Všechny články

Nové funkce pro snadnější práci s TULIPem – letní edice

2 Zář 2021

Jaké jste měli léto? Snad jste si dostatečně oddechli. My jsme se naopak činili, abychom zase o kousek zlepšili váš pracovní život – jak jinak než díky platformě TULIP. Níže uvedené změny budou aplikovány plošně a pozitivně ovlivní vaši práci s portálem. Pojďme se tedy podívat na to, co jsme vylepšili.

LOKÁLNÍ HR A DOCHÁZKOVÁ ŘEŠENÍ V KORPORACÍCH - tulip blog

1. Emailové notifikace k vámi vytvořeným složkám v TULIPu

Proč?

Abychom umožnili uživatelům, kteří založili nějakou složku v TULIPu, upozornit všechny kolegy a klienty s oprávněním k prohlížení dokumentů v dané složce, že v ní přibyly nové dokumenty.

TULIP měl doposud automatické notifikace ve speciálních modulech pro správu mezd a účetnictví, nově jsme však přidali možnost nastavit posílání notifikací o přidaném dokumentu nebo složce pro vybraného kolegu v sekci Správce souborů.

Jak?

„Majitel“ složky nastavuje, kdo dostane upozornění e-mailem o nových dokumentech.
Notifikace o všech nových souborech se posílají každou
Notifikace se týkají složek i jejich podsložek.
Pokud je přidán nový uživatel složky, dostává pouze standardní notifikace.
S každou změnou se posílá jedna notifikace.

zasilani notifikaci pri nahrani dokumentu - tulip

Nastavení
(rozklikněte pro detail)

Notifikace
(rozklikněte pro detail)

2. „Fulltextové“ vyhledávání

Proč?

Aby uživatelé mohli ještě jednodušeji vyhledat dokumenty a složky.

Jak?

Prohledávání všech složek, do nichž má uživatel přístup (i pouze pro čtení);
Vyhledávání v názvech dokumentů a složek;
Zjednodušená navigace ve složkách;
Zjednodušené sdílení dokumentů.

Full text vyhledávání v názvech dokumentů
(rozklikněte pro detail)

3. Práva pro spravování podsložek

Proč?

Aby měli správci souborů větší flexibilitu.

Jak?

Přidávání práv pro správu výlučně podsložek (vytvoření/smazání/editace).

Spravování podsložek
(rozklikněte pro detail)

ZŮSTAŇTE V OBRAZE

Přihlaste se k odběru našeho newsletteru a dostávejte novinky přímo do svého e-mailu.

Zaměstnanecké benefity po pandemii – e-book

31 Srp 2021

Víte, jak se měnily firemní benefity za poslední rok vlivem pandemie? Jaký vývoj lze očekávat pro postpandemické období? Připravili jsme rozsáhlý e-book, kde na 20 stranách popisujeme aktuální situaci primárně v Česku, uvádíme statistiky poskytování benefitů, představy zaměstnanců a stručně popisujeme i současnou legislativu. Přihlaste se k odběru našich novinek a stáhněte si e-book „Zaměstnanecké benefity po pandemii“.

Firemní benefity se stávají jedním z klíčových parametrů při hledání zaměstnání. Bývají významným doplňkem mzdy a slouží k podpoře stále častěji zdůrazňovaného work-life balance (tzn. vyváženosti soukromého a pracovního života). Patří tak i k účinným nástrojům k získávání nových zaměstnanců. Jak je ovlivnila pandemie? Tomu se věnuje náš e-book.

e-book na stahnuti - Zamestnanecke benefity po pandemii cesko - TULIP

Stáhnout

Co se v e-booku dozvíte?

E-book obsahuje tato témata:

Druhy firemních benefitů

Plošně poskytované/na výběr nebo podmíněné
Peněžní/nepeněžní

Co změnil Covid-19

Vlivem pandemie byla třetina zaměstnavatelů nucena snížit benefity, avšak 5 % z nich již objem poskytovaných benefitů vrátilo na původní úroveň.
Podlé průzkumu, který prováděl Workmonitor ve 34 zemích světa v dubnu 2021, se chce až 78 % dotázaných aspoň částečně vrátit do kanceláře.
V listopadu 2020 uvažovalo 10 % společností nad snížením zaměstnaneckých benefitů. Téměř stejný podíl firem (11 %) naopak plánoval navyšování objemu poskytovaných benefitů, a zároveň též počítali se zvyšováním mezd a odměn zaměstnanců. Více než polovina zaměstnavatelů (53 %) neplánovala ani v tomto roce změny ve výši benefitů.
Mnoho dalších statistik.

