Jak si správně zvolit systém evidence docházky zaměstnanců?

Obrovské množství firem stále ještě eviduje docházku zaměstnanců v excelových tabulkách, které jim poté slouží jako podklady pro zpracování mezd. Jejich mzdové účetní si nad nimi nejspíš každý měsíc trhají vlasy. Jediná malá chyba může způsobit značné nepříjemnosti mzdovému oddělení a celé firmě. V případě kontroly z inspektorátu práce přicházejí mnohé podniky zcela zbytečně o peníze na pokutách.

Moderní docházkové systémy pro sledování docházky zaměstnanců umí tyto problémy eliminovat. Na trhu je jich mnoho a zaměřují se na různé potřeby firem. Který je ten nejlepší pro vás? Záleží na tom, jaký typ docházky ve firmě máte, jakou evidenci chcete sledovat, jaké další systémy používáte a na mnoha dalších faktorech. Ne každá firma potřebuje evidovat docházku zaměstnanců stejným způsobem. Vyberte si podle svého typu podnikání a zamyslete se, čeho chcete zavedením nového docházkového systému dosáhnout.

Přístup kdykoli – evidence online

Máte zaměstnance na různých pobočkách, případně pracují z domova (na home office)? Vyberte si docházkový systém, který funguje online, v cloudu. Docházka se tak může jednoduše vyřešit v systému, aniž by si nadřízený se zaměstnancem neustále volali nebo vyměňovali množství e-mailů. Když zaměstnanec onemocní, kdykoli si online „z postele“ vyřídí pracovní volno přes mobil. Po časech pandemie asi nemusíme zdůrazňovat, jak užitečný takový systém je. Vzdálený přístup se v roce 2020 stal v podstatě ze dne na den nejžádanějším faktorem při výběru IT řešení.

Jednotlivé místní legislativy postupně zareagovaly na práci z domova a docházka se již netýká fyzické přítomnosti v práci. I taková práce má však svá pravidla a docházkové systémy se jim přizpůsobily. Docházka se tak eviduje i na „home office“, a to právě díky cloudovým systémům. Neinstalují se přímo na provozovnách nebo do počítačů zaměstnanců. Jsou dostupné online a jakékoli zařízení s přístupem na internet je může využít. Odpadá vám tak údržba a instalace.

Propojení se mzdovým systémem

Toto by měla byt jedna z podmínek při výběru nového docházkového systému. Propojení se mzdovým softwarem nesmírně ulehčí práci mzdovým účetním, kteří ve firmě zpracovávají mzdy. Propojení může být napřímo (např. přes API) nebo prostřednictvím na míru připravených formátů exportních souborů, které si jednoduše nahrajete do mzdového SW. První zmíněné je pohodlnější, druhé zase levnější. Obojí každopádně zjednodušuje mzdovou agendu. Je na vás, který způsob upřednostníte.

Další propojení

Propojení na mzdový software je jedna věc, ale firma často využívá různé další systémy a potřebuje mezi nimi přenášet data. Např. obyčejné sjednocení firemních hesel, aby zaměstnanec nemusel mít pro každý software samostatné přihlašovací jméno a heslo. Dělá se to pomocí funkce single sign-on a pokud ji požadujete, ověřte si nejprve, zda váš nový docházkový software tuto funkci podporuje.

Další možností propojení je napárování docházky do kalendáře. Zadáte-li si požadavek na dovolenou nebo PN v docházkovém systému, měl by vám umožnit propojení s kalendářem tak, že se do něj dovolená či jiné volno přepíše (nebo je tam nahrajete). Vaši kolegové tak uvidí, kdy jste nedostupný. Propojení s Outlookem, Gmailem či jiným e-mailovým klientem bývá součástí systémů pro evidenci docházky.

Soulad s legislativou – není tak samozřejmý, jak by se mohlo zdát

U pobočky velké zahraniční společnosti se často může stát, že dostane od „matky“ v zahraničí nařízeno implementovat robustní mezinárodní HR nebo docházkový systém kvůli sjednocení napříč všemi zeměmi. Je pochopitelné, že firma chce mít jednotný systém a vyhnout se implementacím desítek platforem. Ale mnohá mezinárodní řešení nejsou schopna plnohodnotně pokrýt legislativu v menších zemích. Proto se stává, že firma využívá řešení napříč zeměmi, které má povinnost používat, ale k němu si zavede místní systém kontrolující legislativu, který se napojí na zmiňovaný větší software. Proto, když si vybíráte řešení a máte to plně ve svých rukou, nezapomeňte se ujistit o souladu s legislativou v zemích, kde působíte nebo kam plánujete expandovat.

