Jednoduchý docházkový systém pro malé firmy

Malé firmy zpravidla nemají velký kapitál vyčleněný pro řešení chodu firmy a jeho optimalizaci. Právě tato oblast mívá nejmenší finanční podporu a interní procesy fungují spíše díky nadšení a všestrannosti zaměstnanců. Firmy totiž investují zejména do produktů a výroby, následně obchodu a marketingu, a teprve potom se myslí i na modernizaci interních procesů.

Tento postup je naprosto pochopitelný, ovšem je to škoda. Interní procesy se zaměstnanců dotýkají velmi výrazně. Řadí-li firma své zaměstnance mezi důležité priority, je třeba modernizovat a digitalizovat chod firmy co nejdříve. Jak na to?

Digitalizace interních procesů a moderní řešení od počátku podnikání

Vedle výplaty, náplně práce a pracovního prostředí je třeba do péče o zaměstnance zařadit i fungování interních procesů a dostupnost moderních nástrojů. Stejně jako zaměstnancům neposkytneme neaktuální modely telefonů a počítačů, nebylo by vhodné od nich požadovat, aby pracovali s nástroji, které nedrží krok s moderní dobou.

Které věci byste měli podchytit bez ohledu na velikost své firmy?

• Moderní způsob poskytování výplatních pásek (žádné papíry).
• Komunikační platforma (od WhatsApp skupiny až po Trello – nebojte se nástrojů, které vám zjednoduší týmovou práci).
• Ale zejména – co nejvíce digitalizovaná HR agenda. Kde začít? Například moderním docházkovým systémem.

Jednoduchý docházkový systém

Docházkový systém pro malé firmy by měl být hlavně svižný, jednoduchý a cenově dostupný.

Máte jen pár zaměstnanců a potřebujete evidovat jejich docházku podle legislativy? Vaše personalistka má však na starosti příliš jiné agendy na to, aby ji spravovala ručně?

Samozřejmě to můžete vyřešit obyčejným Excelem. Ten vám ale nezajistí:

• Soulad s legislativou a její automatickou úpravu v případě změn.
• E-mailové notifikace při žádostech o absence.
• Propisování dovolených a jiných absencí do pracovních kalendářů.
• Soulad s GDPR – v Excelu vidí všichni všechno, docházkový systém však umí vyfiltrovat relevantní absence a příliš osobní záležitosti zobrazit pouze určeným uživatelům.
• Eliminaci chybovosti záznamů.
• Jazykové a legislativní mutace – pokud máte také zahraniční zaměstnance pracující podle jiných předpisů, potřebujete docházkový systém, který kontroluje různé legislativy, umožňuje schvalování napříč zeměmi a dá se přepnout do více jazyků.
• Odstranění hrozby pokut od inspektorátu práce kvůli chybové evidenci docházky. Kontroly v automatizovaném docházkovém systému vám nedovolí překročit zákonné nároky.
• HR bonusy: docházkový systém neznamená jen evidenci docházky. Excel vám zobrazí jen to, co si v něm sami připravíte. Výrobci docházkových systémů však neustále pracují na doplňkových funkcích. V TULIPu například můžete v rámci docházky publikovat zaměstnancům výplatní pásky, uveřejňovat interní směrnice a jiné dokumenty, vyměňovat si mzdové podklady s poskytovatelem mezd, počítat nároky na stravné a spoustu dalšího.

To vše docházkový systém nabízí, i ten jednoduchý pro malé firmy. Samozřejmostí je export pro mzdový software. Navíc je pro vás výborným základem pro růst firmy. Nemusíte jej měnit, ani když se dynamicky rozrostete. Právě naopak. V té době máte spoustu jiných starostí, toto je ale jedna, kterou jste předem eliminovali. Jestliže si jednoduchý docházkový systém pro malé firmy zajistíte již při počtu pár zaměstnanců, máte hned o starost méně.

Docházkový systém zdarma?

Ano, Excel je zdarma. Ne, docházkový systém dokonale vyvinutý právě pro potřeby evidence docházky zdarma nebývá. Pokud vám má kontrolovat legislativu, posílat notifikace, dobře vypadat a snadno se používat i na mobilech, musí jej někdo spravovat a pravidelně aktualizovat. Tyto náklady se proto vždy promítají do cen pro zákazníka. Ceny začínají na pár desetikorunách za zaměstnance měsíčně – v porovnání s platem další personalistky, která by jinak ručně zajišťovala veškeré úkony související s docházkou, to znamená významnou úsporu nákladů.

Chcete jednoduchý docházkový systém v cloudu? Vyžádejte si nezávaznou demo prezentaci systému TULIP a ukážeme vám, jak může vypadat řešení pro vaši firmu: