Agilní přístup v práci na 3 příkladech. Od IT přes HR až po marketing

Agilní vs. klasický přístup k projektům

Agilita je schopnost provádět změny efektivně a rychle. Přisuzuje se jako vlastnost zvířatům, která v případě ohrožení života dokáží rychle reagovat a změnit směr, aby přežila. V podnikání je to poměrně trendová záležitost týkající se vývoje softwaru a řízení projektů.

Klasické přístupy v řízení projektů se nazývají vodopádové (waterfall), protože spočívají v udílení příkazů shora dolů a existuje poměrně jasná hierarchie rozhodování. Agilní přístup je odlišný a jeho podstatu bychom mohli shrnout do tří základních pravidel:

• při řízení projektů dát týmům větší pravomoci,
• zákazník je aktivně zapojen do vývoje (konzultuje se s ním),
• zákazník dostává hodnotu co nejdříve (postupně se „vypouštějí“ funkce pro použití a testování, nečeká se na dokonalý produkt).

KLASICKÝ PŘÍSTUP verzus AGILNÍ PŘÍSTUP

Z tabulky se může zdát, že agilní vývoj má jen samé přednosti, ale není to pravda. Jeho nevýhodou je, že se neklade důraz na dokumentaci, protože na ni není čas. Proto se stává, že produkt se nedostatečně zdokumentuje, chybí mu správné zápisy a návody. Působí zde také zvýšený tlak na týmy, na něž jsou kladeny vysoké nároky. Musí se umět rychle přizpůsobit změnám, musí umět dobře (a hodně) komunikovat se zákazníkem a hrozí též špatný odhad času a nákladů kvůli nečekaným změnám ve vývoji. Potřeba je i dobře nastavený vztah se zákazníkem.

Potřebujete klienta, který musí:

• být ochoten testovat,
• najít si čas,
• chápat, co od něj potřebujete a proč,
• být otevřený poskytování zpětné vazby atd.

Typy zaměstnanců, kteří budou bojovat proti agilnímu přístupu

Určitě se najdou zaměstnanci, kterým přechod na agilní přístup nebude vyhovovat a budou se mu bránit. Marcus Blankenship, školitel managementu, identifikoval tři typy takových zaměstnanců:

• Kovbojové a samorosti: Tito členové týmu nesnášejí každodenní hlášení a podávání pravidelných reportů o své práci.
• Hrdinové a krizoví manažeři: Lidé, kteří rádi zachraňují situaci na poslední chvíli. Problém spočívá v tom, že součástí agilního řízení je identifikace problémů dříve, než se z nich problémy stanou.
• Důslední samotáři: Členové týmu, kterým chybí sociální dovednosti a nemají zájem je zlepšovat.

Identifikace takových zaměstnanců ve firmě před zavedením změn a jejich příprava na adaptaci může eliminovat nebo alespoň výrazně snížit jejich odpor.

Příklady agilního přístupu v praxi

1. Agilní vývoj v IT

Agilní přístup si našel své místo především v oblasti IT, kde se uplatňuje při vývoji softwaru. Agilní vývoj softwaru klade důraz na adaptabilitu, flexibilitu a spolupráci v týmu i se zákazníkem. Agilní přístup umožňuje častější iterace a rychlejší reakce na změny. Jedná se o vývoj v cyklech, jde o postupné přidávání funkcí a testování s každým cyklem.

Velmi často se nepoužívá čistě agilní vývoj, ale kombinovaný přístup. Existují totiž situace a oblasti, kde je potřeba klasický přístup nebo zásah.

Podobně je tomu i u nás v TULIPu. Když jsme nedávno vyvíjeli novou verzi docházkové platformy s názvem Heron, použili jsme kombinovaný přístup.

„Ačkoli jsme fanoušky agilního přístupu, na začátku vývoje Heronu byly celky, které nebylo možné testovat po částech, protože nám chybělo propojení s modulem – například workflow. Začátek bych neoznačil za agilní přístup. Až po určité fázi jsme přešli na inkrementální vývoj v cyklech,“ říká Dušan Rehák, náš produkt owner.

Dušan na agilním vývoji oceňuje několik klíčových vlastností:

Zadání je vždy komplexnější, než se na první pohled zdá. „Ještě jsem se nesetkal s dostatečně promyšleným a popsaným velkým funkčním celkem, pokud by byl vyvinut pouze na základě původní dokumentace. I zkušený analytik/obchodní konzultant přehlédne aspekty reálného použití produktu, které se projeví až při praktickém testování. Teprve když se vám rozpracovaný produkt skutečně dostane do rukou a vyzkoušíte si ho, napadnou vás souvislosti, na které se zapomnělo. Nemluvě o UX (uživatelském rozhraní). Často zjistíte, že navržené ovládání je nevyhovující, protože klient ho bude používat jinak, než jste očekávali. To platí i v případě, že jsou návrhy obrazovek součástí dokumentace, nebo dokonce i v případě, kdy existuje prototyp (který problém eliminuje, ale neřeší).“

Změny v průběhu vývoje. „Pokud vývoj trvá dlouho, například půl roku, může se stát, že se některé požadavky a procesy u klienta změní a to, co je v dokumentaci, přestane platit.“

Klient se nedočká překvapení. „Klient s námi spolupracuje od začátku a vidí, kam produkt směřuje. Má možnost jej formovat tak, aby výsledek byl k jeho spokojenosti.“

Nevýhodou může být podle Dušana příliš mnoho změn. „Pokud ukážete, že je umíte zapracovat, může klient prosazovat neustálé změny. Případně odkládá spuštění projektu a nutí vás dodělat každý detail, místo aby se co nejdříve začaly využívat „nejužitečnější“‘ funkce. Umění je najít s klientem rozumný kompromis mezi flexibilitou a nutností dodržet časový plán,“ uzavírá Dušan.

