5 tipů, jak si zvolit správný globální docházkový systém

Firmy pomalu upouští od robustních řešení, jako jsou klasické terminály se čtečkami karet. Změnou přístupu podnítily vznik širokého konkurenčního prostředí v oblasti moderních docházkových systémů. Jak si vybrat ten nejlepší pro vaši společnost? Jaké klíčové funkce byste měli od svého nového docházkového systému vyžadovat? Shrnuli jsme 5 užitečných tipů, které vám mohou pomoci při rozhodování.

1. Hledejte flexibilitu

Implementace nového systému bývá výzvou pro většinu firem, neboť zaměstnanci potřebují motivaci, aby se změně přizpůsobili. Pokud tedy nově zaváděný systém zvyšuje jejich komfort, je uživatelsky orientovaný, efektivní, dostupný 24/7 a má pěkný design, pak tyto benefity dokáží překonat nechuť spojenou s velkými změnami. Zaměstnanci se nesmí cítit sledováni a kontrolováni, potřebují cítit podporu a vědět, že je systém zbaví zbytečných úkolů. Proto je flexibilita podstatným aspektem jakéhokoliv docházkového systému.

K ní patří:

• responzivnost pro mobilní zařízení, aby si zaměstnanci zadali absenci kdykoliv a kdekoliv
• snadný dohled nad podřízenými
• různé formy změnových režimů a přizpůsobení typům byznysů (jinak pracují lidé v kancelářích, na call centru, jinak lidé v obchodním řetězci)
• evidence různých typů úvazků, výstupy pro různé mzdové software
• ale i drobné vychytávky jako např. delegace pravomocí během dovolené či úprava rozhraní podle preferencí zaměstnance.

2. Podpořte svoje HR oddělení

Hledejte řešení, které nejen zaznamenává docházku zaměstnanců, ale také posiluje kompetence HR oddělení – v této i dalších oblastech. V dobrém docházkovém systému má HR tým přístup k reportům v reálném čase, kontrole přesčasů, přepočtu nároků, administrativním oprávněním k nápravě chyb zaměstnanců a množství dalších funkcí, které jim usnadní práci a výrazně snižují riziko jakýchkoliv nepřesností.

HR může mít plně pod kontrolou i nastavení systému a naopak, pokud systém automaticky kontroluje legislativu a dodavatel přebere na sebe zodpovědnost za jeho aktualizace, HR oddělení je zcela osvobozeno od této vyčerpávající části jejich práce.

3. Vyberte si cloudové řešení

Doby, kdy se zaměstnanci manuálně zapisovali do docházkových listů nebo se museli odpípnout na docházkových hodinách, jsou už dávno pryč. Naštěstí, nutno podotknout. Evidence docházky se, stejně jako mnohé další HR oblasti, digitalizovala. Máme několik možností, jak elektronicky sledovat docházku zaměstnanců, nejpreferovanějším řešením je však cloud.

Vezmeme-li v úvahu i nutné změny způsobené příchodem pandemie COVID-19 počátkem roku 2020, z požadavku na digitální sledování docházky se rychle stala nezbytnost. Stejně tak v mnohých firmách pomalu přestávají mít smysl biometrické systémy. Některé kvůli prevenci šíření nákazy pozastavili jejich používání.

Cloudové docházkové systémy jsou díky své spolehlivosti a bezpečnosti momentálně na špici v oblíbenosti.

Další faktory, jako ukládání dat na straně poskytovatele, žádná instalace a dostupnost z jakéhokoliv zařízení, jsou dodatečnými, ale stále důležitými výhodami cloudu.

 

4. Dejte přednost souladu s legislativou

I globální řešení může být v souladu s legislativou konkrétních zemí. Není nutné smířit se pouze se základními schvalovacími procesy u absencí a kontroly nároků nechat na HR oddělení. Můžete se tomu vyhnout a jednoduše si vybrat docházkový systém, který automaticky kontroluje nároky, čerpání i místní legislativu, a navíc je v souladu s GDPR. Sofistikovaná řešení umožňují také nastavení různých pracovních podmínek pro jednotlivé členy týmu. Tuto funkčnost oceňují zejména mezinárodní firmy, jejichž týmy bývají často složené z pracovníků a manažerů v různých koutech světa.

 

5. Zajímejte se o extra funkce, které vylepšují uživatelskou zkušenost

Některá globální řešení nabízí docházkový systém jako součást komplexnějšího nástroje, kde lze také spravovat firemní benefity a pracovní cesty, publikovat výplatní pásky či obstarávat nástupy nových zaměstnanců. Umožňují zpracovat nejen docházku, ale i související HR úkoly – pohodlně, v jednom systému. Taková integrace je praktická, je-li potřeba pro každý z úkonů robustní nástroj. Ale pro usnadnění práce všech zaměstnanců včetně personalistů je klíčem k úspěchu flexibilní a přizpůsobitelné řešení pro správu různých úloh a oblastí.

 

 

TULIP splňuje všechny potřeby mezinárodní společnosti na moderní docházkový systém. Pokud takové řešení hledáte a potřebujete se poradit, zeptat nebo dohodnout schůzku, napište nám.