- Jsou vaši dodavatelé dostatečně „sofistikovaní“?
- Jak můžete zjednodušit proces ?
- Potřebujete více než OCR (automatické rozpoznání textu)?
Bezpapírová kancelář, digitalizace dokumentů, automatické zpracování faktur a online účetnictví – pokud vVás lákají tyto trendy, čtete dál…
Na první pohled se zdá být zřejmé, že pokud nahradíme manuální přepisování faktur či jiných dokumentů prostřednictvím digitalizace a automatického vytěžování dat, budeme šetřit peníze, pracovat rychleji a budeme tedy efektivnější v každém ohledu.
… JE TO ALE SKUTEČNĚ TAK?
Položte si následující důležité otázky, ještě předtím, než se pustíte do vytěžování dat:
1. Jsou Vaši dodavatelé dostatečně „sofistikovaní“?
- Jsou faktury od Vašich dodavatelů vytištěné na nekvalitním papíru?
- Mají tyto faktury různou barevnou kombinaci pozadí, textu a loga?
V případě, že jste odpověděli na výše uvedené otázky kladně, tak je šance na plnou automatizaci vytěžených dat z těchto dokumentů nízká. Zároveň je nutné počítat s časem potřebným na ruční roztřídění dokladů, jejich oddělování, případně nalepování čárových kódů. Riziko chyb zvyšuje i zapojený lidský faktor.
Buďte o krok napřed!
Aby bylo možné se zbavit neočekávaných nákladů nebo ztrát, musíte se dostat do samého počátku procesu a dohodnout s dodavateli, aby Vám poslali elektronickou fakturu – buď v nestrukturovaných PDF nebo ideálně ve formátu EDI.
Pozor: Evropská unie podporuje využívání elektronické fakturace při přeshraničních transakcích.
2. Jak můžeme zjednodušit proces?
Důležité je vědět, která data z faktur či dokumentů skutečně potřebujete vytěžit. Potřebujete jen údaje z hlavičky faktury nebo i některé řádky? Obecně platí, že není moc efektivní vytěžovat všechna data. Zaměřte se pouze na data, která opravdu potřebujete – pro Váš účetní systém nebo reporty.
Stanovte si jasný cíl!
Stanovte si jasný cíl, co od vytěžování dat očekáváte. Chcete ušetřit náklady, čas nebo chcete vyřešit elektronické schvalování nákupů či jinou oblast? To vše má vliv na konečné řešení!
Pokud je vaším primárním cílem schvalovací proces, vytěžování dokladů může být spíše přítěží; schvalování vyřešte radši jednoduchou digitalizací a manuálním přepisem 2-3 základních polí
3. Potřebujete více než OCR (automatické rozpoznání textu)?
Připravte se na to, že úspěšnost vytěžení jednotlivých opakujících se dokladů může být vždy jiná. Na vytěžení papírových dokladů působí mnoho faktorů, jako například:
- kvalita papíru
- čistota skenovacího zařízení
- nové požadavky na vytěžování polí
- legislativní změny (např. nová úroveň DPH)
Outsourcujte!
Pokud se rozhodnete pro elektronické zpracování papírových faktur či jiných dokladů, máte v podstatě 2 možnosti. Dražší možností je zakoupení vlastního OCR softwaru, levnější je zabezpečení této služby externím dodavatelem.
V rámci outsourcingu vám dodavatel zabezpečí komplexní služby související s vytěžováním dokladů včetně třídění, lepení čárových kódů, skenování, doplnění potřebných údajů a archivace a dokáže vám zabezpečit přístup ke zpracovaným datům již 24 hodin od jejich doručení.
Fungujte bezpapírově – ale opravdu bezpapírově!
Papírové doklady postupně mizí z našeho života a bude tomu tak i nadále. Nasvědčuje tomu i legislativa, která postupně přestává papírové dokumenty striktně vyžadovat.
Ideálním řešením je tedy kompletní přechod z “papírového” řešení přímo na EDI, ISDOC či self billing. Bude to určitě krok správným směrem a dlouhodobě nejlepší řešení.
Chceme vám pomoct nastartovat váš byznys! Kontaktujte nás a společně zjistíme, jak vám můžeme pomoci!