Legislativa v oblasti benefitů v roku 2021

stravenkový paušál;
změnu cestovních náhrad od 1. ledna 2021.

Přehled nejčastějších benefitů a jejich daňové dopady

home office
stravování
zdraví
vzdělávání
dary
doprava
bezúročná zápůjčka
flexibilní systémy / cafeterie.

Jak pohodlně spravovat firemní benefity?

online platforma pro správu benefitů.

Získat e-book

Chcete si stáhnout e-book i v jiných jazykových verzích? Připravili jsme anglický překlad a slovenskou verzi (která se však již věnuje slovenské legislativě).

Stáhněte si obě verze e-booku:

EN – anglická verze e-booku

SK – slovenská verze e-booku

Únik informací ze mzdových a HR oddělení? Můžete mu zabránit

28 Kvě 2021

Ztráta smluv a osobních údajů zaměstnanců, jejich zaslání nesprávné osobě či dokonce někomu mimo firmu… Noční můra každého HR manažera. Používáte-li email jako hlavní kanál pro výměnu dokumentace, toto riziko prostě existuje. Jak se chybám vyhnout?

bezpecnost dat v cloudu - tulip platforma

Mnohé mzdové softwary samozřejmě umožňují procesy integrovat. Jsou však tyto primárně mzdové programy schopny začlenění do všech procesů vaší firmy?
Správa citlivých osobních údajů neprobíhá pouze na úrovni mzdových a personálních oddělení. Týká se také managementu a finančních oddělení, která mají například přístup k jednotlivým výplatním páskám. Obzvlášť po zpřísnění GDPR je ochrana osobních údajů pod drobnohledem. Pokud vaše firma prochází pravidelnými audity, skutečně si nemůže při zpracovávání a posílání citlivých údajů dovolit chybu. A už vůbec ne opakovaně.
Jak si s tím poradit? K ochraně informací o zaměstnancích je nezbytné mít řešení, které na jedné straně zjednoduší interní komunikaci, ale zároveň poskytne bezpečnou výměnu dokumentů na všech úrovních. Obojí vám zvládne zajistit spolehlivé a vysoce zabezpečené cloudové řešení. Řekněme si, čeho si všímat při výběru cloudového nástroje pro správu HR a mzdové agendy.

Jak si vybrat cloudový HR systém s ohledem na bezpečnost dat?

1.

Zjistěte si, jaké certifikáty dodavatel má a jakými audity či testy prochází, případně jak často

2.

Kde má uložené servery, jak chrání osobní údaje zákazníků?

3.

Má vypracovaný tzv. Business Continuity plán pro případ bezpečnostního rizika?

4.

Pokud vybíráte řešení také pro své zahraniční pobočky nebo plánujete expandovat, ptejte se na soulad s příslušnou legislativou. Zajímejte se o specifické podmínky pro poskytování cloudových IT a SW služeb nejen v zemích EU, ale i v dalších státech.

5.

Komunikují zástupci firmy vše transparentně? Jsou ochotni poskytnout reference na své služby, případně dokumenty týkající se implementovaných procesů, IT bezpečnosti apod.?

6.

Mají v systému role jednotlivých uživatelů odstupňovány podle uživatelských práv? Máte možnost pravidelné kontroly a aktualizace vašich přístupových práv?

Jak funguje bezpečnost dat přímo v platformě TULIP?

Uvědomujeme si potřeby našich klientů i jejich obavy o bezpečnost, proto této oblasti věnujeme patřičnou pozornost. TULIP splňuje všechny bezpečnostní stanovy, vlastní nezbytné certifikáty a zároveň zabezpečuje jednoduchý přenos dat v rámci cloudového systému. Jak se o bezpečnost vašich dat staráme konkrétně?

Jsme certifikováni podle mezinárodně platných standardů – máme certifikáty ISO 27001, ISO 9001 a ISO 14001 (IT bezpečnost, kvalita a environmentální management). Procházíme pravidelnými penetračními testy zajišťovanými slovenskou pobočkou IT bezpečnostní firmy Nethemba. Na měsíční bázi realizujeme „testování zranitelnosti“ (tzv. Vulnerability Scanning) prostřednictvím softwarového nástroje Qualys. V oblasti IT bezpečnosti máme implementováno více než 116 bezpečnostních opatření, která pokrývají i vybrané základní oblasti kybernetické bezpečnosti. Na základě výsledků testů a existujících hrozeb přijímáme adekvátní opatření k eliminaci a snižování bezpečnostních rizik. Pravidelně děláme školení pro naše zaměstnance v oblasti IT bezpečnosti včetně testů, modelových phishingových útoků a jiných bezpečnostních rizik. Klíčové bezpečnostní pracovní pozice u nás zastávají velmi zkušení profesionálové – ať již se jedná o manažera pro oblast informační bezpečnosti či osobu zodpovědnou za ochranu a zpracování údajů podle platné GDPR legislativy. Disponujeme zkušeným podpůrným IT týmem a pravidelně monitorujeme IT bezpečnost. Máme také implementováno SIEM řešení na bázi produktu MS Azure Sentinel. Laptopy a desktopy, na nichž jsou zpracovávány citlivé údaje, máme šifrovány aplikací BitLocker, stejně tak i databáze. Striktně oddělujeme prostředí pro vývoj, testování a produkci

Naše servery jsou uloženy v Pardubicích, kde je zajištěna vysoká úroveň tzv. fyzické bezpečnosti podle standardu ISO 27001. Aktuálně u nás probíhá proces migrace aplikací včetně TULIPu do cloudového prostředí MS Azure. Tato změna nám umožní ještě více zlepšovat bezpečnost, uživatelský komfort a dostupnost informací pro stávající i nové zákazníky naší společnosti.

Jsme dodavatelem řešení i pro velké americké korporace s celosvětovou globální působností. Musíme proto pravidelně procházet množstvím auditů (interních, externích či zákaznických auditů, včetně hodnocení bezpečnosti prostřednictvím tzv. zákaznických bezpečnostních dotazníků aj.) a dokladovat firemní směrnice pro různé procesy a nenadálé situace. Jedním z pilířů je bezpochyby vypracovaný standardní Business Continuity plán, implementovaný podle ISO 22301 a testovaný minimálně 1x ročně. Postupujeme podle něj i v současné pandemické situaci zapříčiněné Covidem a naše služby dodáváme zákazníkům bez jakýchkoli omezení a v plném rozsahu, jak jsou zvyklí.

Našimi partnery v legislativní oblasti jsou poradenské společnosti z oblasti mezd, účetnictví, daní a práva z celého světa. Díky nim máme pokrytu legislativu v úplně každé zemi, kde jsme implementovali náš docházkový systém a ostatní HR moduly, např. také v Indii a Malajsii.

Na webu pravidelně uveřejňujeme reference a případové studie našich klientů. Transparentně v nich komunikujeme reporty a čísla a každý klient se osobně vyjadřuje k naší spolupráci. V případě potřeby poskytujeme potenciálním zájemcům o naše služby také přímý kontakt na zástupce klientů, jichž se mohou zeptat na fungování naší spolupráce. Každý rok pravidelně realizujeme a vyhodnocujeme průzkum spokojenosti našich zákazníků. Aktivně spolupracujeme se zákazníky při tvorbě, implementaci a rozšiřování dalších funkcionalit námi vyvíjeného aplikačního softwaru TULIP. Reference si můžete přečíst zde:

Prohlédnout reference na TULIP

Uživatelská práva zaměstnanců jsou jasně definována a není možné se dostat k osobním údajům, výplatním páskám a dalším dokumentům kolegů, pokud nemáte ve firmě pracovní zařazení s dostatečným oprávněním. Do TULIPu jsme přidali i možnost přiřadit „tagy“ složkám obsahujícím osobní údaje tak, aby personalista na první pohled věděl, která složka slouží k ukládání citlivých dat. Pro zajištění vyšší úrovně bezpečnosti ochrany osobních údajů našich zákazníků momentálně implementujeme DLP – Data Loss Prevention řešení od společnosti Safetica-Ixperta, zahrnující koncová zařízení (laptopy, desktopy) a také cloudovou část. Viz print-screen našeho TULIP systému:

Vždy je možné dělat věci ještě lépe a důsledněji, a hlavně bezpečněji, proto i my v TULIPu procesy neustále vylepšujeme. Málokterý dodavatel má vše dokonale vyřešeno a necítí potřebu cokoliv upravovat. Pokud používáte systémy, které výše zmíněné bezpečnostní prvky a přístupy nemají, klidně na to svého dodavatele upozorněte. Možná potřebuje pouze inspiraci a pošťouchnutí ke zlepšování systému a stávajících procesů.
Jestliže právě hledáte nového dodavatele, zkuste zařadit 6 otázek zmíněných v úvodu článku do vašeho výběrového řízení nebo vyjednávacího procesu. Budete mít jistotu, že jste si vybrali skutečně správně, a zbavíte management vaší společnosti i zainteresované kolegy pochybností o bezpečnosti systému a cloudových řešení obecně.
Vy se věnujte svému podnikání a my vás vždy rádi a profesionálně podpoříme – prostřednictvím našeho bezpečného cloudového řešení a férového přístupu podloženého dlouholetými zkušenostmi a prací našich expertů.

Automatické zpracování dokumentů. Jak se na něj připravit ve 3 krocích?

25 Bře 2021

Bezpapírová kancelář, digitalizace dokumentů, automatické zpracování faktur a online účetnictví – pokud Vás lákají tyto trendy, čtete dál…

automatizace a digitalizace firemnich procesu - tulip platforma

Na první pohled se zdá být zřejmé, že pokud nahradíme manuální přepisování faktur či jiných dokumentů prostřednictvím digitalizace a automatického vytěžování dat, budeme šetřit peníze, pracovat rychleji a budeme tedy efektivnější v každém ohledu.

… JE TO ALE SKUTEČNĚ TAK?

Než se pustíte do vytěžování dat, položte si následující důležité otázky:

Jsou vaši dodavatelé dostatečně „sofistikovaní“?
Jak můžete zjednodušit proces ?
Potřebujete více než OCR (automatické rozpoznání textu)?

Ne každá společnost je ve fázi, kdy je na bezpapírovou kancelář přizpůsobena. Jako dodavateli digitálních služeb by se nám líbilo, kdyby každá firma se zájmem o digitalizaci procesů byla okamžitě připravena. Realita ale bývá jiná. Proto jsme připravili jednoduchý návod, jak si ověřit, zda jste vhodný kandidát na kompletní digitalizaci účetních procesů.

1. Jsou vaši dodavatelé dostatečně „sofistikovaní“?

Jsou faktury od vašich dodavatelů vytištěné na nekvalitním papíru?
Mají tyto faktury různou barevnou kombinaci pozadí, textu a loga?

Pokud jste odpověděli na výše uvedené otázky kladně, je šance na plnou automatizaci vytěžených dat z těchto dokumentů nízká.

Nekvalitní, často mimo jiné průsvitný papír komplikuje OCR (optical character recognition – software na vytížení údajů) rozpoznávání znaků. Systém se může zaseknout na nějakém údaji nebo vytěží údaj nesprávně – např. číslo 8 jako 0, písmeno B jako písmeno H a podobně.

Zároveň je nutné počítat s časem potřebným na ruční roztřídění dokladů, jejich oddělování, případně nalepování čárových kódů. Riziko chyb zvyšuje i zapojený lidský faktor.

Buďte o krok napřed!

Aby bylo možné se zbavit neočekávaných nákladů nebo ztrát, je třeba se dostat na samý počátek procesu a dohodnout s dodavateli na zasílání elektronických faktur – buď v nestrukturovaných PDF nebo ideálně ve formátu EDI.
Pozor: Evropská unie podporuje využívání elektronické fakturace při přeshraničních transakcích.

2. Jak můžeme zjednodušit proces?

Důležité je vědět, která data z faktur či dokumentů skutečně potřebujete vytěžit. Jsou to jen údaje z hlavičky faktury nebo i některé řádky? Obecně platí, že není příliš efektivní vytěžovat všechna data. Zaměřte se pouze na ta data, která opravdu potřebujete – pro váš účetní systém nebo reporty.

Stanovte si jasný cíl

Stanovte si jasný cíl, co od vytěžování dat očekáváte. Chcete ušetřit náklady, čas nebo chcete vyřešit elektronické schvalování nákupů či jinou oblast? To vše má vliv na konečné řešení.
Pokud je vaším primárním cílem schvalovací proces, vytěžování dokladů může být spíše přítěží. Schvalování vyřešte raději jednoduchou digitalizací a manuálním přepisem 2-3 základních polí.

