Evidence docházky vs. evidence pracovní doby. V čem se liší?

Zákoník práce stanoví zaměstnavateli povinnost evidovat pracovní dobu zaměstnanců v pracovním poměru i zaměstnanců pracujících na základě dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Zkusme si oba pojmy vyjasnit:

Evidence docházky = evidence příchodů a odchodů do a ze zaměstnání

Evidence pracovní doby = evidence doby strávené prací

Evidence docházky

Při evidenci docházky je zaznamenávána doba, po kterou se zaměstnanec zdržuje na svém pracovišti, tzn. v místě, kde zaměstnanec plní podle pokynů zaměstnavatele své pracovní úkoly. Tato doba nemusí být totožná s evidencí pracovní doby. Většinou se neshoduje s odpracovanou dobou zaměstnance.

Pokud jde o rozlišení mezi místem výkonu práce a pracovištěm, je termín “pracoviště” zpravidla užší než pojem místo výkonu práce. Místo výkonu práce je místo typu obec, kraj, území ČR, organizační jednotka či jinak určené místo, v němž se zaměstnanec v pracovní smlouvě zavázal konat práci pro zaměstnavatele (například: místo výkonu práce je určitý úřad, pracoviště může představovat konkrétní oddělení úřadu, takže evidence docházky zaznamenává příchody a odchody do a z objektu úřadu, a ne dobu, po kterou zaměstnanec vykonává práci).

Při evidenci docházky se obvykle zaznamenává:

Den a čas, kdy byl zaměstnanec přítomný na pracovišti, dovolená zaměstnance nebo překážky v práci na straně zaměstnance (tzn. např. návštěva lékaře, pracovní neschopnost a jiné překážky ve smyslu Zákoníku práce), a další skutečnosti v souladu s ustanoveními Zákoníku práce.

Je třeba zdůraznit, že Zákoník práce nestanovuje povinnost vést evidenci docházky. Tato evidence se určitě dá použít jako podpůrný prostředek, ale evidenci pracovní doby požadovanou Zákoníkem práce nenahrazuje. Je tedy na každém zaměstnavateli, zda k evidenci docházky přistoupí.

Evidence pracovní doby

Zákoník práce však zaměstnavateli ukládá povinnost vést evidenci pracovní doby zaměstnance. Zákoník práce výslovně stanoví, že zaměstnavatel je povinen v evidenci pracovní doby vyznačit začátek a konec směny, práce přesčas (včetně té, za kterou bylo poskytnuto náhradní volno, případně té, která je již na základě sjednání zahrnuta ve mzdě atd.), noční práce, doby držení pracovní pohotovosti i výkonu práce v jejím průběhu.

Níže uvádíme zjednodušený výklad pojmů vztahujících se k evidenci pracovní doby:

1. evidence pracovní doby – eviduje se začátek a konec časového úseku, ve kterém zaměstnanec vykonával práci v rámci rozvrhu pracovní doby (např. od 8:00 do 12:00, 12:30 do 16:00);
2. evidence práce přesčas – samostatně se eviduje začátek a konec práce vykonávané přesčas, aby se odlišila od rozvrhované pracovní doby;
3. evidence noční práce – samostatně se eviduje, že daný časový úsek (kromě toho, že se eviduje jako pracovní doba) je zároveň noční prací. Eviduje se začátek a konec noční práce, za kterou je považována práce vykonávaná v čase mezi 22:00 a 6:00;
4. pracovní pohotovost – pracovní pohotovostí je doba, kdy zaměstnanec sice nepracuje, ale je mimo pracoviště připraven k výkonu práce pro svého zaměstnavatele. I když nepracuje, musí být jeho připravenost k práci odměněna.

Vedení evidence pracovní doby v tomto rozsahu je dané Zákoníkem práce, a proto je zaměstnavatel povinen jej dodržovat.

Nejednoznačnost pojmu evidence

Zákoník práce přímo nedefinuje pojem evidence ani formu či způsob vedení evidence pracovní doby. Je na rozhodnutí zaměstnavatele, jaký způsob evidence pracovní doby zvolí, přičemž musí zohlednit zákonem stanovený minimální rozsah, skutečnost a správnost uvedených údajů, ale i přehlednost a prokazatelnost. Vzhledem k požadavku na prokazatelnost připadá v úvahu jedině písemná nebo elektronická podoba.

V případě elektronické podoby se k evidenci využívají různé informační systémy (např. používání čipových karet zaměstnanci nebo online evidencí v cloudu). Zde je třeba poznamenat, že klíčová je součinnost zaměstnanců.

V současnosti se v praxi postupuje tak, že evidenci příchodů už nevede zaměstnavatel nebo vedoucí pracovník, ale svou přítomnost na pracovišti zaměstnanec zaeviduje sám (např. v našem docházkovém systému TULIP má zaměstnanec svůj účet, v němž eviduje absence online, a následně je schvaluje nadřízený zaměstnanec).

Zaměstnavatel v tomto případě může vydat pokyn (a to i prostřednictvím pracovního řádu nebo interního předpisu), ohledně povinnosti zaměstnance evidovat svůj příchod do práce/ začátek výkonu práce a odchod z práce/ konec výkonu práce apod.

Za evidenci pracovní doby, která je předkládána kontrolním orgánům, je zodpovědný zaměstnavatel. Doporučujeme proto, aby si zaměstnavatel nastavil i proces kontroly a schvalování této evidence.

Je třeba také poznamenat, že je rozdíl mezi příchodem na pracoviště a začátkem vykonávání práce, což zaměstnavatelé v mnohých případech nerozlišují.

Jakou evidenci docházky od zaměstnanců vyžadovat?

V praxi se řeší, jakou evidenci od zaměstnanců vyžadovat. Otázkou například bývá, zda při přihlašování do docházkového systému jde skutečně o zaměstnance, který se přihlásil. Jedním z diskutovaných problémů je evidence docházky prostřednictvím otisků prstů jako jedinečného identifikátoru konkrétního zaměstnance. Zaměstnavatel totiž nesmí svévolně vést evidenci docházky na základě biometrických údajů. Zpracování citlivých údajů řeší především § 9 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Primárně je možné zpracovávat takovéto údaje s výslovným souhlasem subjektu údajů.

Evidence pracovní doby patří mezi nejčastěji kontrolované oblasti ze strany inspektorátu práce. Je proto velmi důležité, aby zaměstnavatelé této oblasti věnovali zvýšenou pozornost a dodržovali ustanovení Zákoníku práce.

Podívejte se na souhrn článku v přehledné infografice a stáhněte si ji jako užitečnou pomůcku:

EVIDENCE DOCHÁZKY verzus EVIDENCE PRACOVNÍ DOBY

Poznáte rozdíly?

Líbil se vám přehled rozdílů mezi evidencí docházky a pracovní doby? Stáhněte si ho ve formě infografiky:

Autořky: