Legislativa v oblasti pracovních cest | seriál – část 2: Česko

Pracovní cesta:

Pracovní cestou rozumíme dobu od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, včetně výkonu práce na daném místě a návratu zaměstnance z této cesty. Pravidelným pracovištěm se rozumí místo dohodnuté se zaměstnancem. Pokud domluvené není, jde o místo výkonu práce uvedené v pracovní smlouvě.

Dohoda o provedení práce:

Aby měli na cestovní náhrady spojené s výkonem pracovní cesty nárok také zaměstnanci, kteří pracují pro zaměstnavatele na základě některé z dohod mimo pracovní poměr, je nutné tento nárok v dohodě přímo sjednat. Je třeba uvést místo výkonu práce, resp. místo pravidelného pracoviště, od kterého se následně konkrétní nárok na cestovní náhrady odvozuje. V rámci dohody o provedení práce je možné se domluvit, že zaměstnavatel poskytne náhrady také při cestě z obce pobytu zaměstnance do místa výkonu práce a zpět jako při pracovní cestě i tehdy, kdy není určeno místo pravidelného pracoviště.

Vlastní motorové vozidlo:

Zaměstnanec může se souhlasem zaměstnavatele použít na služební cestě vlastní motorové vozidlo. Zaměstnanci pak náleží základní náhrada za každý 1 km (náhrada má kompenzovat opotřebení auta a jeho servis) a náhrada za spotřebované pohonné hmoty – buď podle skutečně zaplacené ceny, nebo podle paušálu stanoveného vyhláškou. Cena paliva se vynásobí spotřebou auta podle technického průkazu a počtu ujetých kilometrů.

Stravné při tuzemské pracovní cestě:

Zaměstnancům v nepodnikatelské sféře určuje zákon horní a spodní hranici výše stravného, v závislosti na době trvání pracovní cesty v rámci jednoho dne. V případě podnikatelské sféry zákon stanovuje pouze minimální hodnotu stravného v závislosti na době trvání pracovní cesty, horní hranice určena není. Zde je třeba poznamenat, že jako daňově uznatelný náklad může zaměstnavatel v podnikatelské sféře využít pouze částku proplacenou ve výši, která nepřesahuje horní hranici výše stravného v nepodnikatelské sféře.

Stravné při zahraniční pracovní cestě:

Při zahraniční pracovní cestě vznik nároku na náhrady v eurech nebo v jiné měně začíná přechodem hranic, odletem a příletem letadla, odjezdem nebo příjezdem lodi z/do přístavu. Jednotlivé sazby určuje Ministerstvo financí a zaměstnanci přísluší výše sazby na základě trvání cesty v zahraničí. Pokud trvá pracovní cesta mimo Českou republiku méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje. Vznikne-li zaměstnanci nárok i na tuzemské stravné, nárok na zahraniční stravné mu vzniká v případě, že se nachází mimo Českou republiku déle než 5 hodin. Jestliže zaměstnanec navštíví v rámci jednoho kalendářního dne 2 a více zemí, nárokuje se mu stravné za zemi, ve které strávil nejdelší dobu. Pokud zaměstnanec strávil v jednotlivých zemích stejný počet hodin, nárokuje si nejvyšší stravné. Pro účely zahraničního stravného se doby strávené mimo Českou republiku při více pracovních cestách (trvajících 1 hodinu a déle) v jednom kalendářním dni sčítají.

Krácení stravného:

Jestliže zaměstnavatel zajistí zaměstnanci na pracovní cestě bezplatné stravování, stravné se neposkytuje. Zajistí-li zaměstnavatel bezplatné stravování částečně, tj. mající charakter snídaně, oběda nebo večeře, stravné se úměrně krátí, a to za každé bezplatné jídlo podle výše sazby stravného. Pokud by zaměstnavatel stravné takto nekrátil, jednalo by se o nadlimitní stravné, a tedy zdanitelný příjem zaměstnance. Zaměstnavatelé v podnikatelské sféře však mohou svým zaměstnancům poskytnout zahraniční stravné snížené na 75 % bez udání důvodu.

Kapesné:

Kapesné se stanoví určeným procentem; v případě státní a příspěvkové sféry max. do výše 40 % zahraničního stravného zkráceného podle délky trvání zahraniční pracovní cesty, ovšem ještě před jeho krácením za bezplatně poskytnuté jídlo. Podnikatelé nejsou omezeni, ale pokud by šlo o vyšší procento, muselo by se zdaňovat. Obecně se proto doporučuje 40 % i v jejich případě. Kapesné však není zaměstnavatel povinen vyplácet ze zákona. Nárok by měl být založen kolektivní smlouvou, vnitřním předpisem, příp. dohodou se zaměstnancem, přičemž je nutné zajistit rovné zacházení.

Zálohy na náhrady:

Zákon určuje 2 možnosti poskytování záloh. První možnost je, že zaměstnanci bude poskytnuta záloha vždy až do předpokládané výše cestovních náhrad. Druhou možností je dohoda zaměstnavatele se zaměstnancem, že záloha poskytnuta nebude. Zaměstnavatel může zálohu v cizí měně poskytnout ve formě cestovního šeku nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.