3. Potřebujete více než OCR (automatické rozpoznání textu)?

Připravte se na to, že úspěšnost vytěžení jednotlivých opakujících se dokladů může být pokaždé jiná. Na vytěžení papírových dokladů působí mnoho faktorů, jako například:

kvalita papíru,
čistota skenovacího zařízení,
nové požadavky na vytěžování polí,
legislativní změny (např. nová sazba DPH).

Outsourcujte

Pokud se rozhodnete pro elektronické zpracování papírových faktur či jiných dokladů, máte v podstatě dvě možnosti. Tou dražší je zakoupení vlastního OCR softwaru, levnější naopak vyjde zabezpečení této služby externím dodavatelem.

V rámci outsourcingu vám dodavatel zabezpečí komplexní služby související s vytěžováním dokladů včetně třídění, lepení čárových kódů, skenování, doplnění potřebných údajů a archivace. Dokáže vám také zajistit přístup ke zpracovaným datům již 24 hodin od jejich doručení.

Fungujte bezpapírově – ale opravdu bezpapírově

Papírové doklady postupně mizí z našeho života a bude tomu tak i nadále. Nasvědčuje tomu i legislativa, která postupně přestává papírové dokumenty striktně vyžadovat.

Ideálním řešením je tedy kompletní přechod z „papírového“ řešení přímo na EDI, ISDOC či self billing. Bude to určitě krok správným směrem a dlouhodobě nejlepší řešení.

Stáhněte si naše rady o tom, jak přistoupit k automatickému zpracování dokumentů, v jednoduché infografice:

stahnete si infografiku od tulip solutions o digitalnim ucetnictvi

Stáhnout

LÍBIL SE VÁM TENTO ČLÁNEK?

Staňte se odběratelem našeho newsletteru a horké novinky příště poputují přímo do vaší e-mailové schránky.

Evidence docházky vs. evidence pracovní doby. V čem se liší?

17 Bře 2021

V běžném pracovním životě se často stává, že pojem evidence docházky je zaměňován s pojmem evidence pracovní doby. Vysvětlíme vám rozdíl v terminologii a dozvíte se, jaké vám ze zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce (dále jen „Zákoník práce“) vyplývají možnosti při obou druzích evidence. Přidáváme i užitečnou infografiku.

Zákoník práce stanoví zaměstnavateli povinnost evidovat pracovní dobu zaměstnanců v pracovním poměru i zaměstnanců pracujících na základě dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Zkusme si oba pojmy vyjasnit:

Evidence docházky = evidence příchodů a odchodů do a ze zaměstnání

Evidence pracovní doby = evidence doby strávené prací

Evidence docházky

Při evidenci docházky je zaznamenávána doba, po kterou se zaměstnanec zdržuje na svém pracovišti, tzn. v místě, kde zaměstnanec plní podle pokynů zaměstnavatele své pracovní úkoly. Tato doba nemusí být totožná s evidencí pracovní doby. Většinou se neshoduje s odpracovanou dobou zaměstnance.

Pokud jde o rozlišení mezi místem výkonu práce a pracovištěm, je termín “pracoviště” zpravidla užší než pojem místo výkonu práce. Místo výkonu práce je místo typu obec, kraj, území ČR, organizační jednotka či jinak určené místo, v němž se zaměstnanec v pracovní smlouvě zavázal konat práci pro zaměstnavatele (například: místo výkonu práce je určitý úřad, pracoviště může představovat konkrétní oddělení úřadu, takže evidence docházky zaznamenává příchody a odchody do a z objektu úřadu, a ne dobu, po kterou zaměstnanec vykonává práci).

Při evidenci docházky se obvykle zaznamenává:

Den a čas, kdy byl zaměstnanec přítomný na pracovišti, dovolená zaměstnance nebo překážky v práci na straně zaměstnance (tzn. např. návštěva lékaře, pracovní neschopnost a jiné překážky ve smyslu Zákoníku práce), a další skutečnosti v souladu s ustanoveními Zákoníku práce.

Je třeba zdůraznit, že Zákoník práce nestanovuje povinnost vést evidenci docházky. Tato evidence se určitě dá použít jako podpůrný prostředek, ale evidenci pracovní doby požadovanou Zákoníkem práce nenahrazuje. Je tedy na každém zaměstnavateli, zda k evidenci docházky přistoupí.

