Legislativa v oblasti pracovních cest | Seriál – část 3: Rumunsko

Délka pracovní cesty:

Počet kalendářních dnů, během kterých je osoba na pracovní cestě, se počítá od dne a času odjezdu do dne a času návratu dopravním prostředkem.

Jako jeden den pracovní cesty se považuje každých 24 hodin trvání pracovní cesty.

Při vnitrostátní cestě po Rumunsku se počet kalendářních dnů, během kterých je osoba vyslaná, počítá od data a času odjezdu do data a času návratu dopravního prostředku z/na místo, kde má trvalé pracoviště, přičemž každých 24 hodin se považuje za den vyslání. Příspěvek na vyslání dostane osoba vyslaná do lokality vzdálené více než 5 km od lokality, kde má trvalé pracoviště. Příspěvek na vyslání se poskytuje jen tehdy, pokud délka vyslání trvá nejméně 12 hodin.

Pro zahraniční pracovní cesty se doba, pro kterou se uznává denní dieta v cizí měně, určuje podle použitého dopravního prostředku, přičemž se zohledňuje:

• čas vzletu letadla při odletu do zahraničí a čas přistání letadla při příletu do země, z letišť a na letištích považovaných za místa přechodu státní hranice Rumunska;
• okamžik překročení rumunských státních hraničních přechodů vlakem nebo autem, a to při odjezdu do zahraničí i při návratu do země.

Za časové úseky nepřesahující 24 hodin se denní diety uznávají následovně: 50 % do 12 hodin a 100 % za čas přesahující 12 hodin.

Motorové vozidlo použité při pracovní cestě:

Výdaje spojené se silničními motorovými vozidly, které se používají výhradně pro služební účely, jsou plně uznatelné, ale společnost má povinnost vypracovat protokol o ujetých kilometrech, v němž zdůvodní, že automobil byl používán jen pro služební účely. Na začátku každé cesty musí zaměstnanec zadat do zprávy o najetých kilometrech počet najetých kilometrů, který je zobrazen na přístrojové desce auta a představuje počet kilometrů ujetých vozidlem bezprostředně před touto cestou. Na konci každé cesty by měl zaměstnanec znovu zadat počet najetých kilometrů do zprávy o najetých kilometrech. Rozdíl mezi těmito dvěma čísly představuje počet kilometrů, které auto ujelo během dané cesty. K zdůvodnění počtu najetých km za každou cestu je potřeba, aby zaměstnanec předložil účtenky za pohonné hmoty při pracovní cestě. Pomocí průměrné spotřeby paliva (litry na km, údaj v technickém průkazu vozidla) je možné spočítat přibližný počet litrů spotřebovaných automobilem během jízdy a určit částku výdajů za PHM. Cena pohonných hmot pro výpočet je průměrná cena na základě dokladů předložených zaměstnanci. Pokud zaměstnanec předloží doklad o nákupu pohonných hmot ze zahraničí s částkou v cizí měně, cena se vypočítá kursem Rumunské národní banky platným ke dni nákupu paliva.

Stravné při tuzemské pracovní cestě:

Při tuzemské pracovní cestě má zaměstnanec nárok na denní diety, které pokryjí výdaje na stravování a/nebo jiných nepředvídaných výdajů a není třeba předkládat dodatečná potvrzení.

Příspěvek podléhá dani z příjmů a odvodům, pokud přesahuje odpočitatelný limit stanovený rumunským daňovým řádem, který je stanoven na 50 RON/den, a/nebo ve výši 3 základních platů odpovídajících obsazenému pracovnímu místu.

Limit 3 základních platů odpovídající obsazenému pracovnímu místu se vypočítá tak, že se 3 platy dělí počtem pracovních dnů v příslušném měsíci a výsledek se vynásobí počtem dnů během doby vyslání na jiné místo v tuzemsku.

Stravné při zahraniční pracovní cestě:

Zahraniční denní diety se uznávají ve výši stanovené pro každou zemi, v níž se cesta uskuteční, s ohledem na limity stanovené zákonem. Ve většině států Evropské unie se poskytuje stejná denní dávka: 35 euro/den, s možností fiskálního maxima 87,5 euro/den. Období, na které se uznává zahraniční denní příspěvek pro zahraniční pracovní cesty, se určuje podle dopravního prostředku, který zaměstnanec používá, přičemž se zohledňuje:

• okamžik vzletu letadla při odletu do zahraničí a okamžik přistání letadla po příletu do země a z letišť, které tvoří přechody státní hranice Rumunska;
• okamžik překročení hraničního přechodu vlakem nebo autem, a to při odjezdu do zahraničí, stejně jako při návratu do země. Při externích cestách se za časové úseky nepřesahující 24 hodin uznává 50 % hodnoty denní diety do 12 hodin a 100 % za čas přesahující 12 hodin.

Přepočet zahraničních diet se určí pomocí směnného kurzu Rumunské národní banky platného v den výplaty každému zaměstnanci (s ohledem na to, že příspěvek se vyplácí před cestou).

Krácení stravného:

Pokud zaměstnavatel uzná a hradí všechny náklady vynaložené na pracovní cestu, zaměstnanci se příspěvek na stravné podle rumunské legislativy neuznává. Tento aspekt však musí podle našeho názoru být upraven v individuální pracovní smlouvě a ve vnitřních předpisech a/nebo jinými interními postupy zaměstnavatele a oznámen zaměstnanci.

