Rok 2020 přinesl kromě pandemie také změny firemních procesů. Společnosti byly nuceny se velmi rychle přizpůsobit práci na dálku a mnohé zjistily, že odkládat digitalizaci procesů byla chyba a bez ní už to dál nejde.
Projděte si přehled odborných článků, které jsme v průběhu loňského roku připravili pro tematicky zaměřená česká a slovenská média.
HR úkoly, které digitalizace zkrátí z hodin na minuty
- Docházka a podklady pro mzdy
Nejčastěji zavádíme náš docházkový systém klientům, kteří doposud žádný nepoužívali. Mít desítky až stovky zaměstnanců a každý měsíc dokola řešit složité excely nebo opravovat chyby kolegů v docházkových knihách je vyčerpávající. Používáním sofistikovaného docházkového systému se vyhnete chybám při zpracovávání údajů, zapříčiněných lidským faktorem.
Obzvlášť v této době jsou ideálním řešením cloudové docházkové systémy, u nichž zcela odpadá instalace, docházka se nastaví v několika krocích a je možné ji rychle začít používat.
- Vyúčtování pracovních cest
Nyní se sice téměř necestuje, ale po vakcinaci se jistě služební cestování opět obnoví – tam, kde to má smysl. Cloudové služby zařídí jednoduchou online evidenci cesty. Zaměstnanec si zadá žádost o pracovní cestu, rezervaci ubytování a dopravy, a po návratu si požádá o vyúčtování. Sám naskenuje potřebné účtenky a sepíše veškeré údaje v přehledném online formuláři. HR se o nic nemusí starat, systém zaměstnance navede a vypočítá nároky.
- Nástupní proces i správa benefitů online
Posíláte smlouvy emailem? Změňte to a vyřešte náborový proces v cloudu. Můžete zde mít připravené drafty smluv, které nastupující zaměstnanec dostane zabezpečeným odkazem a vyplní v interaktivním formuláři. Pěkné, moderní a bezstarostné pro obě strany.
Administraci benefitů lze též zajistit ve stejném cloudu jako ostatní procesy. Nemusíte řešit sdílené excely kvůli přihlášení na firemní masáž nebo školení.
Podrobněji se o jednotlivých možnostech dočtete v našem článku, který vyšel v HRnews.cz:
HRnews.cz: Víte, které HR úkoly se digitalizací zkrátí z hodin na minuty?
O tom, že digitalizace je absolutně nezbytná a že nyní v řešeních přeskočíme celou jednu dekádu – čímž se snad výrazně pohne vpřed i zkostnatěná legislativa – se rozpovídal náš ředitel Viktor v slovenském podcastu Podnicast:
Tento fakt uznávají zejména velké společnosti, jimž přerůstá HR a účetní papírová agenda přes hlavu. Připravili jsme dvě případové studie o našich klientech, kteří se rozhodli svoje archivy digitalizovat. Jedna popisuje jednorázovou digitalizaci HR agendy a druhá pravidelnou digitalizaci příchozích účetních dokladů. Přečíst si je můžete na tomto odkazu:
Systemonline.cz: Jak probíhá digitalizace dokumentů v praxi?
Jak v této době přistupovat k docházkovým systémům?
Proč o nákupu jakéhokoliv nového nástroje do firmy uvažovat? Hlavním důvodem jsou peníze. V byznyse si každou investici promyslíte podle toho, kolik vám vydělá nebo ušetří. Je proto klíčové, aby manažer rozhodující o investicích pochopil, že přechod k digitalizaci procesů mu uspoří nemalou finanční částku, a získá navíc konkurenční výhodu.
Docházkový systém na první pohled žádné úspory nepřináší. Pravidelně do něj sypete určitou částku, ačkoliv doposud jste si vystačili s excelem, který je „zdarma“? Podívejte se, proč to tak úplně není:
1. Úspora času HR týmu
Pokud s rozšiřováním firmy nechce majitel neustále nabírat nové personalisty a zvyšovat mzdové náklady, potřebuje jejich práci zautomatizovat nebo přenést část zodpovědnosti přímo na zaměstnance. Online docházkový systém řeší obojí.
2. Eliminace pokut
Inspektorát práce pokutuje firmy, které nedodržují Zákoník práce. HR oddělení, jenž musí každý měsíc manuálně kontrolovat docházku, opravovat a přepočítávat, je zahlcené a můžete se spolehnout, že čas od času chybu udělá. Proto byste jim měli dopřát automatizaci. Povolte, aby systém automaticky kontroloval správnost dat, soulad s legislativou a interními směrnicemi.
3. Předcházení problémů jako COVID-19
Samozřejmě, že pandemii nového koronaviru nikdo neočekával. Ale řídit byznys je jako řídit auto, vždy předvídejte situaci. Digitalizace podniku vás umí připravit na různé situace a zmírnit jejich negativní dopady. Mohou to být:
- Problémy na pobočce – například požáry, záplavy;
- Výpadek interních IT serverů;
- Krádež, podvodné aktivity konkurence;
- Světová pandemie (chraň Bůh před další).
Firmy, které zavedly digitalizaci, měly s příchodem COVID-19 výrazně menší problémy. V průzkumech dokonce uváděly, že je pandemie téměř neovlivnila. Můžete říct to samé?