Evidence pracovní doby

Zákoník práce však zaměstnavateli ukládá povinnost vést evidenci pracovní doby zaměstnance. Zákoník práce výslovně stanoví, že zaměstnavatel je povinen v evidenci pracovní doby vyznačit začátek a konec směny, práce přesčas (včetně té, za kterou bylo poskytnuto náhradní volno, případně té, která je již na základě sjednání zahrnuta ve mzdě atd.), noční práce, doby držení pracovní pohotovosti i výkonu práce v jejím průběhu.

Níže uvádíme zjednodušený výklad pojmů vztahujících se k evidenci pracovní doby:

evidence pracovní doby – eviduje se začátek a konec časového úseku, ve kterém zaměstnanec vykonával práci v rámci rozvrhu pracovní doby (např. od 8:00 do 12:00, 12:30 do 16:00);
evidence práce přesčas – samostatně se eviduje začátek a konec práce vykonávané přesčas, aby se odlišila od rozvrhované pracovní doby;
evidence noční práce – samostatně se eviduje, že daný časový úsek (kromě toho, že se eviduje jako pracovní doba) je zároveň noční prací. Eviduje se začátek a konec noční práce, za kterou je považována práce vykonávaná v čase mezi 22:00 a 6:00;
pracovní pohotovost – pracovní pohotovostí je doba, kdy zaměstnanec sice nepracuje, ale je mimo pracoviště připraven k výkonu práce pro svého zaměstnavatele. I když nepracuje, musí být jeho připravenost k práci odměněna.

Vedení evidence pracovní doby v tomto rozsahu je dané Zákoníkem práce, a proto je zaměstnavatel povinen jej dodržovat.

Nejednoznačnost pojmu evidence

Zákoník práce přímo nedefinuje pojem evidence ani formu či způsob vedení evidence pracovní doby. Je na rozhodnutí zaměstnavatele, jaký způsob evidence pracovní doby zvolí, přičemž musí zohlednit zákonem stanovený minimální rozsah, skutečnost a správnost uvedených údajů, ale i přehlednost a prokazatelnost. Vzhledem k požadavku na prokazatelnost připadá v úvahu jedině písemná nebo elektronická podoba.

V případě elektronické podoby se k evidenci využívají různé informační systémy (např. používání čipových karet zaměstnanci nebo online evidencí v cloudu). Zde je třeba poznamenat, že klíčová je součinnost zaměstnanců.

V současnosti se v praxi postupuje tak, že evidenci příchodů už nevede zaměstnavatel nebo vedoucí pracovník, ale svou přítomnost na pracovišti zaměstnanec zaeviduje sám (např. v našem docházkovém systému TULIP má zaměstnanec svůj účet, v němž eviduje absence online, a následně je schvaluje nadřízený zaměstnanec).

Zaměstnavatel v tomto případě může vydat pokyn (a to i prostřednictvím pracovního řádu nebo interního předpisu), ohledně povinnosti zaměstnance evidovat svůj příchod do práce/ začátek výkonu práce a odchod z práce/ konec výkonu práce apod.

Za evidenci pracovní doby, která je předkládána kontrolním orgánům, je zodpovědný zaměstnavatel. Doporučujeme proto, aby si zaměstnavatel nastavil i proces kontroly a schvalování této evidence.

Je třeba také poznamenat, že je rozdíl mezi příchodem na pracoviště a začátkem vykonávání práce, což zaměstnavatelé v mnohých případech nerozlišují.

Jakou evidenci docházky od zaměstnanců vyžadovat?

V praxi se řeší, jakou evidenci od zaměstnanců vyžadovat. Otázkou například bývá, zda při přihlašování do docházkového systému jde skutečně o zaměstnance, který se přihlásil. Jedním z diskutovaných problémů je evidence docházky prostřednictvím otisků prstů jako jedinečného identifikátoru konkrétního zaměstnance. Zaměstnavatel totiž nesmí svévolně vést evidenci docházky na základě biometrických údajů. Zpracování citlivých údajů řeší především § 9 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Primárně je možné zpracovávat takovéto údaje s výslovným souhlasem subjektu údajů.

Evidence pracovní doby patří mezi nejčastěji kontrolované oblasti ze strany inspektorátu práce. Je proto velmi důležité, aby zaměstnavatelé této oblasti věnovali zvýšenou pozornost a dodržovali ustanovení Zákoníku práce.

Podívejte se na souhrn článku v přehledné infografice a stáhněte si ji jako užitečnou pomůcku:

EVIDENCE DOCHÁZKY verzus EVIDENCE PRACOVNÍ DOBY

Poznáte rozdíly?

Evidence docházky = evidence příchodů/odchodů do/ze zaměstnání

Zákon neukládá zaměstnavateli povinnost vést evidenci docházky

Evidence docházky obvykle zaznamenává: Den a čas přítomnosti zaměstnance na pracovišti, dovolenou nebo překážku v práci

Evidence docházky je evidování doby, během níž se zaměstnanec nachází na pracovišti, bez přesné informace za jakým účelem

Evidence pracovního času = evidence pracovní doby

Zákoník práce zaměstnavateli ukládá povinnost vést evidenci pracovní doby

Zaměstnavatel musí evidovat: pracovní dobu, práci přesčas, noční práci, aktivní část pracovní pohotovosti a neaktivní část

Zaměstnavatel při evidenci pracovní doby musí zohlednit zákonem daný min. rozsah, skutečnost a správnost dat, přehlednost a průkaznost. Proto doporučujeme písemnou / elektronickou formu

Líbil se vám přehled rozdílů mezi evidencí docházky a pracovní doby? Stáhněte si ho ve formě infografiky:

Stáhnout

ZŮSTAŇTE V OBRAZE

Přihlaste se k odběru našeho newsletteru a dostávejte novinky přímo do svého e-mailu.

Žádost o roční zúčtování daně? S online formulářem jsme pomohli ušetřit 6 tun papíru

23 Úno 2021

Letos jsme v TULIPU vytvořili online formulář pro vyplnění žádosti o roční zúčtování daně. Zaměstnanci klientů tak již nejsou nuceni chodit na HR oddělení a ručně vyplňovat papíry. Spočítali jsme, že to klientům a našim personalistkám (neboť modul používáme také interně) ušetřilo desítky hodin práce a přes 6 tun papíru! Jak jsme to udělali? Přečtěte si naši nejnovější případovou studii na aktuálně žhavé téma.

pripadova studie digitalizace rocniho zuctovani dane v tulip platforme

Spuštění celého projektu proběhlo ve spolupráci s poradenskou firmou Accace, která je jedním z lídrů českého a slovenského poradenského trhu. Kromě účetnictví a mezd zpracovávají také velkou daňovou agendu – poradenství v daňové oblasti poskytují stovkám klientů v Česku a na Slovensku.

Aniž by dopředu tušili, co přinese rok 2020, dlouhodobě se připravovali na digitalizování svých daňových služeb. TULIP je naším vlastním produktem, takže jej umíme přizpůsobit různým požadavkům. Právě Accace je jedním z partnerů, kteří přicházejí se skvělými nápady. Digitalizace procesu žádosti o roční zúčtování daně, samotného zúčtování (dále RZD) a následné distribuce byla jedním z nich.

Jak vypadá proces zpracování ročního zúčtování daně v TULIPU?

Zaměstnanci začátkem roku přibude v TULIPU nová sekce „Daňové tiskopisy“. Zde uložený dotazník je třeba vyplnit kvůli prověření, má-li zaměstnanec nárok žádat zpracování RZD od svého zaměstnavatele. Dotazník je interaktivní, intuitivní, ale pokud by přeci někdo tápal, je k dispozici detailní nápověda. Po zodpovězení otázky se v závislosti na typu odpovědi zobrazí další dotaz. Zcela jednoduše je tak zaměstnanec naváděn k důkladnému vyplnění dotazníku.

Automaticky se také v TULIPU objeví další možnost v sekci „Daňové tiskopisy“, a to „ŽÁDOST O PROVEDENÍ ROČNÍHO ZÚČTOVÁNÍ ZÁLOH NA DAŇ Z PŘÍJMŮ ZE ZÁVISLÉ ČINNOSTI“.

Samotná žádost funguje podobným způsobem jako dotazník. Obsahuje formulář, v němž je nutné vyplnit pár osobních údajů a proklikat se několika otázkami typu Ano/Ne. Během procesu je postupně zaměstnanec žádán o připojení potřebných souborů, pokud jsou relevantní (např. rodný list dítěte). Na konci zaměstnanec podepíše žádost a dohodu o elektronickém vyhotovení dokumentů a odešle ke zpracování poskytovateli mzdových služeb.

Po úspěšném zpracování RZD najdou zaměstnanci všechny dokumenty opět v TULIPU v sekci „Daňové dokumenty“.

