Které IT služby se vyplatí outsourcovat?

Nepouštějte se za každou cenu do vývoje vlastních IT řešení. Obvykle se to vůbec nevyplatí. Většinu IT služeb nemá smysl vyvíjet interně, avšak existují i takové, které je příhodnější si nechat „u sebe“. Podíváme se na pár situací, kdy se raději obrátit na dodavatele, a několik dalších, kdy je lepší si procesy zařídit interně.

V dnešní době už většina firem ví ze své zkušenosti, že vlastní IT oddělení nemusí přinášet požadovaný efekt a výsledky. Důvodem bývá, že si pro pokrytí interním oddělením vyberou nesprávné služby. Vlastní IT sekce ve firmě dává smysl, ale je třeba si ujasnit, jaké funkce má plnit a co je lepší nechat na dodavateli.

Žádná společnost se v moderním podnikání neobejde bez vysokorychlostního internetu, systémových aplikací, online platforem, CRM systémů, účetního softwaru a dalších IT pomocníků. Které z těchto služeb vyvíjet a kdy se spolehnout na outsourcing?

Hlavní výhody outsourcingu IT služeb

Velkým omylem je domnívat se, že vlastní řešení zvládnete lépe nebo snad levněji. Právě v této oblasti lze nalézt hlavní výhody B2B outsourcingu, obzvláště v případě IT firem.

1. Vyšší kvalita

Je třeba přiznat, že ta bývá na straně outsourcingové společnosti. IT služby jsou jádrem jejího byznysu, proto neustále sleduje trendy a inovace. Investuje peníze do svých programů, zaměstnanců i bezpečnosti. Např. cloudové firmy podstupují penetrační testování za statisíce korun, aby ochránily data svých klientů. Budete něco takového řešit i vy? Podobné starosti je lepší nechat na jejich bedrech, ne na vašich. Nic vás pak neodvádí od vašich podnikatelských plánů.

2. Levnější řešení

Možná se to zpočátku nezdá. Obzvláště ve chvíli, kdy dostanete do rukou nacenění externích služeb. Zkuste si však porovnat nepřímé náklady. Výdaje, které byste měli, pokud byste celé řešení připravili „in-house“. Nábor nových lidí, měsíce vývoje a práce, implementace, údržba, sledování legislativních změn a jejich zapracování. Nemluvě o neustálých školeních zaměstnanců. A to vše jen proto, abyste měli podporu pro hlavní cíl vašeho byznysu. Opět jde o věci, které bude umět plnohodnotně nahradit váš dodavatel.

3. Žádné nákupy licencí

Pronájem řešení od IT společnosti znamená, že nenesete náklady na licence. Žádný nákup složitých systémů, hardwaru či softwaru. Správná outsourcingová společnost je všechny má a poskytuje vám v rámci nabízeného řešení.

4. Možnost změn

Vaše firma se pochopitelně vyvíjí. Je-li úspěšná, povětšinou roste. Možná proto časem budete potřebovat rozšíření outsourcingu nebo úpravy stávajícího řešení. Firmy nabízející IT služby mají bohaté zkušenosti s různými typy společností i jejich požadavky. Obvykle tudíž přistupují k podobným požadavkům vstřícně. Dokonce vám mohou samy navrhnout řešení, která by vás ani nenapadla. U interních záležitostí můžete často ztratit odstup a vnímat věci omezeně v rovině vašeho oboru. Externí firmy vám umí poskytnout nový pohled na věc.

Důvodů je mnohem více, v každém případě platí – nepouštějte se do vývoje vlastních IT řešení, pokud to není nezbytně nutné. Důvěřujte firmám, kterým věří spousta velkých hráčů na trhu, a myslete především na svůj podnikatelský záměr.

Které IT služby určitě outsourcovat?

Existují řešení, která nedokáže nahradit vývoj na míru realizovaný vaším IT oddělením. Většinou se týkají procesů závislých na místní legislativě, kdy se daná služba zaměřuje na úzce specifikovanou oblast, a může si tedy dovolit neustále vylepšování. Patří sem:

1. Účetní a mzdový software

Kalkulace mezd a evidence účetnictví jsou mimořádně úzce navázány na legislativu, proto je nesmysl vytvářet si vlastní software. Trh v každé zemi nabízí pro tuto službu hned několik softwarů. Zároveň platí, že působí-li vaše společnost na více trzích, nevyhnete se tomu, abyste účetní a mzdový software měli v každé zemi jiný. Firmy nabízející tato řešení se obvykle orientují maximálně na 1-2 země a umí vám pak službu zajistit na obou trzích. Příkladem může být třeba české Asseco, které má svůj software lokalizovaný pro Česko i Slovensko. Nicméně stále mluvíme o 2 různých instalacích, byť od jednoho výrobce.

2. CRM a projektové plánování

Zákaznické portály, v nichž můžete evidovat kartu zákazníka se smlouvami, komunikací, cenovou kalkulací, fakturami a dalšími údaji, se také nevyplatí navrhovat interně ve firmě. Platí to i pro nástroje plánování a vykazování odpracované doby na projektech. Dostupná řešení automatizují přepočítávání nákladů, rozdělují je správným poměrem na zaměstnance a nabízejí plnou evidenci údajů, které chcete sbírat.

3. Evidence docházky a HR portál

Opět platí, že evidování docházky zaměstnanců se v každé zemi musí řídit místní legislativou. Někde počítají absence v hodinách, jinde v půldnech či celých dnech. Povinné přestávky při plánování směn, pravidla přesčasů, příplatků a mnohé další proměnné nemusíte sledovat sami. Personální oddělení se může spolehnout na cloudový docházkový systém, který automaticky přepočítává veškeré náležitosti. Pokud je systém dostatečně uživatelsky přívětivý a zaměstnancům se s ním dobře pracuje, získají moderní systém, který posílí jejich loajalitu k zaměstnavateli – což je dnes mimořádně důležité.

Podobné je to s HR systémem (docházka často bývá jeho součástí), v němž je možné spravovat výplatní pásky, pracovní cesty, firemní benefity, nástupy zaměstnanců a spoustu další úkolů každého personalisty.

Sami si jen obtížně vytvoříte systém, který bude reflektovat zákonná pravidla při plánování směn, kalkulovat nároky, a ještě se dobře používat i vypadat. Nemluvě o vytížení serverů a zabezpečení platformy.

Řekli jsme si, co se nevyplatí vyvíjet pod vlastní střechou. Nyní se ale podívejme, které IT služby je lepší ponechat internímu oddělení ve firmě.

Jaké IT služby ponechat ve vlastní režii?

Brzy se podíváme na konkrétní řešení a služby z IT oblasti dostupné na našem trhu a vytipujeme pro vás to nejlepší.