Více příkladů, jak vám docházkový systém může šetřit výdaje, najdete v našem článku pro Managementnews.cz:
Managementnews.cz: Proč vaše firma nutně potřebuje docházkový systém?
Na začátku pandemie jsme náš docházkový systém začali nabízet s implementací zdarma. Věřili jsme, že je potřeba navzájem si pomoci a že firmy s přechodem na home office začnou řešit docházkový systém v cloudu a poohlížet se po co nejlepším řešení. O „TULIP Home office“ edici jsme uveřejnili tiskovou zprávu, která se objevila v několika médiích, např. na IT portálu Touchit:
Touchit: Docházkový systém zadarmo? TULIP nyní vychází firmám vstříc
Pandemie přinesla nová očekávání od docházkových systémů
V minulém roce se do popředí dostaly požadavky, které byly ještě nedávno považovány za minoritní, ba přímo bezpředmětné, například:
- Evidence pracovní doby z domova;
- Správa docházky a její plánování na dálku;
- Odbourání papírových podkladů, žádanek a potvrzení;
- Flexibilita a rychlá reakce na legislativní změny.
Jednotlivé požadavky jsme detailně rozebrali pro náš oblíbený IT Systems v listopadovém vydání:
Systemonline.cz: Nové požadavky na docházkové systémy v době covidové
Co s turnikety a biometrikou při evidování docházky?
Firmy se často domnívají, že docházkový systém není dostatečný, pokud nezaznamenává příchody a odchody pomocí aktivních prvků, jako jsou turnikety, čipové karty, nebo dokonce biometrie. Zavádějí proto přístupový systém i tam, kde je to absolutně nevhodné. Například v kancelářském prostředí. Tam dokonce často dubluje již existující přístupový systém dostupný a používaný v celé budově.
Používání přístupového systému ale není evidencí docházky a naopak, při používaní docházkového systému není nutné monitorovat pohyb zaměstnanců, a přesto stále splňovat všechny legislativní požadavky.
Samostatnou kapitolou je evidence docházky pomocí biometrických prvků, tedy otisků prstů nebo oční sítnice. Biometrie je velmi oblíbená a stále více firem by ji chtělo využívat. Mnohdy si však neuvědomují, že se jedná o shromažďování osobních údajů v kategorii citlivých údajů, a ty lze shromažďovat jen ve specifických případech a po výslovném souhlasu dotčené osoby, což je v případě zaměstnance vždy sporné. Proto monitorovací systémy s biometrií doporučujeme pouze firmám, které spadají do kategorií, jež vymezují naše zákony a GDPR (např. firmy z oblasti zdravotnictví nebo vědy).
Chcete-li se o tomto problému dozvědět více, celý náš příspěvek je dostupný na webu odborného IT časopisu IT Systems:
Systemonline.cz: Proč přístupové systémy nejsou evidencí docházky zaměstnanců?
Pokud jde o typy systémů, máte více možností. Od softwaru, který se k vám nainstaluje, až po nejmodernější, tzv. Saas model (software jako služba). Při něm odpadá složitá instalace a platformu používáte ve formě licencí přes internetový prohlížeč.
Model Saas umožňuje i malým firmám využít profesionální nástroje za rozumné ceny, včetně těch skutečně špičkových. Změnou fungování celého trhu sice ani dnes nezaplatíte výrazně méně, ale investici máte rozloženu v čase. Zároveň jsou tyto aplikace zkompletované rovnou do balíčků s infrastrukturou a vy se nemusíte starat vůbec o nic.
Více o tom, proč se i malým firmám vyplatí cloudové služby, najdete v našem článku pro IT Systems:
Systemonline.cz: Je model software jako služba výhodou pro malou firmu?
Jak se v 2020 měnil TULIP?
Kromě výše zmíněné free „TULIP Home office“ edice docházkového systému jsme vyvinuli modul pro online nástup zaměstnanců, který si ihned získal příznivce jak mezi našimi stálými klienty, tak i u nových zákazníků. Skvěle totiž zapadá do aktuálních potřeb trhu.
Prezentovali jsme jej na tematickém webináři, záznam je dostupný zde:
Více informací o modulu najdete na produktové stránce:
V roce 2020 jsme byli zařazeni do výběru Pozoruhodný produkt 2020. Tento žebříček každoročně sestavuje magazín Businessit.cz. Přehled všech pozoruhodných produktů za daný rok najdete na jejich webu:
Velkým otazníkem bylo, jak budeme po dobu pandemie fungovat. Vyřešilo se to však velmi rychle, zaběhla se firmou doporučená práce z domova a mnozí kolegové dodnes do kanceláře vůbec nechodí. Naštěstí to nijak neovlivnilo naši výkonnost, spíš bychom si dovolili tvrdit, že naopak. Více prozradila Soňa v anketě legendárního slovenského IT magazínu PC Revue:
Nextech.sk: ANKETA: Buducnost home office po skončení pandemie
Věříme, že rok 2021 bude minimálně stejně plodný, co se kvalitního obsahu a práce celého našeho týmu týče. Sledujte nás, aby vám nic neuniklo!
ZŮSTAŇTE V OBRAZE
Přihlaste se k odběru našeho newsletteru a dostávejte novinky přímo do svého e-mailu.