Důvěřuj, ale prověřuj – čipové karty

Existují firmy, kde pracuje velké množství zaměstnanců, nadřízení nejsou přímo na pracovišti nebo se v minulosti vyskytly podvody při docházce zaměstnanců a dodržování pracovní doby. Jestliže si potřebujete ohlídat pohyb lidí na pracovišti, pořiďte si čtečky čipových karet. Zaměstnanci označují každý příchod a odchod na/z pracoviště. Nejčastější využití bývá v různých továrnách, výrobních halách nebo korporacích se stovkami tisíc zaměstnanců, kde jsou přístupy na jednotlivá oddělení limitovány. Většina systémů poskytuje i možnost zadávání absencí – poté tyto údaje vyhodnocuje a zpracovává jako podklady pro zpracování mezd. Čipové karty však dávají smysl jen při pracovní náplni, kterou není možné vykonávat z domova. Jestliže vás láká také evidence docházky za pomoci biometrie, doporučujeme náš dřívější článek, ve kterém jsme se na tento typ systémů zaměřili z pohledu legislativy. Není totiž povoleno v jakékoli firmě biometrii používat. Pokud k tomu nemáte závažný důvod nebo konkrétní typ byznysu, který to vyžaduje, obvykle ji nedoporučujeme. Více informací najdete ve zmíněném článku o evidenci docházky pomocí biometrie.

Negativní a pozitivní evidence docházky

Oba výrazy jsou hovorové a naše legislativa s nimi nepracuje. Ale v oblasti evidence docházky a systémů, které ji zabezpečují, jsou to pojmy běžně užívané. Poměrně přesně pojmenovávají způsob evidence docházky, ke které zákazník inklinuje, a varianty řešení, jež má dodavatel docházkového systému v portfoliu.

Co chápeme pod pojmem negativní docházka?

Negativní docházka je způsob evidence docházky zaměstnance, při které se nezaznamenává každý příchod, odpracovaná doba, ani odchod z práce. Tyto údaje jsou v docházkovém systému předem nastaveny dle pracovního kalendáře zaměstnance. Evidence tedy spočívá pouze v tom, že si zaznamenává výjimky z měsíčního plánu – primárně různé typy absencí (lékař, dovolená) nebo výjimečných přítomností, jako jsou přesčasy, práce z domova a podobně.

Tuto formu evidence docházky upřednostňují firmy, které nepotřebují striktně sledovat přítomnost a denní náplň práce svých lidí. Jsou to především kancelářské profese nebo kreativní odvětví jako umění, marketing, architektura a podobně.

Některé firmy dělí zaměstnance na administrativní pracovníky – z oddělení jako je HR, ředitelství, obchod nebo marketing – a na pracovníky z provozu nebo výroby. U administrativních zaměstnanců jim stačí evidovat negativní docházku, ale u pracovníků z výroby upřednostňují pozitivní evidenci docházky. Jak tato funguje?

Co je pozitivní docházka?

Pozitivní docházka je přesný opak té negativní, jde tedy o evidenci každé odpracované hodiny. Počet odpracovaných hodin nejčastěji evidují lidé pracující například ve výrobě, aby vykázali práci přesčas, o svátcích, v noci a podobně. Případně různí konzultanti, kteří klientům fakturují svoje služby dle hodin odpracovaných na projektu.

Do detailu dotáhnutá pozitivní docházka zahrnuje i evidenci příchodů, odchodů a přestávek prostřednictvím přístupových systémů.

Když už mluvíme o evidenci odpracovaných hodin, víte, jaký je rozdíl mezi evidencí pracovní doby a evidencí docházky? Přečtěte si náš článek, kde oba pojmy z pohledu legislativy vysvětlujeme.

Evidence pracovní doby vs. Evidence docházky článek

Zmínili jsme nejběžnější kritéria, podle kterých zvládnete lehce vyfiltrovat základní požadavky na docházkový systém. Na trhu je jich dost a náš souhrn vám měl pomoci při prvním kroku – vyjasnění priorit. Máte-li další otázky, jsme tu pro vás.

TULIP je cloudové řešení, které nevyužívá snímače na karty, docházka zaměstnanců se registruje pouze online. Proto je vhodné hlavně pro „kancelářské“ společnosti nebo oddělení, kterým vyhovuje tento způsob evidence docházky s napojením na mzdový software a podle požadavků místní legislativy. Máte-li zájem o více informací, dohodněte si s námi demo prezentaci platformy TULIP.