Legislativa v oblasti pracovních cest | Seriál – část 4: Polsko

Trvání pracovní cesty:

Počet kalendářních dní, po které je osoba na pracovní cestě, se počítá ode dne a času odjezdu do dne a času návratu dopravního prostředku na místo, kde má zaměstnanec trvalý pobyt nebo místo výkonu práce, přičemž za jeden den trvání pracovní cesty se počítá každých 24 hodin trvání pracovní cesty.

Ubytování na pracovní cestě:

V případě vícedenní pracovní cesty má zaměstnanec nárok na příspěvek na ubytováni. Příspěvek se přiznává ve výšce stanovené pro každou zemi, ve které se cesta uskutečňuje, s přihlédnutím na hodnoty stanovené zákonem. Mohou nastat 3 případy:

• zaměstnavatel zabezpečil zaměstnanci ubytování po dobu celé pracovní cesty a nárok na příspěvek zaměstnanci nevzniká,
• zaměstnanec si zabezpečil ubytování na pracovní cestě sám a má k dispozici fakturu na proplacení výdajů zaměstnavatelem, pak je zaměstnanci přiznaný příspěvek minimálně ve výši stanovené zákonem,
• zaměstnanec si zabezpečil ubytování na pracovní cestě sám a nemá k dispozici fakturu na proplacení výdajů zaměstnavatelem. V tomto případě má zaměstnanec nárok na 25 % ze sumy příspěvku stanovené zákonem.

Vlastní motorové vozidlo:

Výdaje spojené s motorovými vozidly, která jsou používána výlučně na výdělečnou činnost, jsou plně uznatelné, ale společnost má povinnost vypracovat protokol o na jetých kilometrech, ve kterém zdůvodní, že automobil byl používaný jen za účelem výdělečné činnosti. Na začátku každé cesty musí zaměstnanec zadat do zprávy o najetých kilometrech číslo najetých kilometrů, které je zobrazeno na přístrojové desce auta a které představuje počet kilometrů najetých vozidlem bezprostředně před touto cestou. Na konci každé cesty by měl zaměstnanec znovu zadat počet ujetých kilometrů do zprávy o najetých kilometrech. Rozdíl mezi oběma čísly představuje počet kilometrů, které auto ujelo na dané cestě. Zaměstnanec má nárok na proplacení amortizace neboli náhrady za ujeté kilometry. Sazby určuje zákon dle typu vozidla a objemu motoru.

Stravné na tuzemské pracovní cestě:

Na tuzemské pracovní cestě má zaměstnanec nárok na denní diety, které pokryjí výdaje na stravování a jiné drobné výdaje.  Nárok na dietu nemá zaměstnanec, kterému je po dobu cesty poskytován příspěvek na stravování. Pokud je patřičná suma nižší než denní příspěvek na stravování, má zaměstnanec nárok na náhradu do výše diety. Výše denních diet se odráží nejen od délky trvání pracovní cesty, ale i od počtu dní na pracovní cestě. Pokud pracovní cesta přesáhne 1 den (24 hodin), zaměstnanec má automaticky nárok na diety i každý další den ve výši minimálně 15 PLN.

Stravné na zahraniční pracovní cestě:

Zahraniční denní diety jsou přiznávány ve výšce stanovené pro každou zemi, ve které se cesta uskutečňuje, s přihlédnutím k hodnotám stanoveným zákonem.  V případě zahraniční cesty do dvou nebo více států předpisy nestanovují, jak určit moment ukončení cesty do první země a začátek cesty do následující destinace.  Existuje několik variant, jak může zaměstnavatel určit začátek cesty do další destinace:

• moment ukončení práce v první destinaci,
• okamžik opuštění území první destinace,
• okamžik vstupu na území druhé cílové země – pokud nesousedí s první,
• okamžik převzetí práce v druhé zemi určení.

Správnost každé verze je možné obhájit, protože neovlivňuje celkovou délku zahraniční pracovní cesty, ale pouze poměr jednotlivých úseků. Může ale dojít k případům, kdy jsou výdaje proplaceny nesprávně – v důsledku rozdílů ve výšce cestovních náhrad v jednotlivých zemích může zkrácení/prodloužení jednotlivých etap ovlivnit výši dlužných náhrad.

Při externích cestách se za časové úseky nepřesahující 8 hodin přiznává 1/3 hodnoty denní diety, za 12 hodin se přiznává ½ hodnoty denní diety a 100 % za čas přesahující 12 hodin.

Přepočet zahraničních diet se určí pomocí průměrného kurzu Polské národní banky platného v den výplaty zaměstnancovi (tj. ke dni, který předchází dni, kdy zaměstnanec předloží doklady, ve kterých vykonal zúčtovaní).

Krácení stravného:

Jestliže zaměstnavatel zabezpečí zaměstnanci bezplatné stravování, nárok na stravné se krátí, případně se stravné neposkytuje. Výška krácení se odvíjí od toho, zda jde o vnitrostátní nebo zahraniční cestu a zároveň, zda bylo zaměstnanci zabezpečené stravné formou snídaně, obědu nebo večeře. Krácení se vykonává ze sumy stravného pro časové pásmo nad 12 hodin, resp. z nejvyšší domluvené sumy stravného. Pokud zaměstnanec cestuje do zahraničí a má zaměstnavatelem stravu plně zabezpečenu, krátí se mu jen 75 %, zbylých 25 % je určeno na drobné výdaje.

