ESS portál. Co to znamená a jaký je jeho přínos pro vaši firmu?

Co znamenají zkratky ESS a MSS?

V češtině obvykle mluvíme o podobném řešení jako o zaměstnaneckém portálu.

Hlavní znaky ESS

• Webová, resp. cloudová služba, „software as a service“ (SaaS) – software jako služba dostupný online;
• Dostupnost 24/7;
• Vysoce zabezpečená služba s přístupem pomocí jména a hesla. V některých případech pomocí biometrických údajů;
• Editovatelná data dle různých úrovní přístupů.

ESS poskytuje centralizovanou a efektivní komunikační platformu pro všechny vaše pobočky, bez ohledu na jejich geografickou polohu.

Většinou je postavená na cloudu. To znamená, že dokáže propojovat pobočky a okamžitě odrážet změny, které nastanou. Jako globální řešení efektivně odstraňuje limity spojené s různými časovými pásmy – každý zaměstnanec se připojuje z libovolného místa a získává informace ve chvíli, kdy mu to vyhovuje.

Taková platforma (portál, software, systém) musí být uživatelsky přívětivá a vysoce zabezpečená, kvůli citlivým údajům, které se v ní skladují. O bezpečnost dat se proto nemusíte bát. ESS portály jsou navrhnuté důkladně a s důrazem na soukromí a bezpečí.

Co většina ESS portálů nabízí?

Employee self-service (nebo jednoduše „zaměstnanecký portál“) dovoluje zaměstnanci vykonávat více úkolů souvisejících s pracovní a HR agendou, které by jinak musel dělat personalista či nadřízený.

Ty nejlepší ESS funkce umožňují zaměstnancům:

• Upravit jejich osobní údaje jako adresu, kontaktní informace, bankovní účty;
• Prohlížet mzdová data, stahovat výplatní pásky;
• Přistupovat k firemním směrnicím, návodům a příručkám;
• Má-li systém i docházkovou sekci, mohou si zaměstnanci evidovat docházku, zadávat požadavky ke schválení absencí a plánovat dovolené;
• Ukládat zaměstnaneckou dokumentaci (kontrakty, dodatky, seznam majetku);
• Klást otázky přes tzv. ticketing system (zadávání „ticketů“, tedy dotazů pro relevantní oddělení – IT, mzdové, HR);
• Získat přehled o firemních benefitech či událostech, případně si benefity i uplatňovat, nebo se nahlašovat na akce;
• Administrovat pracovní cesty.

Se zaměstnaneckým portálem jsou všechny informace dostupné v jednom cloudovém systému. To umožnuje firmě automatizovat a zefektivnit personalistiku v celé společnosti.

Chcete mít tyto informace stále u sebe?

Stáhněte si přehlednou infografiku →

Jaké jsou benefity ESS pro firmu a její zaměstnance na všech úrovních?

Benefity pro zaměstnance:

Každý zaměstnanec zvládá (a často také preferuje) dělat mnoho úkonů samostatně, čímž se eliminuje zbytečná komunikace s HR nebo IT oddělením.

Dáte-li zaměstnancům uživatelsky přívětivou platformu pro rychlou komunikaci přes cloud, dostávají se do pozice, kdy se sami starají o své vlastní pracovní pohodlí. Jsou nezávislejší a pomáhají HR oddělení.

Uložením důležitých dokumentů bezpečně v cloudu získávají zaměstnanci a celý tým možnost sdílet informace, diskutovat nad pracovními listy, sledovat změny v dokumentech a mnoho dalších funkcí, s nimiž dosáhnou rychlejšího a přesnějšího rozhodování napříč firmou.

Benefity pro manažery a HR oddělení:

MSS je v podstatě to samé jako ESS, ale z manažerského či HR pohledu – účet má vyšší práva a nabízí více možností, jak si manažer může ulehčit práci. Typickými příklady jsou reporty a schvalování.

Pokud k některým úkolům nemá zaměstnanec oprávnění přímo ve svém portálu, umožňují často systémy elektronickou komunikaci s HR oddělením napřímo. Zaměstnanci mohou posílat zprávy mimo pracovní dobu, což šetří čas jim i personalistům. Zároveň lze tuto funkcionalitu použít také ke komunikaci s jinými odděleními, jako IT, mzdové či finanční. Eliminujete tak zbytečnou emailovou nebo osobní komunikaci. V případě emailů může navíc jít o nepříliš bezpečný způsob, jak probírat citlivé údaje, například mzdu. Při osobní komunikaci je zase rizikem zapomětlivost nebo jednoduše vyrušování od jiné důležité práce. Jsou-li zprávy a požadavky v cloudu, zodpovědný pracovník si vybere vhodnou dobu, kdy se bude otázce věnovat.

Slouží-li ESS portál také jako docházkový systém, mají zaměstnanci i manažeři nástroj pro rychlou a přesnou evidenci své práce a docházky. HR oddělení deleguje zodpovědnost za správnou evidenci docházky na zaměstnance a získává přesné údaje pro výpočet mezd. To za předpokladu, že systém je v souladu s místní legislativou a dělá automatické kontroly.

Benefity pro firmu jako takovou:

Celkově firma ušetří na časovém vytížení administrativních pracovníků nespočet hodin kontraproduktivní a mnohdy neuspokojivé práce. Zvýší tak efektivnost důležitých úloh a správnost dat. A ve výsledku to firmě přinese jak úspory peněz, tak redukovaní lidských chyb.

Snížení administrativních nákladů pak dává prostor ke zlepšení firemního technologického programu. Zaměstnanecký portál bývá často součástí větší technologické infrastruktury mimo firmy, neboť je obvykle poskytován jako SaaS platforma (software jako služba) od třetí strany. To zjednodušuje také práci IT oddělení a výrazně mu uvolňuje ruce.

Stručné shrnutí největších benefitů ESS a MSS systémů:

• Ušetřený čas – snížení počtu pracovních hodin (odpracovaných);
• Úspora nákladů;
• Zvýšení přesnosti dat;
• Zvýšení efektivity práce;
• Redukce lidských chyb;
• Zlepšení pracovního prostředí a atraktivity na trhu práce pro firmu;
• Konkurenční výhoda;
• Větší loajalita zaměstnanců díky užšímu zapojení do pracovního života;
• Držení kroku s digitálními trendy;
• Redukce spotřeby papíru.

Pokud jste ještě u vás ve firmě žádný zaměstnanecký portál nezavedli, není důvod váhat. Benefity vysoce převyšují náklady a další předpokládané nevýhody, jako například obávaný odpor konzervativních zaměstnanců ke změně zaběhnutých postupů.

Můžeme-li vám jako zkušený poskytovatel SaaS řešení jakkoliv pomoci při výběru, ozvěte se nám.

Náš vlastní ESS portál TULIP poskytuje všechny zmínění funkce. Chcete-li se dozvědět více, rádi se s vámi setkáme a předvedeme vám, jaké možnosti nabízí.