Kolik lidí již dnes používá online proces pro zpracování RZD?

Začátkem roku 2021 se uskutečnil pilotní provoz, který společnost Accace spustila pro své klienty v Česku a na Slovensku, a také interně pro zaměstnance svých poboček v dalších zemích.

Vygenerovalo se:

3894

žádostí o RZD v Česku

9676

žádostí o RZD na Slovensku

5238

prohlášení poplatníka daně na aktuální kalendářní rok v Česku

2615

prohlášení o uplatnění nezdanitelné části pro jednu společnost na Slovensku

Při zpracování RZD jednoho zaměstnance je potřeba minimálně 5 listů papíru. Digitalizací tohoto procesu se tak ušetřilo nejméně 75 703 archů. U nejčastěji používaného kancelářského papíru je uváděna gramáž 80 g/m2.

V našem případě to znamenalo, že jsme klientům a přírodě ušetřili dohromady minimálně:

6056

kilogramů papíru

Přírodě jsme ušetřili minimálně jeden strom průměrného vzrůstu*

17300

Kč**

*podle propočtů se z takového stromu vyrobí 80 000 listů A4 kancelářského papíru
**přepočet z průměrné ceny kancelářského papíru

V našich statistikách jsme počítali pouze s RZD dokumenty. Vezmeme-li v úvahu další nezbytné přílohy, předpokládáme, že údaje můžeme minimálně zdvojnásobit.

Jelikož se jednalo pouze o pilotní projekt, máme do budoucna velká očekávání a těšíme se, jak budou tato čísla v dalších letech stoupat.

Digitalizace RZD je skvělý způsob, jak ulehčit agendu svému HR oddělení, které již nemusí nahánět zaměstnance na pracovišti kvůli podepsání dokumentů. V době pandemie je to navíc zhola nemožné.

Přestanou se vám také ztrácet či znehodnocovat papíry. Jejich eliminování odstraňuje chybovost, zrychluje celý proces a šetří vaše peněženky. A v neposlední řadě i cenné přírodní zdroje.

Zdroje:

https://www.ekoporadny.cz/faq/kolik-papiru-se-vyrobi-z-jednoho-vzrostleho-stromu.htm

LÍBIL SE VÁM TENTO ČLÁNEK?

Staňte se odběratelem našeho newsletteru a horké novinky příště poputují přímo do vaší e-mailové schránky.

Všechny články

1. Emailové notifikace k vámi vytvořeným složkám v TULIPu

2. „Fulltextové“ vyhledávání

3. Práva pro spravování podsložek

ZŮSTAŇTE V OBRAZE

Druhy firemních benefitů

Co změnil Covid-19

Legislativa v oblasti benefitů v roku 2021

Přehled nejčastějších benefitů a jejich daňové dopady

Jak pohodlně spravovat firemní benefity?

Jak si vybrat cloudový HR systém s ohledem na bezpečnost dat?

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Jak funguje bezpečnost dat přímo v platformě TULIP?

1. Jsou vaši dodavatelé dostatečně „sofistikovaní“?

2. Jak můžeme zjednodušit proces?

3. Potřebujete více než OCR (automatické rozpoznání textu)?

Outsourcujte

Fungujte bezpapírově – ale opravdu bezpapírově

LÍBIL SE VÁM TENTO ČLÁNEK?

Evidence docházky

Evidence pracovní doby

Nejednoznačnost pojmu evidence

Jakou evidenci docházky od zaměstnanců vyžadovat?

ZŮSTAŇTE V OBRAZE

Jak vypadá proces zpracování ročního zúčtování daně v TULIPU?

Kolik lidí již dnes používá online proces pro zpracování RZD?

žádostí o RZD v Česku

žádostí o RZD na Slovensku

prohlášení poplatníka daně na aktuální kalendářní rok v Česku

prohlášení o uplatnění nezdanitelné části pro jednu společnost na Slovensku

kilogramů papíru

Přírodě jsme ušetřili minimálně jeden strom průměrného vzrůstu*

Kč**

LÍBIL SE VÁM TENTO ČLÁNEK?

Footer

CO JE TULIP

CO NABÍZÍME

KONTAKTUJTE NÁS

SLEDUJTE NÁS

NENECHTE SI UNIKNOUT NOVINKY A TRENDY Z OBLASTI OPTIMALIZACE FIREMNÍCH PROCESŮ

OBJEDNEJTE SI DEMO UKÁZKU