Abychom se vyhnuli spornému výkladu, doporučujeme, aby podnikatelské subjekty při poskytování cestovních náhrad zohlednili ustanovení vládních rozhodnutí, kterými se stanovují podmínky pro uznání denního příspěvku pro zaměstnance ve veřejných institucích.

Zálohy na náhrady:

Zaměstnavatel může poskytnout zaměstnanci peněžní zálohu, na základě které je potřeba vyplnit Výkaz o výdajích. Výkaz výdajů musí obsahovat konkrétní náklady, na které se vztahuje záloha, musí být podložen příslušnou dokumentací a také musí zahrnovat všechny výdaje, které na služební cestě vznikly, včetně denních diet. Pokud je suma výdajů a diet nižší než poskytnutá záloha, zaměstnanci bude vyplacen rozdíl, v opačném případě bude muset zaměstnanec přeplatek vrátit.

Nárokové cestovní náhrady:

Zaměstnavatel musí proplatit například tyto položky:

• cestovné (jízdenka, letenka, taxi, lístek na MHD);
• výdaje na ubytování;
• vedlejší výdaje (poplatek za telefon, fax, poplatek za internet, poplatek za parkování, poplatek za dálnici).

Pokud zaměstnanec odjede po pracovní cestě na dovolenou a vrátí se na pracoviště, náklady na zpáteční dopravu nejsou hrazeny a nebudou se proplácet.

Pracovní cesty jsou v TULIPu rozděleny do 2 častí:

• požadavek na pracovní cestu (tedy plán),
• vyúčtování.

Pokud se zaměstnavatel dohodne se zaměstnancem na pracovní cestě, zaměstnanec je povinen zadat do TULIPu plán pracovní cesty. TULIP umožňuje v plánu uvést:

• místo nástupu na pracovní cestu,
• místo výkonu práce (země, město, společnost),
• dobu trvání pracovní cesty,
• způsob dopravy,
• místo skončení pracovní cesty,
• důvod pracovní cesty,
• plánované výdaje,
• poznámky,
• přílohy a další potřebné informace.

Požadavek na pracovní cestu může zadat i pracovník HR, manažer zaměstnance nebo jiná pověřená osoba. Zaměstnanec má v této části možnost požádat o zálohu v eurech nebo cizí měně. Trvání pracovní cesty se dle zadaného plánu automaticky zobrazí také v docházce zaměstnance, a to pro účely zpracování mezd.

Po schválení plánu kompetentními osobami a po návratu zaměstnance z pracovní cesty má zaměstnanec povinnost vyplnit vyúčtování pracovní cesty. Vyúčtování obsahuje veškeré informace, které zaměstnanec uvedl do svého plánu, s možností úpravy těchto údajů podle skutečnosti.

Zaměstnanec má k dispozici 5 sekcí:

• překročení hranic,
• stravné,
• výdaje,
• přílohy,
• náhrady za použití soukromého vozidla.

Šestou, kde není třeba nic vyplňovat, je „výsledek vyúčtování“.

TULIP automaticky vypočítá náhrady za stravu na základě časového pásma a přechodu hranic, které je zaměstnanec povinen uvést v sekcích pro Překročení hranic a Stravné. Pokud prochází zaměstnanec více zeměmi, má možnost doplnit všechny země přechodu během pracovní cesty a přesný čas odletu letadla, resp. přechodu hranice. Zaměstnanec je také povinen uvést bezplatnou stravu, kterou mu zaměstnavatel zajistil. TULIP na základě této informace automaticky krátí částku stravného za daný den.

Všechny cestovní výdaje má zaměstnanec možnost vyplnit v sekci Výdajů s uvedením data výdaje, typu výdaje, částky výdaje, v případě platby kartou částku výdaje v zahraničí v tuzemské měně. Výdaje, které zaměstnanec uhradil firemní kartou, v TULIPu označí a částka těchto výdajů je následně odečtena z celkového výsledku vyúčtování. Všechny přepočty do tuzemské měny jsou kalkulovány automaticky. Zaměstnavatel má také možnost poskytnout kapesné v domácí měně v rámci celé společnosti. Pokud zaměstnanec použil soukromé vozidlo, TULIP automaticky vypočítá náhrady za kilometry podle platné náhrady za 1 km pro daný rok. Zaměstnanec se může rozhodnout, zda použije cenu za spotřebované pohonné hmoty podle vyhlášky, nebo použije cenu z účtenky za nákup pohonné hmoty. TULIP automaticky přepočítá celkovou náhradu za spotřebované pohonné hmoty. Výsledek vyúčtování zaměstnanec vidí okamžitě po uvedení všech informací ve svém vyúčtování a může je měnit, dokud vyúčtování nepošle ke schválení a zpracování. Všichni účastníci pracovního postupu mají možnost stáhnout si formulář pracovní cesty.

Chcete vědět, jak vypadají pracovní cesty v platformě TULIP? Podívejte se na instruktážní video:

Brzy připravujeme popis legislativy i pro další země, odebírejte náš newsletter a sledujte sociální sítě, kde budeme o přidaných legislativách informovat.