Předložení vyúčtování a splatnost náhrad:  

Zaměstnanec je povinen nejpozději do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Náhrady jsou splatné ve lhůtě do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů. Pro obě splatnosti lze ve výjimečných situacích dohodnout jiný termín.

Nárokové cestovní náhrady:

Zaměstnavatel, který vysílá zaměstnance na pracovní cestu, určí místo nástupu, výkonu práce, dobu trvání, způsob dopravy a ukončení pracovní cesty. Zároveň může určit i další podmínky pracovní cesty. Zaměstnanci přináleží tyto náhrady:

• náhrada prokázaných cestovních výdajů,
• náhrada prokázaných výdajů za ubytování,
• stravné za stanovených podmínek,
• vedlejší výdaje,
• náhrada prokázaných cestovních výdajů za cesty k návštěvě jeho rodiny (v případě, že tuzemská pracovní cesta trvá déle než 7 po sebe následujících kalendářních dnů; zahraniční pracovní cesta by musela trvat déle než 1 měsíc a návštěvu rodiny by bylo potřeba předem sjednat).

Tyto náhrady nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti.

Pracovní cesty jsou v TULIPu rozděleny do 2 častí:

• požadavek na pracovní cestu (tedy plán),
• vyúčtování.

Pokud se zaměstnavatel dohodne se zaměstnancem na pracovní cestě, zaměstnanec je povinen zadat do TULIPu plán pracovní cesty. TULIP umožňuje v plánu uvést:

• místo nástupu na pracovní cestu,
• místo výkonu práce (země, město, společnost),
• dobu trvání pracovní cesty,
• způsob dopravy,
• místo skončení pracovní cesty,
• důvod pracovní cesty,
• plánované výdaje,
• poznámky,
• přílohy a další potřebné informace.

Požadavek na pracovní cestu může zadat i pracovník HR, manažer zaměstnance nebo jiná pověřená osoba. Zaměstnanec má v této části možnost požádat o zálohu v eurech nebo cizí měně. Trvání pracovní cesty se dle zadaného plánu automaticky zobrazí také v docházce zaměstnance, a to pro účely zpracování mezd.

Po schválení plánu kompetentními osobami a po návratu zaměstnance z pracovní cesty má zaměstnanec povinnost vyplnit vyúčtování pracovní cesty. Vyúčtování obsahuje veškeré informace, které zaměstnanec uvedl do svého plánu, s možností úpravy těchto údajů podle skutečnosti.

Zaměstnanec má k dispozici 5 sekcí:

• překročení hranic,
• stravné,
• výdaje,
• přílohy,
• náhrady za použití soukromého vozidla.

Šestou, kde není třeba nic vyplňovat, je „výsledek vyúčtování“.

TULIP automaticky vypočítá náhrady za stravu na základě časového pásma a přechodu hranic, které je zaměstnanec povinen uvést v sekcích pro Překročení hranic a Stravné. Pokud prochází zaměstnanec více zeměmi, má možnost doplnit všechny země přechodu během pracovní cesty a přesný čas odletu letadla, resp. přechodu hranice. Zaměstnanec je také povinen uvést bezplatnou stravu, kterou mu zaměstnavatel zajistil. TULIP na základě této informace automaticky krátí částku stravného za daný den.

Všechny cestovní výdaje má zaměstnanec možnost vyplnit v sekci Výdajů s uvedením data výdaje, typu výdaje, částky výdaje, v případě platby kartou částku výdaje v zahraničí v tuzemské měně. Výdaje, které zaměstnanec uhradil firemní kartou, v TULIPu označí a částka těchto výdajů je následně odečtena z celkového výsledku vyúčtování. Všechny přepočty do tuzemské měny jsou kalkulovány automaticky. Zaměstnavatel má také možnost poskytnout kapesné v domácí měně v rámci celé společnosti. Pokud zaměstnanec použil soukromé vozidlo, TULIP automaticky vypočítá náhrady za kilometry podle platné náhrady za 1 km pro daný rok. Zaměstnanec se může rozhodnout, zda použije cenu za spotřebované pohonné hmoty podle vyhlášky, nebo použije cenu z účtenky za nákup pohonné hmoty. TULIP automaticky přepočítá celkovou náhradu za spotřebované pohonné hmoty. Výsledek vyúčtování zaměstnanec vidí okamžitě po uvedení všech informací ve svém vyúčtování a může je měnit, dokud vyúčtování nepošle ke schválení a zpracování. Všichni účastníci pracovního postupu mají možnost stáhnout si formulář pracovní cesty.

Chcete vědět, jak vypadají pracovní cesty v platformě TULIP? Podívejte se na instruktážní video:

Brzy připravujeme popis legislativy i pro další země, odebírejte náš newsletter a sledujte sociální sítě, kde budeme o přidaných legislativách informovat.