2. Agilita v HR a řízení firmy

Agilní přístup se z IT přenesl i do jiných oblastí a často se používá v celkovém řízení firem. U nás TULIPu máme několik příkladů agilních nebo hybridních přístupů, ve kterých se najdou i mnozí z vás. Týkají se také HR oblasti, konkrétně pracovní náplně, zařazení do týmů a projektů nebo povyšování. Nemáme přesně stanovenou hierarchii, kam a po jaké době se může zaměstnanec posunout.

„Míváme pravidelná hodnocení zaměstnanců. Na nich lze dohodnout prakticky cokoli. Zaměstnanec nemá jasně vymezeno, co je jeho pracovní náplní. Ta se v průběhu času mění a já rád povzbuzuji kolegy, aby se posunuli tam, kde je to bude více bavit. Když se to tak domluví a dává to smysl, vývojář se klidně může stát projektovým manažerem, pokud ho víc baví organizování a komunikace s klienty. Mnohokrát se stalo, že naši zaměstnanci změnili tým, pokud chtěli vyvíjet nový modul,“ říká náš ředitel Viktor Mečiar.

Zaměstnance v tom podporujeme, protože všechny statistiky říkají, že zaměstnanci zůstávají ve firmách, kde se mohou posouvat dál. Pro 52 % mileniálů je to dokonce nejžádanější „benefit“ při hledání zaměstnání (nebo setrvání ve stávajícím)*. Agilní přístup v HR spočívá v tom, že se na zaměstnance díváme jako na zákazníka a podstatou je poskytnout mu co nejlepší „zákaznickou“ (tj. zaměstnaneckou) zkušenost. Úspěch či neúspěch tohoto přístupu se u zaměstnanců pravidelně testuje, využíváme k tomu metodiku SocioRating. Její výsledky jsme zpracovali do článku („Získali jsme certifikát SocioRating A+“) a chystáme se zveřejnit i výsledky dalšího průzkumu, který podstoupíme v nejbližší době.

3. Agilní přístup v marketingu

Agilita je o změnách a řešení neočekávaných situací. A o tom je i polovina marketingové práce. Zejména v IT nebo pokud je také zbytek firmy nastaven na agilní vývoj.

Soňa Výhonská, marketingová manažerka společnosti TULIP: „U nás v TULIPu musí být markeťák naprosto agilní, protože moduly platformy se skutečně vyvíjejí podle požadavků klienta. Je proto běžné, že předem promyšlená marketingová komunikace (a s ní i kampaň a rozpočet) se během doby, kdy ještě vzniká, čtyřikrát změní, protože stejně často se mění i podoba produktu/modulu platformy.“ 

Nejde tedy jen o „hraní si“ na sociálních sítích, kde se nejlépe projeví reakce na vnější i vnitřní dění (dobrým příkladem z marketingu může být online komunikace slovenského Kauflandu, která se téměř okamžitě a mimořádně vtipně trefuje do politické a společenské situace). Sociální sítě jsou jen špičkou ledovce a zábavným doplňkem celkové marketingové práce.

V TULIPu využívám sprinty v krátkodobých výkonnostních kampaních, především v PPC nebo komunikačních kampaních pro webináře a další akce, které pořádáme.

S klienty pravidelně vyhodnocujeme jejich spokojenost a ptáme se jich, co v platformě ještě potřebují nebo by ocenili jako přidanou hodnotu řešení a co jim naopak překáží. Součástí produktových změn je i následná operativnost v marketingu, kdy musíme neustále revidovat produktové podklady, PR materiály a dodávat nové. Formou sprintů probíhá také testování s návštěvníky webu a následné zapracování výsledků.

Do agilních kroků bych určitě zařadila i pravidelné týdenní schůzky věnované čistě marketingu. Takový intenzivní interval je nejefektivnější metodou, jak si nechat odsouhlasit změny a dohodnout se na různých postupech.

Většina výše uvedených příkladů jsou spíše praktické dopady agilních a kombinovaných přístupů k jednotlivým úkolům. Naším cílem nebylo popsat jednotlivé agilní metody. Sami je nepoužíváme na 100 % a na internetu existuje spousta návodů, jak na ně. Spíše ukazujeme, jak může opuštění vodopádového řízení projektů pozitivně ovlivnit jednotlivá oddělení a spokojenost zaměstnanců.

Zároveň platí, že ne každá firma je pro agilitu vhodná. Menší firmy mají pro ni mnohem příznivější předpoklady.

Poslední slovo autorky:

“Perfekcionismus zabíjí podnikání. Jsem o tom přesvědčena, ale trvalo mi dlouho, než jsem tuto brzdu ve své práci minimalizovala. Asi ji nikdy úplně neodstraním, myslím, že má původ v našem zkostnatělém školství, kde se za chyby trestá.  Neuvěřitelně mě brzdila a stále brzdí touha odevzdat stoprocentní práci. Ale taková přeci neexistuje. Nikdy se k ní nemusíte dopracovat. Tento článek jsem také „vypustila“ do světa ve verzi, kterou jsem si původně nepředstavovala. Ale kdyby měl být takový, jaký jsem ho chtěla mít, strávila bych pravděpodobně mnohonásobně více dní průzkumem a googlením, a na to nemám čas. Raději vám ho předložím v této podobě hned teď a v případě potřeby jej časem upravím, přepíšu a rozšířím. Navíc je dobré řídit se spíše tím, co odhalíte jako potřebu klienta než svou původní představou.”

Zdroje:

*https://medium.com/@BobtheBA/how-to-introduce-agile-project-management-to-your-employees-6c6158293190

https://rebel.blog.pravda.sk/2019/08/05/co-znamena-agilny-a-co-je-to-scrum/?print