Žádost o roční zúčtování daně? S online formulářem jsme pomohli ušetřit 6 tun papíru

Spuštění celého projektu proběhlo ve spolupráci s poradenskou firmou Accace, která je jedním z lídrů českého a slovenského poradenského trhu. Kromě účetnictví a mezd zpracovávají také velkou daňovou agendu – poradenství v daňové oblasti poskytují stovkám klientů v Česku a na Slovensku.

Aniž by dopředu tušili, co přinese rok 2020, dlouhodobě se připravovali na digitalizování svých daňových služeb. TULIP je naším vlastním produktem, takže jej umíme přizpůsobit různým požadavkům. Právě Accace je jedním z partnerů, kteří přicházejí se skvělými nápady. Digitalizace procesu žádosti o roční zúčtování daně, samotného zúčtování (dále RZD) a následné distribuce byla jedním z nich.

Jak vypadá proces zpracování ročního zúčtování daně v TULIPU?

Zaměstnanci začátkem roku přibude v TULIPU nová sekce „Daňové tiskopisy“. Zde uložený dotazník je třeba vyplnit kvůli prověření, má-li zaměstnanec nárok žádat zpracování RZD od svého zaměstnavatele. Dotazník je interaktivní, intuitivní, ale pokud by přeci někdo tápal, je k dispozici detailní nápověda. Po zodpovězení otázky se v závislosti na typu odpovědi zobrazí další dotaz. Zcela jednoduše je tak zaměstnanec naváděn k důkladnému vyplnění dotazníku.

Automaticky se také v TULIPU objeví další možnost v sekci „Daňové tiskopisy“, a to „ŽÁDOST O PROVEDENÍ ROČNÍHO ZÚČTOVÁNÍ ZÁLOH NA DAŇ Z PŘÍJMŮ ZE ZÁVISLÉ ČINNOSTI“.

Samotná žádost funguje podobným způsobem jako dotazník. Obsahuje formulář, v němž je nutné vyplnit pár osobních údajů a proklikat se několika otázkami typu Ano/Ne. Během procesu je postupně zaměstnanec žádán o připojení potřebných souborů, pokud jsou relevantní (např. rodný list dítěte). Na konci zaměstnanec podepíše žádost a dohodu o elektronickém vyhotovení dokumentů a odešle ke zpracování poskytovateli mzdových služeb.

Po úspěšném zpracování RZD najdou zaměstnanci všechny dokumenty opět v TULIPU v sekci „Daňové dokumenty“.

Kolik lidí již dnes používá online proces pro zpracování RZD?

Začátkem roku 2021 se uskutečnil pilotní provoz, který společnost Accace spustila pro své klienty v Česku a na Slovensku, a také interně pro zaměstnance svých poboček v dalších zemích.

Vygenerovalo se:

Při zpracování RZD jednoho zaměstnance je potřeba minimálně 5 listů papíru. Digitalizací tohoto procesu se tak ušetřilo nejméně 75 703 archů. U nejčastěji používaného kancelářského papíru je uváděna gramáž 80 g/m2.

V našem případě to znamenalo, že jsme klientům a přírodě ušetřili dohromady minimálně:

*podle propočtů se z takového stromu vyrobí 80 000 listů A4 kancelářského papíru
**přepočet z průměrné ceny kancelářského papíru

V našich statistikách jsme počítali pouze s RZD dokumenty. Vezmeme-li v úvahu další nezbytné přílohy, předpokládáme, že údaje můžeme minimálně zdvojnásobit.

Jelikož se jednalo pouze o pilotní projekt, máme do budoucna velká očekávání a těšíme se, jak budou tato čísla v dalších letech stoupat.

 

Digitalizace RZD je skvělý způsob, jak ulehčit agendu svému HR oddělení, které již nemusí nahánět zaměstnance na pracovišti kvůli podepsání dokumentů. V době pandemie je to navíc zhola nemožné.

Přestanou se vám také ztrácet či znehodnocovat papíry. Jejich eliminování odstraňuje chybovost, zrychluje celý proces a šetří vaše peněženky. A v neposlední řadě i cenné přírodní zdroje.

 

Zdroje:

https://www.ekoporadny.cz/faq/kolik-papiru-se-vyrobi-z-jednoho-vzrostleho-stromu.htm