Jak probíhá digitalizace dokumentů v praxi?

Při digitalizaci dokumentů hraje zásadní roli jejich kvalita, objem i typ. Důkazem mohou být dvě naše případové studie. V první se věnujeme digitalizaci faktur, v druhé pak HR agendě. Zároveň jde o dva různé přístupy k digitalizaci – pravidelný a jednorázový.

Projděte si naši případovou studii o pravidelné digitalizaci, připravenou pro časopis IT systems.

 

Projekt pravidelné digitalizace faktur

Klient má více než 100 entit, ze kterých se pravidelně digitalizují prodejní i nákupní faktury. Nad každým dokumentem probíhá v zaměstnaneckém portálu TULIP elektronické schvalování. Objemově se jedná o více než 25 000 dokladů měsíčně. Všechny doklady přicházejí do našeho skenovacího centra v Brně v různých nestrukturovaných formátech buď papírově, nebo elektronicky, nejčastěji ve formě PDF či strukturované ve formátu EDI. Skenovací centrum doklady digitalizuje, výtěží se z nich veškerá data včetně řádků. Protože se jedná o faktury, z jednoho dokladu se vytěžuje velké množství polí, tzv. indexů.

Na začátku spolupráce v roce 2014 tvořily většinu klientových digitalizovaných dokumentů papírové doklady. V takovém případě je třeba počítat s nezbytným roztříděním dokladů, jejich rozešitím i polepením čárovými kódy. Teprve pak přijde na řadu samotná digitalizace a vytěžení dokladu. Na tyto přípravné kroky se často zapomíná, ale právě ony tvoří výraznou část nákladů na vytěžování. Roztřídění dokumentů v nejvyšší možné míře ještě před digitalizací umožňuje větší rozsah automatizace vytěžení dat softwarem. Například roztřídění faktur na nákupní a prodejní nám umožní z faktury vyhledávat již přímo dodavatele. Pokud by byly faktury pomíchané, bylo by při vytěžování potřeba více manuálního doplňování dat.

Při přípravě digitalizace se zamyslete, jestli můžete ovlivnit kvalitu vstupních dokumentů. Mnozí dodavatelé vám mohou namísto papírových dokumentů posílat vygenerované PDF nebo přímo datové věty, které zkvalitňují a urychlují zpracování dokumentu při skenování i při získávání dat z dokumentu.

Do digitalizace můžete skočit rovnýma nohama

Digitalizace ulehčuje vyhledávání a třídění dokumentů a je jednoduché vytvářet sestavy podle vytěžených metadat – parametrů. Tyto sestavy pak odhalují další možnosti zlepšování procesů. Například můžeme přijít na zvýšenou chybovost vytěžených dat u některých dodavatelů – může jít o nečitelný papírový dokument, který by mohl dodavatel zasílat i v jiné podobě (například jako PDF). Díky dostupným datům jsme při práci na tomto projektu zjistili, že některé dokumenty jsou zasílány duplicitně nebo po splatnosti. Digitalizace faktur a následné workflow můžou odhalit i další problémy, jako je opožděné schvalování faktur na některé z poboček a následné platby po splatnosti dodavatelům.

Obecně je tento projekt technicky náročný, vytěžovací maska je velmi komplexní s množstvím indexů, automatických kontrol a podobně. Také je potřeba dokumenty zpracovávat rychle a dodržovat termíny dohodnuté s klientem – každá doručená faktura musí být pro schvalovatele na portálu dostupná do 48 hodin od jejího obdržení.

Celý článek si můžete přečíst v aktuálním vydání časopisu IT Systems.