Jakým způsobem evidujete docházku zaměstnanců? Chcete-li se zbavit vlastnoručně vytvářených, nepřehledných excelových tabulek, naskočte na vlnu digitalizace. Vyznáte se v docházkových systémech a víte, jak pro svou firmu vybrat ten nejvhodnější?
Obrovské množství firem stále ještě eviduje docházku zaměstnanců v excelových tabulkách, které jim poté slouží jako podklady pro zpracování mezd. Jejich mzdové účetní si nad nimi nejspíš každý měsíc trhají vlasy. Jediná malá chyba může způsobit značné nepříjemnosti mzdovému oddělení a celé firmě. V případě kontroly od inspektorátu práce přicházejí mnohé podniky zcela zbytečně o peníze na pokutách.
Moderní docházkové systémy pro sledování docházky zaměstnanců umí tyto problémy eliminovat. Na trhu je jich mnoho a zaměřují se na různé potřeby firem. Který je ten nejlepší pro vás? Ne každá firma potřebuje evidovat docházku zaměstnanců stejným způsobem. Vyberte si podle svého typu podnikání a zamyslete se, čeho chcete zavedením nového docházkového systému dosáhnout.
Přístup kdykoli – evidence online
Máte zaměstnance na různých pobočkách, případně pracují z domova (na home office)? Vyberte si docházkový systém, který funguje online, v cloudu. Docházka se tak může jednoduše vyřešit v systému, aniž by si nadřízený se zaměstnancem neustále volali nebo vyměňovali množství e-mailů. Když zaměstnanec onemocní, kdykoli si online „z postele“ přes mobil vyřídí pracovní volno. V čase pandemie asi nemusíme zdůrazňovat, jak užitečný takový systém je. Vzdálený přístup se stal v roce 2020 v podstatě ze dne na den nejžádanějším bodem při výběru IT řešení.
Propojení se mzdovým systémem
Toto by měla byt jedna z podmínek při výběru nového docházkového systému. Propojení se mzdovým softwarem nesmírně ulehčí práci mzdovým účetním, kteří ve firmě zpracovávají mzdy. Propojení může být napřímo (např. přes API) nebo prostřednictvím na míru připravených formátů exportních souborů, které si jednoduše nahrajete do mzdového SW. První zmíněné je pohodlnější, druhé zase levnější. Obojí každopádně zjednodušuje mzdovou agendu. Je na vás, který způsob upřednostníte.
Důvěřuj, ale prověřuj – čipové karty
Existují firmy, kde je velké množství zaměstnanců, nadřízení nejsou přímo na pracovišti nebo se v minulosti vyskytly podvody při docházce zaměstnanců a dodržování pracovní doby. Pokud si potřebujete ohlídat pohyb lidí na pracovišti, pořiďte si čtečky čipových karet. Zaměstnanci označují každý příchod a odchod na/z pracoviště. Použití je obvyklé v továrnách, výrobních halách nebo korporacích se stovkami zaměstnanců. Většina systémů tyto údaje vyhodnocuje a zpracovává jako podklady pro zpracování mezd. Čipové karty však dávají smysl jen při pracovní náplni, kterou není možné vykonávat z domova. Jestliže vás láká také evidence docházky za pomoci biometrie, doporučujeme náš dřívější článek, ve kterém jsme se na tento typ systémů zaměřili z pohledu legislativy. Není totiž povolené v jakékoli firmě používat biometrii, pokud k tomu nemáte závažný důvod, proto to obvykle nedoporučujeme. Více informací najdete ve zmíněném článku.
Negativní a pozitivní evidence docházky
Oba výrazy jsou hovorové a naše legislativa s nimi nepracuje. Ale v oblasti evidence docházky a systémů, které ji zabezpečují, jsou to pojmy zaužívané. Poměrně přesně pojmenovávají způsob evidence docházky, ke které zákazník inklinuje, a varianty řešení, které má dodavatel docházkového systému v portfoliu.
Co chápeme pod pojmem negativní docházka?
Negativní docházka je způsob evidence docházky zaměstnance, při které se nezaznamenává každý příchod, odpracovaný čas, ani odchod z práce. Tyto údaje jsou v docházkovém systému předem nastavené dle pracovního kalendáře zaměstnance. Evidence tedy spočívá pouze v tom, že si zaznamenává výjimky z měsíčního plánu – primárně různé typy absencí (lékař, dovolená) nebo výjimečných přítomností, jako jsou přesčasy, práce z domova a podobně.
Tuto formu evidence docházky upřednostňují firmy, které nepotřebují striktně sledovat přítomnost a denní náplň práce svých lidí. Jsou to především kancelářské profese nebo kreativní odvětví jako umění, marketing, architektura a podobně.
Některé firmy dělí zaměstnance na administrativní pracovníky – z oddělení jako je HR, ředitelství, obchod nebo marketing – a na pracovníky z provozu nebo výroby. U administrativních zaměstnanců jim stačí evidovat negativní docházku, ale u pracovníků z výroby upřednostňují pozitivní evidenci docházky. Jak tato funguje?
Co je pozitivní docházka?
Pozitivní docházka je přesný opak, tedy evidence každé odpracované hodiny. Počet odpracovaných hodin nejčastěji evidují lidé pracující například ve výrobě, aby vykázali práci přesčas, o svátcích, v noci a podobně. Případně různí konzultanti, kteří klientům fakturují svoje služby dle hodin odpracovaných na projektu.
Do detailu dotáhnutá pozitivní docházka zahrnuje i evidenci příchodů, odchodů a přestávek prostřednictvím přístupových systémů.
LÍBI SE VÁM TENTO ČLÁNEK?
Staňte se odběratelem našeho newsletteru a horké novinky příště poputují přímo do vaší e-mailové schránky.
Zmínili jsme nejběžnější kritéria, podle kterých zvládnete lehce vyfiltrovat základní požadavky na docházkový systém. Na trhu je jich dost a náš souhrn vám měl pomoci při prvním kroku – vyjasnění priorit. Máte-li další otázky, jsme tu pro vás.
TULIP je cloudové řešení, které nevyužívá snímače na karty, docházka zaměstnanců se registruje pouze online. Proto je vhodné hlavně pro „kancelářské“ společnosti nebo oddělení, kterým vyhovuje tento způsob evidence docházky s napojením na mzdový software a podle požadavků místní legislativy. Máte-li zájem o více informací, dohodněte si s námi demo prezentaci platformy TULIP:
