TULIP radí: Vytěžování dat v centrech sdílených služeb sníži náklady na administrativu o 50 %

Automatické zpracování  a vytěžování dat chtějí v současnosti využívat různé typy firem, bez ohledu na odvětví či velikost společnosti.  Ale co to ve skutečnosti znamená? Kdy je vhodné začít s automatizací?

Centra sdílených služeb (a nejen ona) se musí přizpůsobit novým trendům, jestliže chtějí přežít a udržet si pozici na trhu. Čas strávený automatizací administrativních úkonů v ERP systémech je příčinou frustrace zaměstnanců i manažerů. Rozdílná očekávání vedou k fluktuaci zaměstnanců, kteří si svou práci ve finančních odděleních představují jinak než jako neustálé ruční třídění a přepisování dokumentů.

Jak vám TULIP může pomoci s automatizací účetních procesů?

Jak vám TULIP může pomoci s automatizací účetních procesů, aby se mohli vaši zaměstnanci soustředit na důležitější úkoly? Ukážeme vám, jak jednoduše může vypadat proces AP managementu. A to u papírových i elektronických dokumentů.

Papírové dokumenty

Jak to v TULIPu funguje: Klient odešle dokumenty v papírové podobě do našeho skenovacího centra. Zaměstnanec skenovacího centra zkontroluje a rozdělí dokument na jednotlivé strany, které označí a naskenuje. OCR systém z naskenovaného dokumentu vytěží relevantní data, zvaliduje je na základě předem definovaných pravidel a exportuje je přímo do klientova ERP systému. Všechna data a naskenované dokumenty jsou uloženy v elektronickém archivu dle předcházející dohody s klientem.

Elektronické dokumenty

Jak to v TULIPu funguje: Klient odešle nestrukturovaný dokument (PDF) nebo elektronický dokument (pokud využívá elektronickou výměnu dat – EDI) prostřednictvím e-mailu, anebo do našeho klientského centra, kde jej zkontrolujeme a odešleme do TULIPu. Následně OCR systém vytěží a validuje data dle předem dohodnutých pravidel. Konečná data jsou připravena na přímý import do ERP systému klienta a automaticky uložena v archivu v TULIPu dle předchozí dohody s klientem.

Celý proces přináší významné výhody:

• Snížení mzdových nákladů v administrativě o 50 %
• Snížení chybovosti při zpracování dokumentů o 95 %
• Zvýšení rychlosti při zpracování dokumentů o 50 %
• Zvýšení dostupnosti dat a reportů o 75 %
• 0 % manuálního přepisování dat v účetním softwaru
• 0% nákladů na vývoj a udržování vlastního ERP řešení pro automatizaci