Správa účetních procesů a zpracování elektronických dokumentů

Jaké jsou základní kroky k efektivnímu řízení účetních procesů a správě dokumentů?

1. Eliminujte obvyklé chyby lidského faktoru – ty lze odstranit využíváním elektronického účetnictví. Papírová podoba faktur je už dávno pasé, faktury se posílají elektronicky buď e-mailem, nebo na bezpečné cloudové platformě. Díky tomu se vám nebudou toulat papíry po kancelářích a dodržíte stanovené termíny splatností.
2. Nechte technologie zastávat běžné činnosti –využívejte tzv. OCR (optical character recognition) technologii na vytěžování dat z vašich účetních dokumentů. Nepřepisujte údaje ručně do systémů. Automatické vytěžení dokladů vám ušetří obrovské množství času.
3. Ujistěte se, že zaměstnanci rozumí postupům – používejte jednotné účetní procesy. Pomůže vám to mít lepší přehled o všech aktivitách a odstranit nedorozumění ohledně schvalování a zodpovědnosti. Důležitá jsou i kvalitní školení zaměstnanců. Nahrávejte je a poskytněte záznam pracovníkům, ať si mohou kdykoli osvěžit znalosti.
4. Odstraňte zbytečné administrativní aktivity– pobíhání mezi kancelářemi při každém požadovaném schválení dokumentu? Dnes v podstatě nemožné, když polovina z nás pracuje dlouhodobě nebo příležitostně z domu. Umožněte svým zaměstnancům vytváření různých typů žádostí a schvalování online přes přizpůsobenou platformu.
5. Neobětujte fungující oddělení nebo software pro zlepšení jiných oblastí – používejte flexibilní online řešení. TULIP se svým modulem TULIP Accounting pomáhá digitalizovat celý proces zpracovaní přijatých faktur. Zefektivněte jím práci vašich účetních a uvolněte jim ruce od neoblíbených úkolů. Používaní TULIPu není závislé na žádném konkrétním účetním softwaru.
6. Ukládání pouze dokumentů nestačí – musíte mít permanentní přístup k celému procesu souvisejícímu s daným dokumentem. Dnešní technologie to umožňují. Máte přehled, kdo dokument schválil, případně na kom momentálně zpracování stojí.

Šokující čísla o papíru – až 74 % českých firem stále tiskne papírové faktury

V článku IT Systems z března 2021 se píše o průzkumu, ve kterém se 74 % dotázaných českých firem přiznalo, že faktury tisknou na papír.

My se s tím v praxi setkáváme také. Toto číslo je o to překvapivější, že tyto faktury vznikají online, potom se vytisknou, podepíšou a znovu naskenují, aby se mohly poslat zákazníkovi.

Kvůli jedinému kroku se použije papír a jeho životnost je v podstatě několik vteřin.

Naše legislativa umožňuje elektronickou archivaci faktur i elektronické podepisování. Podpis vystavovatele dokonce na faktuře vůbec nemusí být. Proč tedy tak obrovské množství firem tiskne faktury?

Odpověď zní, že zaměstnanci legislativu neznají a často si chtějí být jistí správným postupem, a tak to udělají po staru, „pro jistotu“.

Pokud je tomu tak i ve vaší firmě, ideálním řešením je plošné nastavení pravidel, centrálně, od vedení. Pokud zaměstnancům vysloveně nezakážeme tisk faktur a zakládání do šanonů, nezbavíme se tohoto zlozvyku ještě hodně dlouho.

Existuje mnoho sofistikovaných IT řešení na správu faktur, tak je využívejme a nemějme z nich zbytečné obavy.

Vytěžování dat z faktur – jak zvýšit jeho úspěšnost?

V prvé řadě, nikdy nevěřte dodavateli, který vám slibuje 100 % vytěžení dat. Data nelze vytěžit na sto procent. Na úspěšnosti vytěžení se totiž podílí mnoho faktorů. Pokud vynecháme kvalitu a technologii samotného OCR řešení (která může být různá), úspěšnost vytěžení dat ovlivňuje také:

Vidíte, kolik tu máme proměnných?

Navíc faktury nejsou strukturované. Stává se, že i faktura od stejného dodavatele má různé formáty – například celková suma může být na různých stranách dokumentu – dle počtu předchozích řádků.

Uveďme si příklad:

Představte si fakturu, kterou dostane na stůl váš kolega právě, když svačí. Chytí ji mastnou rukou, položí před sebe a drobí na ni (my jsme například na faktuře našli zřetelný otisk podrážky). Takový doklad se následně naskenuje a předá do systému na vytěžení. Myslíte si, že z takového dokumentu je možné vytěžit 100 % dat?

Systém má i u naprosto čistého dokumentu občas problém rozeznat 0 od 8, písmeno B od čísla 8, E od F atd.

Nikdy nevytěží údaje na 100 %. Proto bývají OCR řešení nastavená tak, že když si automat není jistý určitým znakem, vytěžování se zastaví v okamžiku, kdy není možné pokračovat k dalšímu kroku. Tehdy nastupuje ověření člověkem. Tzv. validátor je pracovník, který se na fakturu musí podívat, vyhodnotit ji a nepřesný či neidentifikovaný údaj zapsat ručně. Potom posune dokument k dalšímu kroku.

Technologie jdou dopředu mílovými kroky, strojové učení umíme naprogramovat tak, že opakující se faktury od jednoho dodavatele řeší automaticky, že rozeznává druhy zboží, ale kontext, díky kterému jsme my lidé myslící bytosti, mu stále uniká.

Co však v oblasti účetnictví pomocí technologií výborně zvládáme, jsou:

• elektronické posílaní faktur,
• vytěžování dat,
• schvalovací procesy,
• automatické zaúčtování,
• strojovým učením umožnit naučení se opakujících se dodavatelů, zboží (v TULIPu máme samoučící algoritmus na automatizaci přiřazování faktur).

Které lidské činnosti digitalizace účetních procesů ovlivňuje a jak?

Co nám využívání těchto technologií přinese? Přesně to, co každý zaměstnavatel i zaměstnanec od moderních řešení žádá:

Chcete také zavést digitalizaci účetních procesů a zautomatizovat oběh dokumentů? Objednejte si demo prezentaci platformy TULIP.