Automatické zpracování dokumentů. Jak se na něj připravit ve 3 krocích?

Na první pohled se zdá být zřejmé, že pokud nahradíme manuální přepisování faktur či jiných dokumentů prostřednictvím digitalizace a automatického vytěžování dat, budeme šetřit peníze, pracovat rychleji a budeme tedy efektivnější v každém ohledu.

… JE TO ALE SKUTEČNĚ TAK?

Než se pustíte do vytěžování dat, položte si následující důležité otázky:

• Jsou vaši dodavatelé dostatečně „sofistikovaní“?
• Jak můžete zjednodušit proces ?
• Potřebujete více než OCR (automatické rozpoznání textu)?

Ne každá společnost je ve fázi, kdy je na bezpapírovou kancelář přizpůsobena. Jako dodavateli digitálních služeb by se nám líbilo, kdyby každá firma se zájmem o digitalizaci procesů byla okamžitě připravena. Realita ale bývá jiná. Proto jsme připravili jednoduchý návod, jak si ověřit, zda jste vhodný kandidát na kompletní digitalizaci účetních procesů.

1. Jsou vaši dodavatelé dostatečně „sofistikovaní“?

• Jsou faktury od vašich dodavatelů vytištěné na nekvalitním papíru?
• Mají tyto faktury různou barevnou kombinaci pozadí, textu a loga?

Pokud jste odpověděli na výše uvedené otázky kladně, je šance na plnou automatizaci vytěžených dat z těchto dokumentů nízká.

Nekvalitní, často mimo jiné průsvitný papír komplikuje OCR (optical character recognition – software na vytížení údajů) rozpoznávání znaků. Systém se může zaseknout na nějakém údaji nebo vytěží údaj nesprávně – např. číslo 8 jako 0, písmeno B jako písmeno H a podobně.

Zároveň je nutné počítat s časem potřebným na ruční roztřídění dokladů, jejich oddělování, případně nalepování čárových kódů. Riziko chyb zvyšuje i zapojený lidský faktor.

Buďte o krok napřed!

Aby bylo možné se zbavit neočekávaných nákladů nebo ztrát, je třeba se dostat na samý počátek procesu a dohodnout s dodavateli na zasílání elektronických faktur – buď v nestrukturovaných PDF nebo ideálně ve formátu EDI.
Pozor: Evropská unie podporuje využívání elektronické fakturace při přeshraničních transakcích.

2. Jak můžeme zjednodušit proces?

Důležité je vědět, která data z faktur či dokumentů skutečně potřebujete vytěžit. Jsou to jen údaje z hlavičky faktury nebo i některé řádky? Obecně platí, že není příliš efektivní vytěžovat všechna data. Zaměřte se pouze na ta data, která opravdu potřebujete – pro váš účetní systém nebo reporty.

Stanovte si jasný cíl

Stanovte si jasný cíl, co od vytěžování dat očekáváte. Chcete ušetřit náklady, čas nebo chcete vyřešit elektronické schvalování nákupů či jinou oblast? To vše má vliv na konečné řešení.
Pokud je vaším primárním cílem schvalovací proces, vytěžování dokladů může být spíše přítěží. Schvalování vyřešte raději jednoduchou digitalizací a manuálním přepisem 2-3 základních polí.

3. Potřebujete více než OCR (automatické rozpoznání textu)?

Připravte se na to, že úspěšnost vytěžení jednotlivých opakujících se dokladů může být pokaždé jiná. Na vytěžení papírových dokladů působí mnoho faktorů, jako například:

• kvalita papíru,
• čistota skenovacího zařízení,
• nové požadavky na vytěžování polí,
• legislativní změny (např. nová sazba DPH).

Outsourcujte

Pokud se rozhodnete pro elektronické zpracování papírových faktur či jiných dokladů, máte v podstatě dvě možnosti. Tou dražší je zakoupení vlastního OCR softwaru, levnější naopak vyjde zabezpečení této služby externím dodavatelem.

V rámci outsourcingu vám dodavatel zabezpečí komplexní služby související s vytěžováním dokladů včetně třídění, lepení čárových kódů, skenování, doplnění potřebných údajů a archivace. Dokáže vám také zajistit přístup ke zpracovaným datům již 24 hodin od jejich doručení.

Fungujte bezpapírově – ale opravdu bezpapírově

Papírové doklady postupně mizí z našeho života a bude tomu tak i nadále. Nasvědčuje tomu i legislativa, která postupně přestává papírové dokumenty striktně vyžadovat.

Ideálním řešením je tedy kompletní přechod z „papírového“ řešení přímo na EDI, ISDOC či self billing. Bude to určitě krok správným směrem a dlouhodobě nejlepší řešení.

Stáhněte si naše rady o tom, jak přistoupit k automatickému zpracování dokumentů, v jednoduché infografice: