Legislativa v oblasti pracovních cest | Seriál – Část 1: Slovensko

Pracovní cesta:

Každý zaměstnanec má v pracovní smlouvě definováno místo výkonu své práce. Pokud na příkaz zaměstnavatele vykonává zaměstnanec dohodnutý druh práce na jiném místě, jde o pracovní cestu.

Souhlas:

Kdy potřebuje zaměstnavatel souhlas zaměstnance, pokud jej vysílá na pracovní cestu? Jde o případy, kdy zaměstnanec nemá v pracovní smlouvě definováno, že bude vykonávat pracovní cesty, vyslání na pracovní cesty nevyplývá z povahy dohodnutého druhu/místa výkonu práce nebo jde o pracovní cestu mimo obvod obce.

Trvání pracovní cesty:

Maximální doba trvání pracovní cesty není zákonem určena.  Pracovní cesta trvá od nástupu zaměstnance na cestu, včetně výkonu práce v daném místě, až do skončení této cesty. To znamená, že i samotná cesta na místo výkonu práce a cesta zpět je součástí pracovní cesty.

Způsob a forma vyslání:

Zaměstnavatel písemně určuje místo nástupu na pracovní cestu, místo výkonu práce, dobu trvání pracovní cesty, místo skončení pracovní cesty, způsob dopravy, případně i další podmínky pracovní cesty. Zákon neurčil žádný formulář jako závazný.

Vlastní motorové vozidlo:

Zaměstnanec se může písemně se zaměstnavatelem dohodnout, že na služební cestě využije vlastní motorové vozidlo. V takovém případě zaměstnanci náleží základní náhrada za každý 1 km a náhrada za spotřebované pohonné hmoty.

Stravné při tuzemské pracovní cestě:

Zaměstnanci náleží stravné za každý kalendářní den pracovní cesty. Částka stravného závisí na době trvání pracovní cesty, přičemž doba trvání pracovní cesty je rozdělena na časová pásma: 5 až 12 hodin, 12 až 18 hodin a nad 18 hodin. Pokud pracovní cesta trvá 2 kalendářní dny a v každém kalendářním dni trvá méně než 5 hodin, má zaměstnanec nárok na stravné v částce stanovené pro časové pásmo 5 až 12 hodin. Stejně je tomu i v případě více pracovních cest v rámci jednoho kalendářního dne, z nichž každá trvá méně než 5 hodin. Je-li celkový součet trvání pracovních cest více než 5 hodin, zaměstnanec nárok na stravné má.

Stravné při zahraniční pracovní cestě:

Při zahraniční pracovní cestě se vznik nároku na náhrady v eurech nebo v cizí měně začíná přechodem hranic, odletem a příletem letadla, odjezdem nebo příjezdem lodi z/do přístavu. Jestliže zaměstnanec navštíví v rámci jednoho kalendářního dne 2 a více zemí, nárokuje se mu stravné za zemi, ve které strávil nejdelší dobu. V tomto případě se přihlíží k časovému pásmu součtu trvání pracovní cesty za daný kalendářní den v zahraničí. Pokud zaměstnanec strávil v jednotlivých zemích stejný počet hodin, nárokuje si nejvyšší stravné.

Krácení stravného:

Pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci bezplatné stravování, nárok na stravné se zaměstnanci krátí, popřípadě mu stravné neposkytuje. Výše krácení záleží na tom, zda bylo zaměstnanci zajištěno stravné formou snídaně (25 % ze stravného), oběda (40 % ze stravného) nebo večeře (35 % ze stravného). Krácení se provádí z částky stravného pro časové pásmo nad 18 hodin, resp. z nejvyšší dohodnuté částky stravného.

Kapesné:

Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout kapesné (pozor, zdaňuje se) v eurech nebo cizí měně, maximálně do výše 40 % stravného.

Zálohy na náhrady:

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zálohu na náhrady do částky předpokládaných výdajů při vyslaní na zahraniční pracovní cestu. Zálohu může poskytnout formou cestovního šeku, zapůjčením platební karty či převodem na účet zaměstnance. Zálohu lze poskytnout v eurech nebo jiné zahraniční měně, podle místa, kam je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu.

Předložení vyúčtování a splatnost náhrad:  

Zaměstnanec je povinen nejpozději do 15 pracovních dnů ode dne příjezdu do místa výkonu práce na území Slovenské republiky předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování náhrad. Náhrady jsou splatné ve lhůtě 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů, nejdéle však do konce kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ve kterém byly předloženy písemné doklady.

Nárokové cestovní náhrady:

Jde o náhrady, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout. Patří sem:

• stravné
• náhrada prokázaných cestovních výdajů (jízdenka, letenka, taxi, jízdenka na MHD),
• náhrada prokázaných výdajů za ubytování,
• vedlejší výdaje (poplatek za telefon, fax, poplatek za použití internetu, poplatek za parkování, poplatek za dálnici, tunel),
• náhrada prokázaných cestovních výdajů za cesty k návštěvě jeho rodiny (pokud pracovní cesta trvá více než 7 po sobě jdoucích kalendářních dnů, a to každý týden, nejdéle však za jeden měsíc),
• komerční pojištění a povinné/doporučené očkování při zahraniční pracovní cestě.

Tyto náhrady nejsou předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti.

Pracovní cesty jsou v TULIPu rozdíleny na 2 časti:

• požadavek na pracovní cestu (tedy plán),
• vyúčtování.

Pokud se zaměstnavatel dohodne se zaměstnancem na pracovní cestě, zaměstnanec povinen zadat plán pracovní cesty do TULIPu. V plánu umožňuje TULIP uvést:

• místo nástupu na pracovní cestu,
• místo výkonu práce (země, město, společnost),
• dobu trvání pracovní cesty,
• způsob dopravy,
• místo skončení pracovní cesty,
• důvod pracovní cesty,
• plánované výdaje,
• poznámky,
• přílohy a další potřebné informace.

Požadavek na pracovní cestu může zadat i HR, manažer zaměstnance nebo jiná pověřená osoba. Zaměstnanec má v této části možnost požádat o zálohu v eurech nebo cizí měně. Trvání pracovní cesty se dle zadaného plánu automaticky zobrazí také v docházce zaměstnance, a to pro účely zpracování mezd.

Po schválení plánu kompetentními osobami a po návratu zaměstnance z pracovní cesty má zaměstnanec povinnost vyplnit vyúčtování pracovní cesty. Vyúčtování pracovní cesty obsahuje veškeré informace, které zaměstnanec uvedl do svého plánu, s možností úpravy těchto údajů podle skutečnosti.

Zaměstnanec má k dispozici 5 sekcí:

1. překročení hranic,
2. stravné,
3. výdaje,
4. přílohy,
5. náhrady za použití soukromého vozidla.

Šestou, kde není třeba nic vyplňovat, je „výsledek vyúčtování“.

TULIP automaticky vypočítá náhrady za stravu na základě časového pásma a doby přechodu hranic, kterou je zaměstnanec povinen uvést v sekcích pro Překročení hranic a Stravné. Cestuje-li zaměstnanec více zeměmi, má možnost doplnit všechny země přechodu během pracovní cesty a přesný čas odletu letadla, resp. přechodu hranice. Zaměstnanec je také povinen uvést bezplatnou stravu, kterou mu zaměstnavatel zajistil. TULIP na základě této informace automaticky krátí sumu stravného za daný den.

Veškeré cestovní výdaje má zaměstnanec možnost vyplnit v sekci Výdajů s uvedením data, typu a částky výdaje, v případě platby kartou částku výdaje v zahraničí v tuzemské měně. Výdaje, které zaměstnanec uhradil firemní kartou, v TULIPu označí, a částka těchto výdajů je následně odečtena z celkového výsledku vyúčtování. Všechny přepočty do tuzemské měny jsou kalkulovány automaticky. Zaměstnavatel má také možnost poskytnout kapesné v domácí měně v rámci celé společnosti, nebo pouze v individuálních případech (například určité skupině zaměstnanců). Pokud zaměstnanec použil soukromé vozidlo, TULIP automaticky vypočítá náhrady za kilometry podle platné náhrady za 1 km pro daný rok. Zaměstnanec se může rozhodnout, zda použije cenu za spotřebované pohonné hmoty ze statistického úřadu, nebo použije cenu z účtenky za nákup pohonné hmoty. TULIP automaticky přepočítá celkovou náhradu za spotřebované pohonné hmoty. Výsledek vyúčtování zaměstnanec vidí okamžitě po uvedení všech informací ve svém vyúčtování a může je upravovat, dokud vyúčtování neodešle ke schválení a zpracování. Všichni účastníci workflow mají možnost stáhnout si formulář pracovní cesty.

Zajímá vás, jak vypadají pracovní cesty v platformě TULIP? Podívejte se na instruktážní video:

Obdobný popis legislativy chystáme i pro další země. Přihlaste se k odběru našeho newsletteru nebo sledujte naše sociální sítě, kde vás budeme o dalších přehledech legislativ informovat.