Legislativa v oblasti pracovních cest | Seriál – část 3: Rumunsko

Pracovní cesta:

Počet kalendářních dnů, během nichž je osoba na pracovní cestě, se počítá ode dne a času odjezdu do dne a času návratu dopravního prostředku na místo, kde má zaměstnanec trvalý pobyt nebo místo výkonu práce. Za jeden den trvání pracovní cesty se bere v úvahu každých 24 hodin trvání pracovní cesty.

Vlastní motorové vozidlo:

Výdaje spojené se silničními motorovými vozidly, které se používají výhradně k ekonomické činnosti, jsou plně uznatelné. Společnost má však povinnost vypracovat protokol o ujetých kilometrech, v němž zdůvodní, že automobil byl používán pouze pro účely ekonomické činnosti. Na začátku každé cesty musí zaměstnanec zadat do zprávy o najetých kilometrech počet ujetých kilometrů, který je zobrazen na přístrojové desce auta a který představuje počet kilometrů najetých vozidlem bezprostředně před touto cestou. Na konci každé cesty by měl zaměstnanec ještě jednou zadat počet ujetých kilometrů do zprávy o najetých kilometrech. Rozdíl mezi těmito dvěma čísly představuje počet kilometrů, které auto najelo během dané cesty. Pro zdůvodnění počtu ujetých km za každou cestu je třeba, aby zaměstnanec předložil stvrzenky o pohonných hmotách zakoupených při pracovní cestě. Pomocí průměrné spotřeby paliva (litr na km, údaj v technické knize vozidla) lze odečíst přibližný počet litrů spotřebovaných automobilem během jízdy a určit hodnotu výdajů za PHM. Cena pohonných hmot pro výpočet je průměrná cena na základě dokladů předložených zaměstnanci. Pokud zaměstnanec předloží doklad o nákupu pohonných hmot ze zahraničí s částkou v cizí měně, cena se vypočítá kurzem NBR platným ke dni příjmu paliva.

Stravné při tuzemské pracovní cestě:

Při tuzemské pracovně cestě má zaměstnanec nárok na denní diety, které pokryjí výdaje na stravování. Zaměstnanec by tedy neměl během pracovní cesty předkládat další doklady týkající se stravování. V případě, že se v rámci pracovní cesty přiznávají diety i podávané jídlo, určí se kumulativní částka a to, co přesáhne odpočitatelnou hranici, podléhá dani z příjmů ze mzdy a sociálních odvodů. Výdaje na stravování mohou být proplaceny pouze tehdy, pokud se společníci firmy zúčastnili setkání, kdy vznikl tento náklad na stravování.

Pokud pracovní cesty na území Rumunska trvají několik kalendářních dnů, počet dní pracovní cesty se počítá od data a času odjezdu do data a času vrácení do lokality, kde má zaměstnanec trvalý pobyt nebo místo výkonu práce. Výsledné období se pak rozdělí na 24 hodin a každý výsledný interval představuje 1 den pracovní cesty.

Stravné při zahraniční pracovní cestě:

Zahraniční denní diety se přiznávají ve výši stanovené pro každou zemi, ve které se cesta uskutečňuje, s přihlédnutím k částkám stanoveným zákonem. Ve většině států Evropské unie se poskytuje stejná denní dávka: 35 eur/den, s možností fiskálního maxima 87,5 eur/den. Období, na které se přiznává zahraniční denní příspěvek pro zahraniční delegace, se určuje podle dopravního prostředku, jež zaměstnanec používá, přičemž se zohledňuje:

– okamžik vzlétnutí letadla při odletu do zahraničí a okamžik přistání letadla po příletu do země, a to z letišť, která tvoří přechody státní hranice Rumunska;

– okamžik přechodu vlakem nebo autem přes hraniční přechody nebo hranice rumunského státu, a to jak při odjezdu do zahraničí, tak při návratu do země.

Při externích cestách se za časové úseky nepřesahující 24 hodin přiznává 50 % hodnoty denní diety do 12 hodin a 100 % za dobu přesahující 12 hodin.

Přepočet zahraničních diet se určí pomocí směnného kurzu NBR platného v den výplaty každému zaměstnanci (vzhledem k tomu, že příspěvek se vyplácí před cestou).

Krácení stravného:

Pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci bezplatné stravování, nárok na stravné se mu krátí, popřípadě mu stravné neposkytuje. Výše krácení záleží na tom, zda bylo zaměstnanci zajištěno stravné formou oběda (50% krácení) nebo večeře (50% krácení). Jestliže byla zajištěna zaměstnanci bezplatná snídaně, stravné se nekrátí. Krácení se provádí z částky stravného pro časové pásmo nad 18 hodin, resp. z nejvyšší dohodnuté částky stravného.

Zálohy na náhrady:

Zaměstnavatel může poskytnout zaměstnanci peněžní zálohu, na jejímž základě je třeba vytvořit Výkaz o výdajích. Ten by měl obsahovat podrobné informace o výdajích pokrytých hotovostní zálohou a k nim přiložené podpůrné dokumenty. Pro peněžní zálohy se používá kurz NBR platný v den poskytnutí zálohy (kurz zveřejněný v NBR v předchozí den).

Nárokové cestovní náhrady:

Jde o náhrady, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout. Patří sem: náhrada prokázaných cestovních výdajů (jízdenka, letenka, použití taxi, lístek na MHD), náhrada prokázaných výdajů za ubytování, vedlejší výdaje (poplatek za telefon a fax, poplatek za použití internetu, poplatek za parkování, dálnici či tunel). Náklady na zpáteční dopravu nejsou zaměstnanci proplaceny, pokud si po ukončení pracovní cesty zaměstnanec vezme dovolenou k odpočinku nebo z jiných osobních důvodů a na místo pracoviště se vrátí po dovolené.

Pracovní cesty jsou v TULIPu rozděleny do 2 častí:

• požadavek na pracovní cestu (tedy plán),
• vyúčtování.

Pokud se zaměstnavatel dohodne se zaměstnancem na pracovní cestě, zaměstnanec je povinen zadat do TULIPu plán pracovní cesty. TULIP umožňuje v plánu uvést:

• místo nástupu na pracovní cestu,
• místo výkonu práce (země, město, společnost),
• dobu trvání pracovní cesty,
• způsob dopravy,
• místo skončení pracovní cesty,
• důvod pracovní cesty,
• plánované výdaje,
• poznámky,
• přílohy a další potřebné informace.

Požadavek na pracovní cestu může zadat i pracovník HR, manažer zaměstnance nebo jiná pověřená osoba. Zaměstnanec má v této části možnost požádat o zálohu v eurech nebo cizí měně. Trvání pracovní cesty se dle zadaného plánu automaticky zobrazí také v docházce zaměstnance, a to pro účely zpracování mezd.

Po schválení plánu kompetentními osobami a po návratu zaměstnance z pracovní cesty má zaměstnanec povinnost vyplnit vyúčtování pracovní cesty. Vyúčtování obsahuje veškeré informace, které zaměstnanec uvedl do svého plánu, s možností úpravy těchto údajů podle skutečnosti.

Zaměstnanec má k dispozici 5 sekcí:

• překročení hranic,
• stravné,
• výdaje,
• přílohy,
• náhrady za použití soukromého vozidla.

Šestou, kde není třeba nic vyplňovat, je „výsledek vyúčtování“.

TULIP automaticky vypočítá náhrady za stravu na základě časového pásma a přechodu hranic, které je zaměstnanec povinen uvést v sekcích pro Překročení hranic a Stravné. Pokud prochází zaměstnanec více zeměmi, má možnost doplnit všechny země přechodu během pracovní cesty a přesný čas odletu letadla, resp. přechodu hranice. Zaměstnanec je také povinen uvést bezplatnou stravu, kterou mu zaměstnavatel zajistil. TULIP na základě této informace automaticky krátí částku stravného za daný den.

Všechny cestovní výdaje má zaměstnanec možnost vyplnit v sekci Výdajů s uvedením data výdaje, typu výdaje, částky výdaje, v případě platby kartou částku výdaje v zahraničí v tuzemské měně. Výdaje, které zaměstnanec uhradil firemní kartou, v TULIPu označí a částka těchto výdajů je následně odečtena z celkového výsledku vyúčtování. Všechny přepočty do tuzemské měny jsou kalkulovány automaticky. Zaměstnavatel má také možnost poskytnout kapesné v domácí měně v rámci celé společnosti. Pokud zaměstnanec použil soukromé vozidlo, TULIP automaticky vypočítá náhrady za kilometry podle platné náhrady za 1 km pro daný rok. Zaměstnanec se může rozhodnout, zda použije cenu za spotřebované pohonné hmoty podle vyhlášky, nebo použije cenu z účtenky za nákup pohonné hmoty. TULIP automaticky přepočítá celkovou náhradu za spotřebované pohonné hmoty. Výsledek vyúčtování zaměstnanec vidí okamžitě po uvedení všech informací ve svém vyúčtování a může je měnit, dokud vyúčtování nepošle ke schválení a zpracování. Všichni účastníci pracovního postupu mají možnost stáhnout si formulář pracovní cesty.

Chcete vědět, jak vypadají pracovní cesty v platformě TULIP? Podívejte se na instruktážní video:

Brzy připravujeme popis legislativy i pro další země, odebírejte náš newsletter a sledujte sociální sítě, kde budeme o přidaných legislativách informovat.