Jak evidujete docházku svých zaměstnanců? Chcete-li se zbavit nepřehledných excelových tabulek, naskočte na vlnu digitalizace. Jaké docházkové systémy existují a jak si pro svou firmu vybrat ten správný?
Neuvěřitelné množství firem dnes stále ještě ručně eviduje docházku zaměstnanců v excelových tabulkách, na jejichž základě se následně zpracovávají podklady pro mzdy. Každý měsíc si pravděpodobně vaše mzdové účetní rvou vlasy. Navíc jedna malá chyba může způsobit velké nepříjemnosti jednak mzdovému oddělení, ale hlavně firmě jako takové v případě kontroly inspektorátem práce. Mnohé podniky tak přicházejí o zbytečně vysoké částky na pokutách.
Moderní docházkový systém pro sledování docházky zaměstnanců pomůže těmto problémům předejít.
Jaký je však nejlepší pro vás? Ne všechny společnosti totiž potřebují evidovat docházku zaměstnanců stejným způsobem.
Negativní a pozitivní evidence docházky
Důležité je rozhodnout se, má-li si každý zaměstnanec evidovat pozitivní docházku nebo pouze negativní. Co to znamená? Tzv. negativní docházka se využívá nejčastěji u klasických kancelářských pracovních pozic s 8hodinovou pracovní dobou. Pracovníci mají být v práci 8 hodin denně, 5 dní v týdnu. Zaměstnavatel tedy s touto docházkou počítá a v jeho evidenci mají zaměstnanci pracovní dobu přednastavenu. Jediné, co si budou v docházkovém systému evidovat, jsou výjimky – absence. Odtud tedy negativní docházka.
Tzv. pozitivní docházka je přesný opak, čili evidování každé odpracované hodiny. Počet odpracovaných hodin si nejčastěji evidují lidé, kteří pracují např. ve výrobě, aby se zaznamenala práce přesčas, ve svátek, v noci a podobně.
Přístup kdykoliv – online evidence
Máte zaměstnance v různě vzdálených pobočkách, případně pracující z domova (tzv. home office)? Zvolte si docházkový systém, který funguje online. Docházka se tak může jednoduše řešit v systému, aniž by byl nadřízený nucen si vyměnit se zaměstnancem množství emailů, příp. dokonce kvůli docházce telefonovat. Pokud zaměstnanec onemocní, kdykoliv si online, třeba i z postele přes mobil, vyřídí pracovní volno.
Propojení se mzdovým softwarem
Po svém novém docházkovém systému vyžadujte i tuto funkcionalitu. Nesmírně to ulehčí práci mzdovým účetním, kteří zpracovávají výplaty ve firmě.
Důvěřuj, ale prověřuj – čipové karty
Existují firmy, které mají mnoho zaměstnanců, nadřízení navíc nejsou přítomni přímo na pracovišti, anebo se v minulosti vyskytly podvody v docházce zaměstnanců a dodržování pracovní doby. Pokud si chcete pohlídat pohyb lidí po pracovišti, obstarejte si čtečky čipových karet. Zaměstnanci označují každý příchod a odchod z místa výkonu práce. Využívá se nejčastěji v různých továrnách, výrobních halách nebo korporacích se stovkami zaměstnanců. Většina systémů pak tyto údaje vyhodnocuje a upravuje jako podklady pro zpracování mezd.
Podle zmíněných kritérií si můžete vybrat docházkový systém ideální právě pro vaši společnost. Na trhu je jich k dispozici vícero.
TULIP je cloudové řešení, které nevyužívá snímače karet (jsme však schopni s nimi TULIP propojit). V TULIPu se docházka zaměstnanců registruje pouze online. Proto je naše řešení vhodné zejména pro malé a středně velké firmy, kterým bohatě vyhovuje evidence docházky s napojením na mzdový software a podle standardů české legislativy (případně slovenské, polské, maďarské či rumunské). Pokud vás TULIP zaujal, vyžádejte si cenovou nabídku:
