaci firemních procesů, správu docházky zaměstnanců, personalistiku či automatizaci účetnictví. Chcete být mezi prvními, kdo se dozví o novinkách v TULIP, nových modulech, funkcích a uživatelských vylepšeních? Přihlaste se k odběru našeho newsletteru a budete novinky dostávat přímo do vašeho e-mailu.

Chcete malou ochutnávku? Mrkněte na náš blog.

Potřebujeme pouze váš email

Zašleme vám pouze informace, které budeme pokládat za užitečné pro vás a vaši společnost. S vašimi osobními údaji nakládáme v souladu se zásadami Ochrany osobních údajů a Prohlášení ke GDPR.

Nedaří se vám přihlásit? Zkuste tuto stránku.

Tato stránka používá cookies. Více o cookies.