O klientovi
Evropský maloobchodní řetězec s módou a doplňky do domácnosti PEPCO začínal v Polsku před dvaceti lety. Dnes je rozšířen v šestnácti zemích starého kontinentu. A ve všech používá některý z modulů platformy TULIP pro svých 23 tisíc zaměstnanců.
PEPCO začalo s TULIPem spolupracovat již v roce 2016 v Čechách a na Slovensku. V těchto zemích společnost využívá moduly pro evidenci docházky zaměstnanců, správu pracovních cest a nástup zaměstnanců.
Přidaly se i pobočky v Maďarsku a Rumunsku, které používají TULIP ke správě přijatých faktur a firemních výdajů. V dalších letech se tyto moduly postupně implementovaly v pobočkách v Lotyšsku, Litvě, Estonsku, Slovinsku, Chorvatsku, Bulharsku, Itálii, Španělsku a Srbsku a minulý rok na seznam zemí přibylo Německo a Rakousko.
Mateřská polská entita je v TULIPu od roku 2018; eviduje zde a spravuje příchozí faktury od dodavatelů.
TULIP v zemích:
| 2016 | 2017 | 2018 | 2020 | 2021 | ||
| Evidence docházky | ||||||
| Správa pracovních cest | Slovensko, Česko, Rumunsko |
|||||
| Správa přijatých faktur a firemních výdajů |
Maďarsko, Rumunsko, Slovensko, Česko |
Lotyšsko, Litva, Estonsko, Slovinsko, Chorvátsko |
Polsko, Bulharsko | Itálie, Srbsko, Španělsko |
Německo, Rakousko |
|
| Digitalizace nástupu zaměstnance a zaměstnaneckých změn |
Slovensko, Česko |
Používané moduly
Retailová evidence docházky a pracovních cest pro PEPCO
V Česku eviduje PEPCO docházku zaměstnanců v 259 obchodech, na Slovensku je to 136 poboček. Naše docházka pro obchodní řetězce zohledňuje obsáhlou administrativu, plánování směn i rozdělení na provozy či týmy.
Obě země také využívají modul pro správu pracovních cest, v němž si zaměstnanci žádají o schválení pracovních cest a po návratu vyplňují digitalizovaný interaktivní formulář k vyúčtování pracovní cesty.
Správa přijatých faktur a firemních výdajů
Tyto procesy má PEPCO zavedeny již ve 14 evropských zemích. Na oba procesy poskytujeme standardní moduly, avšak PEPCO jako prémiový zákazník má tyto procesy modelované na míru – speciálně pro účely tohoto velkého řetězce. Přes TULIP zpracovávají v průběhu roku velké množství dokumentů, které podléhají schvalovacím procesům namodelovaným podle klientovy firemní struktury.
Nástup zaměstnanců přes cloud
Pro české a slovenské pobočky má PEPCO přes TULIP vyřešenu také agendu přijímání nových zaměstnanců. Obchodnímu řetězci pokrýváme nástupní proces digitalizací nástupních formulářů a přenesením výměny dokumentů a komunikace do TULIPu. Tímto krokem jsme odstranili papírový oběh smluvní dokumentace mezi centrálou a obchodními provozy, jenž značně zpomaloval nástup zaměstnance.
“Zavedením a postupným vylepšováním modulů v Tulipu jsme zjednodušili každodenní operativu nejen na personálním oddělení, ale také na našich prodejnách.”
Barbora Gvizdová, HR manager v PEPCO Slovakia s.r.o.
Fakty a čísla
- Docházkový systém TULIP využívá PEPCO pro pobočky v České republice a na Slovensku od roku 2016.
- K červenci 2022 to bylo 259 obchodů v Česku a 136 na Slovensku.
- Součástí řešení je také modul pro výměnu mzdových podkladů s poskytovatelem mezd.
- Pobočky v Česku a na Slovensku používají i modul pro vyúčtování pracovních cest (společně s nimi také Rumunsko) a pro nástup zaměstnanců.
- V roce 2016 přibyly v platformě TULIP pobočky PEPCO v Maďarsku a Rumunsku. Obě začaly používat na míru nastavené procesy pro správu přijatých faktur a výdajů společně s Českem a Slovenskem.
- Následně v roce 2017 se tyto moduly začaly využívat také v Chorvatsku, Slovinsku, Litvě, Lotyšsku a Estonsku.
- Do roku 2022 se přidalo i Polsko, Bulharsko, Španělsko, Itálie, Srbsko, Německo a Rakousko.
- Od začátku spolupráce s PEPCO bylo přes TULIP k červnu 2022 zpracováno 515 333 tisíc přijatých faktur, nejvíce na pobočkách v mateřském Polsku – 140 tisíc.
- Od začátku spolupráce s PEPCO bylo přes TULIP k červnu 2022 zpracováno 27 843 zaměstnaneckých výdajů.
- TULIP poskytuje pro PEPCO správu firemních HR a účetních procesů dohromady pro 2 827 obchodů v 16 evropských zemích.
Úspěchy
- Sjednocený online docházkový systém pro všechny prodejny řetězce PEPCO v Česku a na Slovensku.
- Úspora času HR oddělení.
- Zvýšení spolehlivosti podkladů z docházky pro výpočet mezd.
- Jednoduché plánování pracovních směn s automatickou kontrolou legislativy.
- Hladký průběh přijetí, schválení a vyúčtování přijatých faktur, jednotný napříč zeměmi, umožňující schvalování v rámci celé struktury společnosti PEPCO.
- Automatizovaná správa pracovních cest.
- Výrazné urychlení procesu nástupu zaměstnance, kdy jsme odstranili papírový oběh smluvní dokumentace mezi centrálou a provozovnami.
- Všechny procesy v jednom cloudovém rozhraní napříč zeměmi působení.