Nárokové cestovní náhrady:

Jedná se o náhrady, které je zaměstnavatel povinný zaměstnanci poskytnout, patří sem:  náhrada prokázaných cestovních výdajů (jízdenka, letenka, taxi, jízdenka do MHD), vedlejší výdaje (poplatek za telefon, fax, poplatek za použití internetu, poplatek za parkování, mýtné, tunely). Na úhradu cestovních nákladů místní dopravou náleží zaměstnanci paušální suma 10 % zahraniční náhrady za každý započatý den pracovní cesty. Tato suma zaměstnanci nenáleží, jestliže cestoval motorovým vozidlem (služebním nebo soukromým) nebo mu bolo poskytnuto bezplatné cestování.

Zálohy na náhrady:

Na zaplacení zálohy v polské měně je potřeba souhlas zaměstnance. Po jeho udělení zaměstnanec dostane ekvivalent zálohové platby v cizí měně, vypočítaný středovým směnným kurzem zlotého ve vztahu k cizím měnám stanoveným Polskou národní bankou v den platby zálohy.

Vyúčtování pracovní cesty:

Zaměstnanec je povinný vyúčtovat pracovní cestu do 14 dní od jejího ukončení.

Pracovní cesty jsou v TULIPu rozděleny na 2 části:

• žádosti o pracovní cesty (plánování),
• vyúčtování.

Pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodne na pracovní cestě, zaměstnanec má povinnost podat žádost o pracovní cestu v TULIPu.  V žádosti může uvést:

• datum počátku pracovní cesty,
• místo výkonu práce (cílová země, město, firma),
• dobu trvání pracovní cesty,
• způsob dopravy,
• místo ukončení pracovní cesty,
• důvod pracovní cesty,
• plánované výdaje,
• poznámky,
• přílohy, resp. další potřebné informace.

Žádost o pracovní cestu může zadat i pracovník HR, nadřízený zaměstnance nebo jiná pověřená osoba.  Zaměstnanec má v této části možnost požádat o zálohu v PLN nebo v cizí měně. Období, ve kterém zaměstnanec zadal plán, se zobrazí automaticky v jeho docházce pro účely zpracování mezd.

Po schválení žádosti kompetentními osobami a po návratu z pracovní cesty má zaměstnanec povinnost vyplnit vyúčtování pracovní cesty. Vyúčtování zobrazuje všechny informace, které zaměstnanec uvedl do svého plánu, s možností úpravy těchto údajů dle skutečnosti.

 

Zaměstnanec má k dispozici 6 sekcí: 

1. překročení hranic,
2. stravné,
3. ubytování,
4. výdaje,
5. přílohy,
6. náhrady za použití soukromého vozidla.

Sedmou sekcí, kde není potřeba nic vyplňovat, je „výsledek vyúčtování“.

TULIP automaticky vypočítá náhrady za stravu na základě časového pásma a přechodu hranic, které zaměstnanec povinně uvádí v sekcích Překročení hranic a Stravné. Pokud zaměstnanec projíždí vícero zeměmi, má možnost doplnit všechny země v průběhu cesty a přesný čas ukončení práce nebo opuštění první destinace. Zaměstnanec má také povinnost uvést bezplatnou stravu, kterou mu zaměstnavatel zabezpečil. TULIP na základě toho krátí sumu stravného za daný den automaticky.

Pokud zaměstnanci nebylo poskytnuto bezplatné ubytování, má nárok požádat o proplacení ubytování. V TULIPu má možnost vložit počet nocí, zemi a v případě, že má k dispozici fakturu, uvede datum faktury, celkovou sumu a přiloží sken faktury.

Všechny cestovní výdaje má zaměstnanec možnost zaznamenat v sekci Výdaje uvedením data, typu a sumy výdaje, v případě platby kartou sumy výdaje v zahraničí v tuzemské měně. Výdaje, které zaměstnanec uhradil firemní kartou, v TULIPu označí a suma těchto výdajů je následně odpočítána z celkového výsledku vyúčtovaní. Všechny přepočty do tuzemské měny jsou kalkulovány automaticky. Zaměstnavatel má také možnost poskytnout kapesné v domácí měně v rámci celé společnosti, nebo jen v individuálních případech (například určité skupině zaměstnanců). Jestliže zaměstnanec použil soukromé vozidlo, v TULIPu uvádí počet ujetých kilometrů a typ soukromého vozidla. TULIP automaticky vypočítá náhradu za najeté kilometry podle zákonem určené sazby.

Výsledek vyúčtování zaměstnanec vidí okamžitě po uvedení všech informací ve svém vyúčtování. Informace může měnit, dokud vyúčtování nepošle ke schválení a zpracování. Všichni účastníci workflow mají možnost stáhnout si formulář pracovní cesty.

Chcete vědět, jak vypadají pracovní cesty v platformě TULIP? Pusťte si instruktážní video:

Brzy připravujeme popis legislativy i pro další země, odebírejte náš newsletter a sledujte sociální sítě, kde budeme o přidaných legislativách informovat.