O klientovi
Tornator je finský expert v oblasti lesnictví.
Společnost se zabývá trvale udržitelným lesním hospodářstvím. Kupují a spravují lesy, produkují dřevo, prodávají lesní půdu a pozemky a rozvíjejí projekty větrné energie. Tornator je přední evropský specialista na trvale udržitelné lesnictví, který vlastní lesy ve Finsku, Estonsku a Rumunsku. Jejich rumunská pobočka spolupracuje s TULIPem od roku 2020. Digitalizujeme jim interní HR a účetní procesy.
Naše spolupráce započala implementací účetního modulu Accounting v březnu roku 2020. Digitalizovali jsme a automatizovali do cloudu celý proces zpracování přijatých faktur. Téměř okamžitě klient požadoval rozšíření spolupráce o personální agendu. Od té chvíle Tornator používá TULIP k evidenci docházky zaměstnanců pro všechny zaměstnance v Rumunsku, společně s publikací výplatních pásek na portálu a správou výdajů.
Počátkem roku 2022 se nasazovaly moduly pro správu firemních benefitů a vyúčtování pracovních cest. Klient tak dnes používá TULIP platformu téměř v celém rozsahu.
Koncem roku 2020 se mezi naše klienty zařadila i další entita Tornatora, Ocolul Silvic Privat Oituz. Používají naše moduly v naprosto shodném rozsahu jako Tornator.
Jak to funguje?
TULIP Accounting – digitalizace faktur
- Tornator– Po obdržení faktur v elektronické podobě (pdf) jsou zasílány na předem určenou e-mailovou adresu.
- TULIP –Automatické nahrání do OCR systému, spuštění vytěžování dokumentů.
- TULIP – Dodatečná kontrola vytěžených údajů interním týmem. Nahrání faktur do portálu TULIP.
- Tornator – Zkontrolované dokumenty připravené ke schvalovacímu procesu do 48 hodin od jejich zaslání.
- Tornator – Pravidla a limity schvalování, viditelnost faktur a reporty plně v kompetenci Tornatora/Ocululu. Přístup k fakturám z jednoho místa online, což umožňuje řídícím pracovníkům (manažerům) efektivněji a jednodušeji sledovat očekávané náklady.
TULIP Payroll – publikování výplatních pásek online
Modul poskytuje výměnu mzdových podkladů mezi Tornatorem a jeho poskytovatelem mezd. Poté, co se připraví měsíční podklady, poskytovatel mzdových služeb nahraje výplatní pásky do TULIPu a HR oddělení klienta je schválí. Jedním klikem tak pásky zpřístupní zaměstnancům přímo v jejich zabezpečených TULIP účtech, aby si je odtud mohli stáhnout. Zaměstnanci dostávají e-mailovou notifikaci o nové pásce na portálu.
Docházkový systém
Tornator používá standardní docházkový modul k evidenci docházky zaměstnanců, který jim umožňuje vytvářet žádosti o absence a další typy docházky. Tyto žádosti se pak zasílají automaticky nadřízeným ke schválení. Docházka v TULIPu se uzavře na konci měsíce jedním kliknutím a vygenerují se vstupy pro zpracování mezd.
Správa pracovních cest
Modul pro správu pracovních cest umožňuje zaměstnancům Tornatora vytvářet žádosti o pracovní cesty přímo v jejich TULIP účtu. Žádost prochází schvalováním, po němž následuje zpřístupnění funkce pro vytvoření vyúčtování pracovní cesty online v TULIPu.
Správa firemních benefitů
Benefitní systém představuje modul pro správu firemních benefitů přímo ve stejném kontě zaměstnance, ve kterém má také docházku a výplatní pásky. Může si vybírat ze seznamu firemních benefitů a žádat o jejich uplatnění. Žádosti se posouvají relevantním oddělením ke zpracování.
Správa výdajů
Tornator spravuje přes TULIP všechny úkoly související s proplácením nákladů. Tyto operace se zpracovávají díky na míru vytvořeným procesům. Zaměstnanci vytvářejí žádosti u každého nákladu, který si chtějí dát proplatit.
“V roce 2019 jsme hledali systém pro správu faktur a objevili jsme TULIP Accounting, který byl hlavním důvodem k započetí spolupráce. TULIP však nabízel mnohem více a usoudili jsme, že také HR moduly budou pro naši společnost velmi přínosné. Od roku 2020 je TULIP součástí naší každodenní práce. V mnoha směrech nám usnadňuje práci. Toto ale nebyl náš poslední krok a dále přemýšlíme, jak můžeme ještě více rozvíjet naši spolupráci a funkce platformy TULIP.”
Cristina Groza, Finanční a personální manažerka v Tornator S.R.L
FAKTA A ČÍSLA
- Spolupráce od března 2020.
- Ke květnu 2022 spravovalo 31 zaměstnanců rumunské entity Tornatora a Ocolulu svoji docházku prostřednictvím TULIPu.
- Od začátku spolupráce ke květnu 2022 bylo zpracováno 1 129 pracovních cest za obě společnosti.
- Od začátku spolupráce ke květnu 2022 byl součet zpracovaných faktur přes TULIP 2 694 účetních dokumentů za obě společnosti.
ÚSPĚCHY
- Digitalizace interních procesů v personální a účetní oblasti ve dvou klientových společnostech a sjednocení do jednoho cloudového systému TULIP.
- Jednoduchá a intuitivní správa pracovních cest.
- Jednoduchá a intuitivní evidence docházky zaměstnanců.
- Ušetřený čas HR oddělení díky uživatelsky přívětivé cloudové platformě.
- Redukce chyb při zpracování mzdových podkladů, přepočtech vyúčtování pracovních cest, evidenci docházky a účetních procesech.
